DEUXIEME PARTIE
TRAITEMENT DES CHEQUES A L'ENCAISSEMENT
QUELQUES DEFINITIONS
Pour mieux comprendre cette partie il convient de
définir quelques notions qui sont utilisées dans le jargon de la
banque.
Un chèque certifie :
C'est un chèque dont le banquier a bloqué la provision dans le
compte des son émission.
Un chèque de banque :
C'est un chèque payable exclusivement dans la banque qui l'a
émise.
Débiter un compte :
C `est faire des retraits dans le compte.
Créditer un compte : C'est
approvisionner le compte.
L'endos : C'est une
opération par laquelle une personne transmet la propriété
d'un bien ou d'un chèque à une autre personne.
Un chèque : C'est un
écrit par lequel une personne donne l'ordre à la banque de payer
une somme à son profit ou au profit d'une autre personne.
Place Bancable : Ville ou est
implantée une agence BEAC.
Place non Bancable : Ville ou il
n'existe pas d'agence BEAC.
Chèque
déplacé : Chèque pour lequel
l'encaissement se fera dans une autre ville que celle du remettant.
Chèque non
déplacé: Chèque pour lequel l'encaissement se
fera dans la même ville.
CHAPITRE 1 : LES CHÈQUES RECUS DES
COMPTABLES
PUBLICS
1.1 GÉNÉRILITÉS
L'origine des chèques est que l'Etat estime que ses
caisses sont indivisibles, raison pour laquelle un contribuable peut payer ses
impôts dans n'importe quelle ville du pays. Le chèque étant
un instrument de paiement, il est émis par les contribuables en
règlement de leurs impôts et taxes.
A - CONTROLES PRÉLIMINAIRES
Ces contrôles permettent de vérifier un certain
nombre de détails, avant l'encaissement des chèques, on doit
vérifier que :
§ Les chèques sont barrés,
§ Que le montant en chiffre est bien égal au
montant en lettre,
§ Que le chèque est signé,
§ Que le chèque est endossé à
l'ordre de la BEAC par une personne ayant une signature déposée
à l'agence,
§ Que le chèque indiqué sur le bordereau
1141 est aussi joint,
§ Que le chèque soit payable au lieu
indiqué par le bordereau 1141.
Si l'un des détails plus venait à manquer, le
chèque sera purement et simplement rejeté c'est à dire
retourné à l'établissement présentateur.
B - LE BORDEREAU D'ENCAISSEMENT DES CHÈQUES ET
EFFETS
Le bordereau de présentation est un imprimé qui
accompagne le chèque à l'encaissement, il est appelé
bordereau 1141.
Cet imprimé comporte des mentions telles que :
§ Le numéro du chèque,
§ Le nom et l'adresse du tireur,
§ La banque remettant,
§ Le montant,
§ La mention du non-paiement.
Ce bordereau comprend sept feuillets auto carbonés
v Le premier feuillet est la pièce comptable ;
v Le deuxième est le bordereau d'envoi des
chèques ;
v Le troisième qui est l'avis de l'encaissement doit
être retourné à l'agence expéditrice pour lui rendre
compte du sort des chèques ;
v Les quatrième, cinquième et sixième
feuillets sont des bordereaux de présentation : le premier
accompagne le chèque en compensation, le second est conservé par
l'agence expéditrice et servira d'appui pour les états de fin du
mois et enfin le troisième qui accompagne le chèque à
l'agence destinataire ;
v Le septième feuillet est l'avis d'encaissement de
confirmation qui sera retourné à l'agence expéditrice.
C - LES REGISTRES DE CHÈQUES A
L'ENCAISSEMENT
Pour assurer le suivi des opérations des
chèques, chaque agence dispose des registres ouverts à cet effet.
Nous pouvons distinguer :
· Le registre des chèques reçus des
comptables publics et des agences de la BEAC à présenter en
compensation,
· Le registre des chèques reçus des
comptables publics et des agences BEAC remis à l'encaissement,
· Le registre des chèques reçus des
comptables publics et envoyés à l'encaissement dans les agences
BEAC,
Ces registres dont les feuillets sont scindés en huit
colonnes sont conçus de la façon suivante :
- La date d'envoi,
- Le numero d'ordre,
- Le nombre de chèque,
- L'établissement tiré,
- Le montant,
- Le visa et la date d'encaissement.
1.2 - LES CHÈQUES DEPLACÉS
En ce qui concerne les chèques déplacés,
nous avons deux types :
Les chèques déplacés sur place bancable
et les chèques déplacés sur place non bancable.
a) LES CHÈQUES DEPLACÉS SUR PLACE
BANCABLE
Les chèques déplacés sur place bancable
sont présentés à la BEAC sur le bordereau 1141. Notons
cependant qu'un chèque déplacé sur place bancable est un
chèque qui doit être payé dans une ville où se
trouve une agence BEAC.
Dés leur réception, après des
contrôles préliminaires, l'agence comptable doit :
- Apposer le cachet de la BEAC sur les différents
feuillets,
- Porter la date de réception,
- Enregistrer dans le registre des chèques à
présenter en compensation,
- Lui donner un numero d'ordre,
- Passer les écritures comptables :
Débit : 03000
Crédit : 09000
- Acheminer le courrier au bureau d'ordre qui se chargera
d'enregistrer les chèques dans son registre en affectant aussi un numero
d'ordre qui est reporté sur le bordereau ;
- Les chèques doivent être acheminés chez
le Directeur pour signature, et après le bureau d'ordre se chargera,
d'expédier les chèques accompagnés de :
· Un bordereau d'envoi
· Un bordereau de présentation
· Un avis d'encaissement
· Un avis d'encaissement de confirmation
Rappelons que la pièce comptable et le bordereau de
présentation sont envoyés au service de la comptabilité
pour servir de pièce comptable et pour l'élaboration des
états de fin de mois.
Après l'expédition des chèques, l'agence
BEAC Bafoussam doit attendre l'avis d'encaissement, cette attente peut
être plus ou moins longue ce qui fait que dés que les
chèques sont encaissés l'agence destinataire envoie un
télex pour informer l'agence expéditrice du sort de leur
chèque afin de leur permettre de passer les écritures
comptables.
A la réception de l'avis d'encaissement si les
chèques sont encaissés, la date est portée dans le
registre des chèques à l'encaissement ; les écritures
comptables sont passées de la manière suivante :
DEBIT : 82....Disposition reçue à
payer.......
CREDIT : 41.....Trésor et comptables publics.
Pour créditer l'établissement public
remettant,
DEBIT : 09000 chèques, effets
déplacés remis à l'encaissement,
CREDIT : 03000 chèques, effets
déplacés adressés à l'encaissement.
Dans le cas où le chèque rentrerait
impayé l'écriture hors bilan est soldée comme plus haut et
le chèque est envoyé à l'établissement remettant
soit par courrier soit par décharge dans le cahier de transmission.
ü APPLICATION
La trésorerie de Bafoussam dispose dans son
portefeuille les chèques suivants à encaisser par l'agence BEAC
Bafoussam le 02.04.2006
· Un chèque de la SGBC Douala d'un montant
2000000F
· UN chèque de la BICIS Yaoundé d'un
montant de 1000000F
· Un chèque CCP Limbé d'un montant de
200000F
ü SOLUTION
L'agence BEAC Bafoussam se chargera d'expédier ces
chèques dans les différentes agences BEAC lieu d'encaissement qui
se chargeront de l'encaissement
Ecritures comptables du 02.04.2006
DEBIT : 03000 = 3200000
CREDIT : 09000 = 3200000
Pour constater l'envoi des chèques à
l'encaissement, à la réception de l'avis d'encaissement au
16.04.2006 par exemple.
DEBIT : 82011 disposition reçue à payer
à Douala = 2000000
82010 disposition reçue à payer
à Yaoundé =1000000
82014 disposition reçue à payer
à Limbe = 200000
CREDIT: 41 tresorerie Bafoussam: 3200000.
Pour créditer la trésorerie Bafoussam du montant
des chèques encaissés
DEBIT : 09000 chèques envoyés
à l'encaissement sur......3200000
CERDIT : 03000 chèques adressés à
l'encaissement sur....3200000
b) LES CHÈQUES DEPLACÉS SUR PLACE NON
BANCABLE
Une place non bancable est une ville ou la BEAC ne dispose pas
d'une agence. Les chèques payables sur place non bancable sont des
chèques reçus des comptables et trésor publics. Ils sont
accompagnés du bordereau 1141.
L'agent comptable chargé de l'opération doit
effectuer les contrôles préliminaires énoncés plus
haut, apposer le cachet BEAC sur tous les feuillets ainsi que la date, endosser
le chèque au profit de la banque tirée.
L'écriture comptable est la suivante :
DEBIT : 03020 chèques et effets
déplacés adressés à l'encaissement
CREDIT : 09020 Banque chargée de l'encaissement
des chèques.
Cette écriture permet de constater l'envoi des
chèques à l'encaissement sur place non bancable.
Ces chèques seront ensuite signés par le chef de
la comptabilité et transmis au bureau d'ordre pour expédition.
Ces chèques seront accompagnés d'un bordereau de
présentation de couleur rose à l'agence domiciliée
à Bafoussam.
1.3 - LES CHÈQUES SUR PLACE
Les chèques sur place sont des chèques
accompagnés du bordereau 1111, ils sont reçus et
présentés en compensation car les Banques tirées se
trouvant à Bafoussam.
Après avoir vérifié que le bordereau 1111
est conformément rempli et signé par la personne habileté
à le faire, on doit ensuite enregistrer le chèque dans le
registre des chèques à présenter en compensation.
Ce registre est ensuite visé par le chef du service de
comptabilité
Ecriture à la compensation
DEBIT : 94000, compensation
CREDIT : 41, trésorerie
DEBIT : 46, Banque
CREDIT : 94000, compensation
Quarante huit heures après la compensation, si les
chèques ne sont pas retournés, ils sont considérés
comme encaissés.
Il peut aussi arriver que les chèques rentrent
impayés. Dans ce cas, la Banque établit un bordereau 1111avec la
mention « impayé »
Ecritures comptables
DEBIT : 41.... trésorerie
CREDIT : 94000 compensation
Cette écriture permet de constater le retour des
chèques au remettant
DEBIT : compensation
CREDIT : Banque
Cette autre écriture permet de créditer la
Banque tirée initialement débitée.
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