Memoire Online - Problématique de la gestion prévisionnelle

Toute entreprise a une structure précise et une organisation catégorielle du personnel qui lui permet de remplir sa mission (Paragraphe I), des perspectives et une vision. Toutes choses que le stage a permis de découvrir (Paragraphe II).

Paragraphe 1 : Présentations organisationnelle et catégorielle du personnel de la Poste

La présentation organisationnelle de la Poste permettra de voir les grandes Directions Techniques qui la composent et de manière plus détaillée celle qui nous a reçu pour le stage (A). Ensuite suivra celle de l'organisation catégorielle du personnel avec un bref aperçu du régime juridique (B).

Sous la tutelle du Ministère chargé de la Communication, des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (MCNTIC), la Poste du Bénin a à sa tête:

Composé de sept (7) membres ayant pour rôle de voter le budget, d'approuver les comptes financiers et de prendre des décisions stratégiques.

Avec la décision N° 103/LPB/DG du 28 juillet 2009 portant organisation et attribution des services centraux de la Poste du BÉNIN SA. intervenue pendant le cours de notre stage, l'organisation actuelle de la Poste se présente comme suit:

Elle est chargée d'assurer la gestion technique, administrative, commerciale et financière de la Poste dans la limite des pouvoirs qui lui sont conférés par le Conseil d'Administration, en matière de la planification, de la mise en oeuvre et du contrôle des programmes, des politiques, des budgets et de l'utilisation des Ressources Humaines.

Chargé de la définition et de la mise en oeuvre de la politique marketing de la Poste. Dans le domaine des Relations Publiques, le département assure l'organisation du séjour des Experts, Consultants et Représentants des Organisations Internationales, l'organisation des voyages des travailleurs de la Poste, l'organisation matérielle du CA, les cérémonies officielles et réunions ou manifestations importantes.

Compétent pour toutes activités en rapport avec la qualité; étude, contrôle de la qualité, réalisation des analyses, réalisation des études ergonomiques liées aux postes de travail etc.

Chargé de l'organisation, de la conception et de la mise en oeuvre de la politique du développement du réseau postal.

Chargé d'une part, de la promotion et de la vente des produits et services financiers, de l'organisation et du fonctionnement des Centres Financiers Postaux d'autre part. Sous son autorité sont placées les Agences de la Caisse Nationale d'Epargne.

Son rôle est la réalisation, l'exécution et le suivi du budget, la tenue des différentes comptabilités, l'établissement des états financiers et le suivi de la trésorerie et de la gestion financière.

Elle regroupe désormais les divisions les divisions et sections qui relevaient de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation:

§ La Division de la Gestion Administrative du Personnel et Affaires Juridiques

Son attribution essentielle est la mise en oeuvre de la politique de gestion administrative du personnel en matière de carrière. Elle comprend les sections suivantes:

- La Section de la Gestion des Carrières et Affaires Disciplinaires Chargée de tenir les dossiers physiques du personnel, créer et mettre à jour le fichier du personnel, établir le planning des départs à la retraite etc.

Chargée de préparer les différents émoluments et traitement du personnel, établir les documents relatifs à la paie, préparer les états de salaires et de retenues, calculer le capital décès, préparer et calculer les différents rappels du personnel.

Chargée de la conservation et de la gestion de la documentation, du traitement du "courrier départ", de l'exécution des travaux relatifs au "courrier arrivé" et aux courriers échangés entre les services de la Poste.

Chargée de représenter et de défendre les intérêts de la Poste devant les Instances juridiques, d'assister les services en matières juridique, de traiter les affaires légales et réglementaires au sein de la Société, d'émettre des conseils et avis juridiques sur les dossiers juridiques engageant la Poste. Chargée aussi de recueillir, de traiter et de rendre compte de tous les dossiers pénaux ou civils pendants devant les tribunaux ou les forces de sécurité publique.

Elle a pour attribution principale, la mise en oeuvre de la politique du développement du personnel. Elle exécute ses attributions à travers:

Dont la mission est, en autres, d'élaborer des effectifs de référence, d'organiser les activités de recensement, la description et la mise à jour des postes, l'organisation des secours, des aides sociales aux parents d'un travailleur ou au personnel en activité.

Elle a pour mission la mise en oeuvre des politiques de recrutement et de formation, l'organisation des départs en missions, stages et séminaires de recyclage du personnel, la préparation des séminaires de formation à l'intention du personnel etc.

Ils constituent des correspondants de la Poste au Centre de Formation Professionnelle (CFP), coordonnent l'ensemble des actions de formation concernant les agents de la Poste au CFP, conçoivent et développent les modules de formation à diffuser aux agents de la Poste dans les domaines des services Postaux et Financiers en Exploitation Commerciale etc.

Elle est chargée de l'élaboration des dossiers d'Appels d'Offres relatifs aux marchés et contrat en liaison avec les directions concernées, de rédiger et de suivre l'exécution des marchés et des contrats etc. Elle est composée des sections suivantes:

Supplée la Direction Générale, en cas de besoin. A cet effet le Directeur Général Adjoint peut remplacer le Directeur Général dans les réunions, comités ou commissions extérieures à la société ou dans des réunions internationales et peut coordonner par délégation les activités d'une ou de plusieurs divisions ou départements.

Est charge de la définition, de la mise en oeuvre, du suivi et de l'évolution de la politique informatique de la Poste, de la maintenance et du développement du réseau informatique. Mais aussi de la promotion des TIC.

Est chargé de contrôler la cohérence des attributions et la synergie des services relevant de l'organigramme de la Direction Générale, de définir et de mettre en oeuvre les systèmes de contrôle interne des services, notamment d'élaborer les manuels de procédure, de préparer les rapports d'activités périodiques de la Direction Générale, d'élaborer les tableaux de bord globaux, incluant tous les indicateurs de qualité et de performance.

NB: À noter que cette organisation structurelle intervenait alors que le stage tendait vers son terme. L'organisation structurelle d'alors été composée, entre autres Directions, de la Direction de l'Administration était la Direction des Ressources humaines et de la Formation (au sein de laquelle le stage s'est déroulé) structurée comme suit:

Qui a pour attribution essentielle la mise en oeuvre de la politique de gestion administrative du personnel entendue gestion quotidienne du personnel et traitement des dossiers liés au personnel. Elle regroupe la Section Gestion Administrative du Personnel, celle des Affaires Disciplinaires et Pension et la Section Gestion de la Solde.

Comprenant les sections Gestion Prévisionnelle de l'Effectif et de l'Emploi et Gestion de la Formation.

Qui chapote les Sections des Prestations Médico-Sanitaires et des Ouvres Sociales.

B - Organisation catégorielle du personnel et aperçu du régime juridique de la Poste

L'organisation du personnel de la Poste répond à une catégorisation (1) avec des textes juridiques qui régissent les activités et ledit personnel (2).

Le personnel de la Poste est organisé en trois catégories C, M et E. La catégorie C étant celle des cadres avec cinq (5) niveaux appelés échelles (C1, ...C5) et un niveau de hauts cadres (HC), la M celle des agents de maîtrise comptant aussi cinq (5) niveaux (M1, M2...M5) et la catégorie E celle des agents d'exécution comptant 6 niveaux (E1, E2...E6). Les effectifs du personnel sont présentés sur une période comprise entre les deux dernières années (2007 et 2008) et le premier semestre de l'année en cours (a). Des tableaux récapitulatifs permettent d'avoir une vue synthétique de l'évolution du personnel (b).

Catégories	Hommes		Femmes		Total
Cadres	Eff.	%tage	Eff.	%tage	Eff.	%tage
C1	50	48,54	28	70	78	54,55
	16	15,53	07	17,50	23	16,08
C3	20	19,42	03	7,50	23	16,08
C4	03	2,91	01	2,50	4	2,80
C5	12	11,65	01	2,50	13	9,09
HC	2	1,94	00	00	2	1,40
Total	103	72,03	40	27,97	143	100
Maîtrise
M1	26	26,53	14	12,73	40	19,23
M2	16	16,33	49	44,55	65	31,25
M3	35	35,71	23	20,91	58	27,88
M4	7	7,14	8	7,27	15	7,21
M5	14	14,29	16	14,55	30	14,42
Total	98	47,12	110	52,88	208	100
Exécution
E1	0	00	0	00	00	00
E2	33	15,87	0	00	33	10,54
E3	0	00	0	00	0	00
E4	68	32,69	21	20,00	89	28,43
E5	99	47,60	84	80,00	183	58,47
E6	8	3,85	0	00	8	2,56
Total	208	66,45	105	33,55	313	100

Catégories	Hommes		Femmes		TOTAL
Cadres	Eff.	%tage	Eff.	%tage	Eff.	%tage
C1	42	46,15	27	71,05	69	53,49
	16	17,58	6	15,79	22	17,05
C3	15	16,48	3	7,89	18	13,95
C4	3	3,30	1	2,63	4	3,10
C5	13	14,29	1	2,63	14	10,85
HC	2	2,20	0	00	2	1,55
Total	91	70,54	38	29,46	129	100
Maîtrise
M1	21	24,14	14	14,00	35	18,72
M2	14	16,09	42	42,00	56	29,95
M3	32	36,78	21	21,00	53	28,34
M4	7	8,05	7	7,00	14	7,49
M5	13	14,94	16	16,00	29	15,51
Total	87	46,52	100	53,48	187	100
Exécution
E1	0	00	0	00	0	00
E2	27	14,44	0	00	27	9,34
E3	0	00	0	00	0	00
E4	64	34,22	21	20,59	85	29,41
E5	91	48,66	81	79,41	172	59,52
E6	5	2,67	0	00	5	1,73
Total	187	64,71	102	35,29	289	100

Catégories	Hommes		Femmes		Total
Cadres	Eff.	%tage	Eff.	%tage	Eff.	%tage
C1	38	46,91	27	17,14	65	56,03
	13	16,05	6	17,14	19	16,38
C3	12	14,81	1	2,86	13	11,21
C4	3	3,70	1	2,86	4	3,45
C5	13	16,05	0	00	13	11,21
HC	2	2,47	0	00	2	1,72
Total	81	69,83	35	30,17	116	100
Maîtrise
M1	21	27,27	15	18,07	36	22,50
M2	12	15,58	29	34,94	41	25,62
M3	26	33,77	18	21,69	44	27,50
M4	6	7,79	6	7,23	12	7,50
M5	12	15,58	15	18,07	27	16,87
Total	77	48,13	83	51,88	160	100
Exécution
E1	0	00	0	00	0	00
E2	24	12,63	0	00	24	8,33
E3	0	00	0	00	0	00
E4	64	33,68	21	21,43	85	29,51
E5	98	51,58	77	78,57	175	60,76
E6	4	2,11	0	00	4	1,39
Total	190	65,97	98	34,03	288	100

Pour une meilleure vue de l'évolution, nous avons procédé à des récapitulatifs que présentent les tableaux suivants.

Catégories	Hommes		Femmes		Total
Cadres	Eff.	%tage	Eff.	%tage	Eff.	%tage
Total	103	72,03	40	27,97	143	21,54
Maîtrise
Total	98	47,12	110	52,88	208	31,33
Exécution
Total	208	66,45	105	33,55	313	47,14
Total Global	409	61,59	255	38,40	664	100

Catégories	Hommes		Femmes		Total
Cadres	Eff.	%tage	Eff.	%tage	Eff.	%tage
Total	91	70,54	38	29,46	129	21,32
Maîtrise
Total	87	46,52	100	53,48	187	30,91
Exécution
Total	187	64,71	102	35,29	289	47,77
Total Global	365	60,33	240	39,67	605	100

Catégories	Hommes		Femmes		Total
Cadres	Eff.	%tage	Eff.	%tage	Eff.	%tage
Total	81	69,83	35	30,17	116	20,57
Maîtrise
Total	77	48,13	83	51,88	160	28,37
Exécution
Total	190	65,97	98	34,03	288	51,06
Total Global	348	61,70	216	38,30	564	100

La Poste du BÉNIN SA. est créée par décret N° 2004-365 du 28 juin 2004. Elle est une Entreprise Publique à caractère commercial dotée de la personnalité morale et de l'autonomie financière avec un droit de regard de l'Etat sur sa gestion. Le statut qui est celui de la Poste trouve aussi ses fondements dans la loi N° 88-005 du 26 avril 1988 et dans l'acte uniforme de l'OHADA. En dehors de ces textes qui fondent l'existence de la Poste, il y en a d'autres qui régissent les activités et le personnel au de l'entreprise.

Ø Le statut général des agents permanents de l'Etat (Loi N° 86-013 du 26 février 1986): En réalité le code des travailleurs, il comporte les dispositions légales qui régissent tous les travailleurs civils qui sont professionnellement au service de l'Etat ; ces dispositions portent sur le recrutement, le déroulement des carrières, les droits, les devoirs, le régime disciplinaire, la cessation temporaire et la cessation définitive des fonctions des Agents Permanents de l'Etat.

Ø La convention collective applicable au personnel de l'Office des Postes et Télécommunications de la République du Bénin du 17 août 1995: C'est un texte qui était d'application commune à la Poste et à Bénin Télécoms SA. BÉNIN Télécoms SA. ayant élaboré sa propre convention, elle reste donc d'application uniquement à la Poste qui est aussi en instance d'élaboration d'une nouvelle convention. Ce texte a connu une révision le 17 janvier 2000 et a pour objet de régler les rapports de travail entre l'OPT (la Poste du Bénin SA.) et son personnel.

Il importe de signaler que la signature de cette convention collective du travail a entraîné à l'ex-OPT (aujourd'hui à la Poste et à BÉNIN Télécoms) l'existence de deux (2) catégories de personnels du point de vue régime de pension :

La première catégorie est gérée simultanément par la convention collective et conformément aux statuts de la Fonction Publique, tandis que la seconde catégorie est exclusivement gérée par les textes de la convention collective.

Ø le règlement intérieur (1977): Le règlement intérieur qui est celui de l'ex-OPT établit les mesures d'application de la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité, les règles générales et permanentes relatives à la discipline et notamment la nature et l'échelle des sanctions, les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés susceptibles d'être sanctionnés. Il est en ce moment en toilettage afin de mieux correspondre à un contexte qui n'est plus celui de l'ex-OPT.

Comme nous il a été dit plus haut, la Poste comme toute entreprise a une vision et des perspectives qu'elle se propose d'atteindre (A). Le stage a connu des étapes qui seront évoquées à l'occasion (B).

En termes de vision et de perspectives, il s'agit pour la Poste de "bâtir une entreprise nationale, des services postaux et financiers, les meilleurs pour la clientèle par le dynamisme de son personnel et la qualité de ses prestations."

Pour ce faire elle se fixe pour objectifs de poursuivre inlassablement le processus de réforme de la Poste. D'abord sur l'homme et ensuite sur l'outil de production:

· Moderniser toute la chaîne de production, par l'introduction de services à valeurs ajoutées, (transferts électroniques, courrier électronique, fournisseur d'accès Internet),

· Donner à la Poste des compétences en matière de crédits avec à terme la création d'une filiale financière de la Poste.

Ledit stage s'est déroulé à la Direction des Ressources Humaines et de La Formation. Il s'est déroulé selon un planning établi à notre arrivé. La possibilité a été accordée de parcourir les différentes divisions qui composent cette Direction et partant les sections qu'elles comportent.

Au cours du stage, nous avons pu nous familiariser avec les tâches administratives en général. Nous avons pris successivement par:

- la Division des Affaires Sociales à la Section des Prestations Médico-Sanitaires qui, joue en quelque sorte le rôle de la Sécurité Sociale et du Comité d'Hygiène et de Sécurité de la Poste du BÉNIN SA. Il nous a été donné de contribuer à l'exécution des tâches d'enregistrement et de finalisation des dossiers de vaccination contre la Typhoïde et l'Hépatite B qui avaient cours pour l'ensemble du personnel de la structure. Nous avons aussi eu une approche pratique de la gestion des dossiers liés aux prestations au profit des employés de la poste par des centres de santé agrées telles que le Centre National Universitaire Hubert Koutoukou Maga, l'HOMEL, le centre Saint Luc... (enregistrements des bordereaux et points financiers) ainsi que le traitement des carnets de consultation en voie d'être mis à la disposition du personnel.

- la Division de la Gestion Administrative du Personnel. D'abord à la Section des Affaires Disciplinaires et Pension ou nous avons pu avoir une approche des pratiques en matière de traitement des retraites et des dossiers de discipline; de comment se détermine la date du départ à la retraite, les éléments qui servent à déterminer cette date et le processus qui conduire à la mise en retraite d'un agent. L'occasion nous été offerte de participer aux traitements des dossiers à cet effet.

- la Section Gestion des Soldes, ensuite, nous avons eu un aperçu de comment sont traités les salaires des agents de la Poste. A cette occasion, il nous avons été associés au traitement de certains dossiers, de prendre connaissance du logiciel de gestion des paies "Quick paie et personnel", logiciel qui rend plus aisé le traitement des soldes et paies des employés de la Poste.

- la Direction du Développement des Ressources Humaines (DDRH) à travers les deux (2) sections qui la composent, à savoir la Section de la Gestion Prévisionnelle de l'Effectif et de l'Emploi (SGPEE) et la Section de la Gestion de la Formation (SGF). A ces niveaux, nous n'avons pas eu grand-chose à faire du fait que la période de notre passage dans ces sections a coïncidée avec les changements intervenus dans le cadre de la décision N° 103/LPB/DG du 28 juillet 2009 portant organisation et attribution des services centraux de la Poste du BÉNIN SA. avec pour conséquences un redéploiement du personnel de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation devenue désormais Direction de l'Administration.

Le stage a pris fin à la Section de la Gestion Administrative du Personnel (SGAP) où nous avons pris connaissance de ce qui se fait en matière de gestion du personnel; les dossiers des employés, le traitement des carrières et la fourniture des prestations aux agents dans le cadre de diverses sollicitations (demandes d'autorisation d'absence, de congé...)

Le présent chapitre sera consacré exclusivement aux grands axes que sont; le cadre théorique (section I) et méthodologique du travail (section II).

Problématique de la gestion prévisionnelle

Section II : Organisations structurelle, catégorielle du personnel, perspectives de la

Paragraphe 1 : Présentations organisationnelle et catégorielle du personnel de la Poste