3.2.2
Interview (guide d'entretien)
«Une interview est un entretien avec une personne en vue
de l'interroger sur ses actes, ses idées,...etc...., et de divulguer la
teneur de l'entretien» (Lemant, 1995:181). Le guide d'entretien est soit
directif soit non directif. Dans le cadre de cette étude, nos
répondants seront l'assistante administrative qui est chargée
d'effectuer des achats, l'assistant administratif et financier qui appui
l'assistante administrative dans tout ce qu'elle fait et l'assistante
financière qui assure l'intérim lorsque ces deux sont absents et
nous utiliserons tour à tour les deux techniques ci-dessus
évoquées. Par un questionnaire composé d'une question
principale et des questions spécifiques que nous élaborerons,
nous utiliserons le face à face avec nos répondants pour
effectuer l'entretien. Les réponses obtenues nous servirons pour
comprendre et organiser notre domaine d'études et de préparer
aussi l'élaboration du QCI.
3.2.3
Analyse documentaire
Elle consiste à consulter l'ensemble des documents de
l'entreprise qui concernent le thème à traiter. L'analyse
documentaire nous permettra de connaître les spécificités
du processus d'AO de l'UNFPA au Sénégal afin d'avoir les
indications nécessaires pour orienter la fin de ce travail. Ainsi, nous
utiliserons le guide de principes et le manuel de procédures des achats
en sa version de 2007 de l'UNFPA, le chrono de classement des documents
relatifs aux achats effectués en 2008, et les anciens rapports
d'audit.
3.2.4
Questionnaire de contrôle interne
Cet outil composé de questions-types nous permettra de
relever les forces et faiblesses des dispositifs de CI à travers les
réponses `'oui'' et `'non'' données par nos interlocuteurs
(l'assistante administrative, l'assistant administrative et financier et
l'assistante financière). Le face à face sera utilisé pour
collecter les réponses de nos répondants et relatives aux
questions posées dans le QCI que nous élaborerons.
3.2.5
Organigramme fonctionnel
Le rapprochement de l'organigramme hiérarchique, de
l'organigramme fonctionnel et de la grille d'analyse des tâches nous
permettra d'identifier les éventuelles faiblesses pouvant
découler d'une mauvaise répartition des rôles, tâches
et responsabilités d'une part, et d'autre part d'un manque de
clarté dans les relations hiérarchiques, potentielle source
d'inefficacité.
3.2.7
Grille d'analyse des tâches
Elle décrit la répartition du travail et
décèle les éventuels cumuls de fonctions incompatibles
afin d'y remédier (Obert, 2004 :77). Cet outil complétera
les autres précédemment décrits pour nous permettre
d'atteindre nos objectifs prédéfinis.
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