4.2.2 Description du processus
d'achat par appel d'offres de l'UNFPA au Sénégal
Dans le processus d'AO, l'assistance administrative est
chargée des opérations de présélection des
fournisseurs, de l'élaboration et de la publication du DAO, de la
composition du comité de dépouillement des offres. L'OM quand
à lui est chargé d'autoriser la prospection du marché, de
valider le tableau récapitulatif des données de la prospection,
les critères de présélection et de sélection finale
des fournisseurs, le DAO, la composition du comité de
dépouillement des offres. La Représentante de l'UNFPA au
Sénégal est chargée d'approuver le mémo d'achat et
le PV de dépouillement des offres (approbation de l'attribution du
marché au fournisseur), de conserver les offres en attendant la date de
dépouillement. Le comité de dépouillement est
chargé d'ouvrir le PV de dépouillement, d'évaluer les
offres techniques et financières, de faire la mise au point technique
des offres et de choisir un fournisseur. La secrétaire de la
Représentante de l'UNFPA est chargée de la réception et de
la transmission des offres à la Représentante.
Ainsi, chaque année les différents
chargés de programmes directement concernés par l'achat
préparent les termes de références de l'achat. Ces termes
de références ou demandes d'achat fournissent les
éléments suivants: les adresses de l'expéditeur et du
destinataire, la description précise et détaillée de ces
biens, la quantité des articles demandés, ... etc. Il n'y a pas
de standard de demande d'achat. Ces termes de référence sont
transmis au département des opérations plus
particulièrement à l'Assistante administrative. Elle
établit un mémo d'achat qui sera transmis à la
représentation de l'UNFPA au Sénégal pour validation.
Dès lors, et sur délégation de pouvoir de la
Représentante de l'UNFPA au Sénégal, l'assistance
administrative est chargée de préparer tout le processus d'achats
en général et celui de l'AO en particulier.
Le processus d'AO de l'UNFPA au Sénégal est
composé des procédures ci-dessous:
4.2.2.1 Procédures de
pré qualification ou présélection des fournisseurs
L'achat de l'UNFPA au Sénégal commence par
l'étude et la prospection faites par la responsable en utilisant les
annuaires téléphoniques et surtout la base de données
existante ou fichier des fournisseurs. Et, elles concernent la qualité
des biens à acheter plutôt que les fournisseurs. Une liste des
fournisseurs et produits concernés est établie par la responsable
administrative sur la base des données de la prospection. Cette liste
des fournisseurs est mise à jour de manière
régulière en tenant compte des perspectives du marché et
constitue un réseau de fournisseurs pour la responsable administrative
et chargée des achats.
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