Evaluation de la maitrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: Cas de l'UNFPA au Sénégal

4.2.2.2 Procédures de préparation ou réalisation du DAO

Une fois le mémo d'achat validé par le management^11(*), le dossier ou document d'appel d'offres est réalisé par la responsable administrative. Celle-ci réunit toutes les informations nécessaires pouvant être transmises aux fournisseurs. Ces données sont saisies par l'utilisation des logiciels bureautiques (Word, Excel). Le DAO comporte: le nom de l'article à acheter, les spécifications du besoin ou cahier des charges, la quantité demandée, le délai de livraison, les modalités de réponse (la date et l'heure limites et l'adresse d'expédition où envoyer les soumissions, la durée de validité requise de celles-ci), la confidentialité.

Il est à noter que les spécifications techniques sont générales pour chaque article à acheter. Par exemple, pour l'achat des ordinateurs fixes, le DAO ne spécifie pas une seule marque `'Dell'' ou `'HP''. Il se limite tout simplement au nom de l'article `'ordinateur fixe''. Ceci est fait pour encourager la concurrence et pour éviter toute restriction.

Une fois que le dossier d'appel d'offres est réalisé par la responsable administrative et approuvé de fois par Operations Manager, on entamera les procédures suivantes.

4.2.2.3 Procédures de publication et de retrait du dossier d'appel d'offres

Après la réalisation du DAO par la responsable administrative, elle effectue sa publication ou son annonce dans un journal national, ou le site de l'UNFPA lorsqu'il s'agit d'un achat très important. Dès lors, les fournisseurs intéressés par l'annonce viennent retirer le DAO auprès de la responsable administrative sans aucune contrepartie. Aucune liste émargée des fournisseurs n'existe au retrait du DAO.

Pour les petits achats et qui concernent généralement le marché local, un `'mail offres demande'' (ou demande de prix) sur les caractéristiques des articles souhaités est envoyé par la responsable administrative aux fournisseurs choisis dans cette liste établie. Ce mail offres est soit communiqué au fournisseur par téléphone soit envoyé par courrier ou éventuellement par mail. Les factures pro formats reçues sont évaluées par la responsable administrative.

Par la suite, les procédures de réception sont engagées.

4.2.2.4 Procédures de réception des offres

Pour les achats de biens, les offres sont déposées dans la même enveloppe sous pli fermé portant sur l'enveloppe l'indication `'PLI FERME'' à la représentation (Représentante de l'UNFPA au Sénégal ou son adjointe) de l'UNFPA. Quand aux achats de services, les offres techniques et financières sont déposées dans des enveloppes séparées avec la mention `'PLI FERME'' sur l'enveloppe contenant les offres financières. Aucun enregistrement n'est effectué à leur réception. Elles sont gardées au bureau de la représentante de l'UNFPA et elle seule possède sa clé. Et elles y restent jusqu'à la date de dépouillement.

Elles sont reçues aux heure et date limites indiquées dans l'avis d'AO. Les offres qui parviennent en retard sont rejetées immédiatement aux soumissionnaires concernés sans être ouvertes. Aucune justification donnée par ces derniers n'est prise en compte dans la prise de décision.

Une fois la réception terminée, les procédures de dépouillement sont engagées.

* ¹¹ Le management de l'UNFPA est composé de la représentante, de son adjointe, de l'OM et du directeur des programmes et est l'appellation utilisée au sein de l'UNFPA au bureau du Sénégal.