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Evaluation de la maitrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: Cas de l'UNFPA au Sénégal

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par Ramata NIMAGA
CESAG - DESS en audit et controle de gestion 2007
  

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4.2.2.5 Procédures de comparaison des offres et d'attribution du marché au fournisseur

Le dépouillement des offres débute sur l'autorisation d'Operations Manager. Ainsi, il se déroule comme suit:

Une liste des fournisseurs est établie par la responsable administrative dès lors que les offres sont reçues de la représentante de l'UNFPA. Ensuite, elle établie une liste formelle des critères objectifs d'évaluation. Cette liste est validée par l'OM. Il est à noter que ces critères d'évaluation sont propres à chaque type d'achat effectué en vue d'une sélection rationnelle. Les critères sont, en plus de la capacité technique des fournisseurs, la qualité des produits, le délai de livraison, la garantie...etc, aussi l'expérience, l'habitude à travailler avec le système des nations unies.

Une grille d'analyse des offres est ensuite élaborée par la responsable administrative. Celle-ci comporte les exigences techniques du produit, les noms des fournisseurs, la note d'adéquation de la réponse technique de chaque fournisseur.

Deux situations se présentent après:

a) Pour les achats de biens, un comité de dépouillement composé de 05 à 06 personnes essentiellement des opérationnelles des agences des NU effectue cette tâche. Ce comité se réuni d'abord avec les soumissionnaires pour s'assurer de l'existence de la garantie de la caution bancaire et de toutes les autres pièces y afférentes. Le procès verbal d'ouverture des plis est ensuite engagé par le même comité avec les offres à travers la grille d'analyse qui n'est pas standard. A la fin du dépouillement des offres, le procès verbal est émargé par le président et un membre du comité. Ainsi, le marché sera attribué au fournisseur techniquement le moins disant.

b) Pour les achats de services, les offres financières sont séparées des offres techniques. Un procès verbal (PV) de dépouillement est aussi ouvert par le comité en présence des consultants externes pour faire l'évaluation des offres techniques. A la suite de l'évaluation des offres techniques, deux situations se présentent:

ü les fournisseurs qui ont moins de 50 points,

ü les fournisseurs qui ont plus de 50 points.

Les premiers sont d'office éliminés, et le comité procède à l'évaluation des offres financières des seconds groupes. Le premier techniquement conforme parmi les fournisseurs qui ont plus de 50 points a 100 points. A la suite de l'évaluation des offres financières, le moins disant de ce même groupe a aussi la note 100. Par la suite, il est appliqué la règle de 80/20. Cette règle consiste à coter l'offre technique à 80% et l'offre financière à 20%.

Dans les deux situations ci-dessus citées, le PV de dépouillement est transmit à la représentante de l'UNFPA au Sénégal par la responsable administrative pour ses observations quand au choix du fournisseur attributaire du marché. La représentante approuve le choix du fournisseur si elle est d'accord sur le contenu du PV de dépouillement. Dans ce cas, le fournisseur est informé de l'attribution du marché soit par téléphone soit par mail. Dans le cas où le choix du fournisseur est rejeté par la représentante, l'appel d'offres est appelé infructueux (qui n'apporte pas le résultat escompté) et le processus d'AO est relancé.

Pour faire un choix objectif des fournisseurs, il existe au sein de l'UNFPA au Sénégal une charte d'éthique qui est suivie par la responsable chargée des achats. L'un des éléments les plus importants de cette charte, est le traitement égal des fournisseurs (exemple: tous les fournisseurs doivent recevoir de la part de la responsable administrative les mêmes réponses suite à une question posée par l'un d'eux concernant le contenu du DAO).

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