Evaluation de la maitrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: Cas de l'UNFPA au Sénégal

4.2.3 Identification des dispositifs de maîtrise et risques liés au processus d'AO de l'UNFPA au Sénégal

Dans ce paragraphe, nous allons identifier les dispositifs de maîtrise et les risques opérationnels liés au processus d'AO. Cette identification est faite sur la base des données obtenues pendant la prise de connaissance des procédures d'appel d'offres. Et elle est effectuée à travers un tableau des risques inspiré de Renard (2006 :224) qui contient quatre (04) colonnes intitulées: tâches, risques opérationnels, sources du risque, dispositif de maîtrise du risque identifié.

Pour chaque étape du processus d'appel d'offres, les tâches élémentaires sont d'abord déterminées. Ensuite, les risques opérationnels sont décelés pour les tâches mal effectuées. Dès lors, les sources appropriées pour chaque risque sont aussi mentionnées en référence à la définition du risque opérationnel donnée par le Comité de Bale II. Celle-ci identifie quatre sources de risques qui sont: les procédures, les personnes, le système d'informations et les événements extérieurs.

Dès lors, pour chaque risque opérationnel identifié on se pose la question suivante: «quelle peut être la source de ce risque?». La source peut être des personnes, si la tâche n'est pas bien effectuée par une personne et qu'elle pourrait l'être par une autre; des procédures, si la tâche est soit omise, soit non bien définie. Dans ce cas, les procédures sont soit insuffisantes soit défaillantes ou absentes. La source peut aussi être liée à des événements extérieurs, si le risque provient d'un événement extérieur et dont l'organisation ne peut a priori contrôler ; ou enfin, des systèmes d'informations pour toute défaillance liée à la technologie et qui empêche ou rend difficile le suivi des informations. A la suite de cette phase, le dispositif de maîtrise du risque mis en place par l'UNFPA est donné.

L'identification que nous menons n'a pas la prétention d'être exhaustive. Car pour Renard (2006:222), dresser la liste complète des risques serait irréaliste. Mais il s'agit de dresser de façon plus modeste les risques essentiels attachés à chaque tâche effectuée. Le processus d'AO n'étant pas une activité récurrente de l'UNFPA, nous ne pouvons pas utiliser l'observation physique qui certainement, pourrait nous clarifier d'autres zones de risques. Il est à noter aussi qu'un dispositif peut couvrir plusieurs risques. De même, un risque peut être couvert par plusieurs dispositifs de maîtrise.

En d'autres termes, nous remplirons ce tableau d'identification des risques avec l'aide de notre Directeur de mémoire qui a eu l'opportunité d'effectuer des missions d'audit interne des bureaux de l'UNFPA dans le monde entier, et a participé à l'évaluation des procédures d'achat et d'appel d'offres. Quand à l'identification des dispositifs de maîtrise des risques, elle est faite suite à la connaissance des procédures d'AO. Ainsi, le questionnaire de contrôle interne ( Annexe VII : questionnaire de contrôle interne), la grille de séparation des tâches ( Annexe VIII : grille de séparation des tâches), les tests d'audit nous apportent les informations permettant de faire à bien l'évaluation dans le chapitre suivant.

4.2.3.1 Identification des dispositifs de maîtrise et risques opérationnels liés à la présélection des fournisseurs

Cette étape est appliquée à l'UNFPA au Sénégal et y est considérée comme une étape essentielle pour l'atteinte des principes d'achats (cf. 4.2 Description des dispositifs de maîtrise des risques liés au processus d'appel d'offres de l'UNFPA au Sénégal). Sa maîtrise est d'autant plus essentielle. Le tableau ci après, résume les risques opérationnels liés à la présélection des fournisseurs ainsi que les dispositifs mis en place par l'UNFPA au Sénégal pour les maîtriser.

Tableau 10: identification des dispositifs de maîtrise et risques opérationnels liés à la présélection des fournisseurs

Etape : présélection ou pré qualification des fournisseurs
Tâches	Risques opérationnels	Sources de risques	Dispositif de maîtrise du risque
Autorisation de la prospection	1. Collusion entre l'acheteur et les fournisseurs ;	Personne	Auto contrôle /Contrôle hiérarchique
Etudes et prospection du marché	2. Non suivi de l'évolution du marché ;	Personne	Analyse de la base de données fournisseurs/ supports de suivi du marché^12(*)
	3. Absence d'identification précoce des besoins ;	Personne ou Procédure	Elaboration mémo d'achat par acheteur / approbation par le management
	4. Limitation de la prospection aux produits des anciens fournisseurs ;	Procédure ou personne	Envoi de mail/ appel téléphonique de certains fournisseurs/ Avis d'appel d'offres dans le journal/ site de l'UNFPA
	5. Absence de visite régulière chez les fournisseurs habituels ;	Personne Ou EE	Vérification des références du fournisseur/ Vérification des renseignements bancaires du fournisseur^13(*)
	6. Absence de compte rendu clair et formalisé des données de la prospection à la hiérarchie ;	Personne ou Procédure	Enregistrement des données de la prospection dans un tableau récapitulatif / contrôle hiérarchique
Détermination et approbation des critères de présélection	7. Choix orienté ou inappropriés des critères pour favoriser un fournisseur ;	Personne	Vérification de la solidité financière et technique du fournisseur, autres critères
Report des critères dans la grille de présélection	8. Erreur de saisie des données ;	Personne	Saisie des données sur une feuille Excel ou Word
Notation et homologation des fournisseurs	9. Choix subjectif du fournisseur ;	EE ou Personne	Fixation d'un cota de notation/ approbation de l'OM
Gestion et exploitation des données d'achat	10. Absence de réexamen périodique de la compétitivité des fournisseurs habituels ;	Personne ou Procédure	Examen des prestations des fournisseurs/ Evaluation annuelle de la performance des fournisseurs

Source : nous mêmes

* ¹² Les accords à long terme conclus entre l'UNFPA et ses fournisseurs, Portail mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations Unies (UNGM) géré par le PNUD/IAPSO ( www.ungm.org), les publications et répertoires commerciaux, catalogues de fournisseurs, les périodiques professionnels et les pages web, moteurs de recherche d'Internet, les collègues d'autres organismes des Nations Unies susceptibles d'avoir acheté un produit ou un service analogue, etc..