Memoire Online - Evaluation de la maitrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: Cas de l'UNFPA au Sénégal

Pour Mikol (1998 :75), l'efficacité équivaut au niveau d'exécution d'un objectif. Apprécier cette efficacité du dispositif, consiste pour l'auditeur à donner son opinion sur la qualité des procédures mises en place en vue de s'assurer qu'elles sont plus sûres et plus rentables.

La question qu'on se pose, est de savoir « comment mesurer cette efficacité? » Nous nous inspirons des critères d'évaluation donnés par l'OEC (2005 :42). Elle est effectuée sur une échelle de 1 (inexistante) à 5 (efficace ou appropriée) dans le tableau ci dessous:

Tableau 29: proposition des critères d'évaluation de l'efficacité du dispositif de maîtrise des risques opérationnels

L'efficacité du CI s'apprécie sur la base de son adéquation avec l'environnement interne et externe de l'organisation. En d'autres termes, sur sa bonne application dans des conditions d'économie et de coût dans les unités opérationnelles. L'inefficacité éventuelle de ce dispositif amène l'auditeur à faire des recommandations objectives de son amélioration, à des coûts raisonnables en vue d'atténuer les sources de risques opérationnels identifiés. Ceci nous conduit à faire l'évaluation globale de la qualité du dispositif au paragraphe suivant.

5.2.3 Evaluation globale de la qualité du dispositif de maîtrise des risques

La synthèse de l'évaluation des deux précédents éléments permet de faire une appréciation globale de la qualité du dispositif de maîtrise des risques opérationnels. Elle s'évalue aussi sur une échelle de 1 à 5 dans le tableau ci après :

Tableau 30: proposition de critères d'évaluation globale du dispositif de maîtrise des risques opérationnels

Des critères ci-dessus définis, nous remplissons le tableau suivant dans l'objectif de faire la matrice d'évaluation du dispositif:

Tableau 31: évaluation de l'adéquation et de l'efficacité du dispositif de maîtrise des risques opérationnels

Risques opérationnels	Contrôle clé du processus	Evaluation du dispositif			Qualité du contrôle	Commentaires
Risques opérationnels	Contrôle clé du processus	A	E	EG	Qualité du contrôle	Commentaires
Collusion entre l'acheteur et les fournisseurs	Auto contrôle /Contrôle hiérarchique	4	3	3	Passable	Autorisation non formelle et systématique de la prospection par fois absente
Non suivi de l'évolution du marché ;	Analyse de la base de données fournisseurs/ supports de suivi du marché^32(*)	5	4	4	Acceptable	La base de données fournisseurs est de plus utilisée
Absence d'identification précoce des besoins	Elaboration mémo d'achat par acheteur / approbation par le management	4	3	2	Insuffisante	Contrôle insuffisant
Limitation de la prospection aux produits des anciens fournisseurs	Envoi de mail/ appel téléphonique de certains fournisseurs/ Avis d'appel d'offres dans le journal/ site de l'UNFPA	4	3	4	Acceptable	Constitution d'une base de données de fournisseurs potentiels comportant des consultants non répertoriés dans le système ATLAS^33(*)
Absence de visite régulière chez les fournisseurs habituels ;	Vérification des références du fournisseur/ Vérification des renseignements bancaires du fournisseur^34(*)	2	3	2	Insuffisante	Systématique pour tous les achats
Absence de compte rendu clair et formalisé des données de la prospection à la hiérarchie ;	Enregistrement des données de la prospection dans un tableau récapitulatif / contrôle hiérarchique	5	4	5	Appropriée	Les données concernant les produits, les prix sont récapitulées dans un tableau approuvé par la hiérarchie
Choix orienté ou inapproprié des critères pour favoriser un fournisseur ;	Vérification de la solidité financière et technique du fournisseur, autres critères	5	4	4	Acceptable	Critères définis par l'acheteur seul/ Choix de critères en fonction du besoin identifié
Erreur de saisie des données ;	Saisie des données sur une feuille Excel ou Word	4	3	4	Acceptable	Pour chaque présélection, il est ouvert une feuille Excel ou Word
Choix subjectif du fournisseur ;	Fixation d'un cota de notation/ approbation de l'OM	4	4	4	Acceptable	La notation tient compte surtout de l'expérience du fournisseur à travailler avec le système des NU
Absence de réexamen périodique de la compétitivité des fournisseurs habituels ;	Examen des prestations des fournisseurs/ Evaluation annuelle de la performance des fournisseurs	5	4	5	Appropriée	élimination des fournisseurs en litige avec UNFPA/ leur expérience à travailler avec le système des NU
prise en compte des seules informations techniques ;	Elaboration du DAO en référence au mémo d'achat	4	5	4	Acceptable	A travers le mémo d'achat approuvé par le management
Description insuffisante des spécifications souhaitées ;	Etablissement du DAO en référence à la réquisition du demandeur/ contrôle hiérarchique	4	3	3	Passable	Contrôle irrégulier
Rédaction orientée du DAO ;	Rapprochement DAO/ réquisition/ Contrôle hiérarchique	4	3	3	Passable	Auto contrôle/contrôle non régulier
Annonce dans des journaux non renommés et non agréés ;	Rencontre d'un directeur de journal	4	3	3	Passable	Insuffisance dans la procédure
Annonce tardive de l'avis,	Publication du DAO dès après rédaction	1	2	2	Insuffisante	procédure formalisée d'AO n'a pas prévu de nombre de jours
Insuffisance du délai de soumission ;	Définition claire du délai de validité dans le DAO/ vérification par l'OM	2	3	3	Passable	délai de soumission variant d'un achat à un autre
Absence de tenue systématique de liste de fournisseurs ayant procédé au retrait du DAO ;	Accueil des fournisseurs et retrait du DAO sans contrepartie	1	3	1	Inexistante	retrait du DAO est fait sans contrepartie chez l'acheteur
Inexistence de tenue systématique de liste émargée de dépôt des offres par les soumissionnaires ;	Réception des offres/ transmission à la hiérarchie	2	1	1	Inexistante	Pas de liste émargée
Confusion des offres avec le courrier ordinaire ;	Réception des offres/sauvegarde à un endroit sûr/transmission à la représentante	4	3	4	Acceptable	Contrôle insuffisant
Réception des offres dans des enveloppes non séparées (offre financière et technique);	Apposition de la mention pli fermé sur l'enveloppe contenant les informations concernant le prix	5	3	3	Passable	offres financière et technique dans la même en enveloppe pour les biens/ séparées pour les services
Choix orienté des membres du comité ;	Composition d'un comité composé du personnel d'UNICEF, PNUD, UNFPA	4	3	3	Passable	Composition d'un Comité de 05 à 06 personnes d'autres agences des NU suivant aucun critère
Incapacité des membres du comité à faire une bonne évaluation ;	Choix des membres du comité parmi personnel d'UNICEF, PNUD, UNFPA	4	5	3	Passable	Les critères de choix des membres du comité ne sont pas définis
Absence de grille d'analyse des offres ;	Etablissement d'un tableau récapitulatif du nom des fournisseurs, des critères d'évaluation	4	4	3	Passable	Un tableau conçu pour chaque appel d'offres
Non exhaustivité des critères d'évaluation ;	Définition des critères suivant le besoin/Approbation par l'OM	5	3	3	Passable	Non régulier
Absence de transparence dans le processus de dépouillement ;	Ouverture des offres devant témoin/ lecture à haute voix du nom du soumissionnaire et du montant total consignés dans les offres	4	5	3	Passable	comité se réunit à la date fixée dans les enceintes de l'UNFPA pour procéder à l'évaluation des offres des soumissionnaires
Non ouverture d'un procès verbal de dépouillement ;	Ouverture systématique du PV de dépouillement pour chaque AO/ signature du PV de dépouillement par le président et un membre du comité	5	5	5	Appropriée	d'abord en présence des fournisseurs pour s'assurer de l'existence surtout de la garantie bancaire
Non émargement de la feuille de présence par les membres du comité ;	Existence d'une feuille de présence comportant le nom et la date de dépouillement est ouverte	4	3	4	Acceptable	Chaque membre du comité présent émarge devant son nom à la suite du dépouillement
Non approbation du choix du fournisseur par la hiérarchie ;	Avis formel d'acceptation du choix par le représentant ou son adjoint	5	4	5	Appropriée	L'approbation peut de fois être refusée par elle avec motivation et un nouvel AO est fait
Non négociation des termes des offres financières ;	Cotation des offres financières à 20%/ choix de l'offre techniquement la moins-disant	2	1	2	Inexistante	Pas de négociation de conditions commerciales

D'où la matrice d'évaluation du dispositif de contrôle interne à travers la figure ci-dessous :

Figure 6: matrice d'évaluation des risques opérationnels liés au processus d'appel d'offres

Inexistante				17. Absence de tenue systématique de liste de fournisseurs ayant procédé au retrait du DAO 18. Inexistence de tenue systématique de liste émargée de dépôt des offres par les soumissionnaires	29. Non négociation des termes des offres financières
Insuffisante				15. Annonce tardive de l'avis	3. Absence d'identification précoce des besoins 5. Absence de visite régulière chez les fournisseurs habituels
Passable		23. Absence de grille d'analyse des offres	22. Incapacité des membres du comité à faire une bonne évaluation	12. Description insuffisante des spécifications souhaitées 13. Rédaction orientée du DAO 20. Réception des offres dans des enveloppes non séparées (offre financière et technique) 1. Collusion entre l'acheteur et les fournisseurs	14. Annonce dans des journaux non renommés et non agréés 16. Insuffisance du délai de soumission 21. Choix orienté des membres du comité 24. Non exhaustivité des critères d'évaluation 25. Absence de transparence dans le processus de dépouillement
Acceptable	19. Confusion des offres avec le courrier ordinaire 27. Non émargement de la feuille de présence par les membres du comité		11. prise en compte des seules informations techniques 8. Erreur de saisie des données	4. Limitation de la prospection aux produits des anciens fournisseurs	9. Choix subjectif du fournisseur 2. Non suivi de l'évolution du marché 7. Choix orienté ou inapproprié des critères pour favoriser un fournisseur
Appropriée		26. Non ouverture d'un procès verbal de dépouillement 28. Non approbation du choix du fournisseur par la hiérarchie	6. Absence de compte rendu clair et formalisé des données de la prospection à la hiérarchie	10. Absence de réexamen périodique de la compétitivité des fournisseurs habituels

* ³² Les accords à long terme conclus entre l'UNFPA et ses fournisseurs, Portail mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations Unies (UNGM) géré par le PNUD/IAPSO ( www.ungm.org), les publications et répertoires commerciaux, catalogues de fournisseurs, les périodiques professionnels et les pages web, moteurs de recherche d'Internet, les collègues d'autres organismes des Nations Unies susceptibles d'avoir acheté un produit ou un service analogue, etc..

* ³³ Base de données de fournisseurs potentiels peut comprendre des fournisseurs dont le bureau pense qu'il peut être utile de les consulter en vue de besoins ultérieurs

Evaluation de la maitrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: Cas de l'UNFPA au Sénégal

5.2.2 Evaluation de l'efficacité du dispositif de maîtrise des risques opérationnels liés au processus d'AO de l'UNFPA au Sénégal

5.2.3 Evaluation globale de la qualité du dispositif de maîtrise des risques