5.3 Recommandations
A l'issue des analyses effectuées, nous jugeons
indispensable de faire des recommandations au management de l'UNFPA au
Sénégal en vue de l'amélioration de ses dispositifs de
maîtrise des risques opérationnels. Ces recommandations sont de
deux ordres:
ü le premier concerne la maîtrise globale des
risques opérationnels, à travers la supervision des tâches
et le manuel des procédures,
ü le second concerne la maîtrise des risques
opérationnels importants, au vu de la matrice d'évaluation du
dispositif de maîtrise des risques opérationnels liés au
processus d'achat par appel d'offres ; que nous venons
d'élaborer.
5.3.1 Recommandations relatives à la supervision des
tâches et au manuel de procédures
L'efficacité des dispositifs de maîtrise des
risques pour une organisation internationale comme l'UNFPA, nécessite un
cadre de contrôle interne adéquat. Ceci entraîne:
ü la définition claire et raisonnable des
objectifs,
ü la mise à disposition des
moyens,
ü le suivi des informations financières ou non
financières,
ü une organisation de qualité,
ü la mise en place, l'application et la mise à
jour des procédures et méthodes de travail,
ü la supervision des tâches des collaborateurs par
la hiérarchie.
Ainsi, nous proposons à la Représentante de
l'UNFPA que toutes les tâches en général qui rentrent dans
le processus d'achat par appel d'offres aussi minimes, soient
supervisées par la hiérarchie concernée.
Particulièrement, la supervision formalisée de toutes les
tâches liées à la prospection du marché par le
Directeur des opérations d'une part et la systématisation de
l'autorisation formelle de la prospection d'autre part. Aussi, la
séparation des tâches administratives à celles des achats
serait importante.
En outre, nous avons constaté aussi que les
procédures d'appel d'offres sont en général globales ou
incomplètes. Nous proposons à ce qu'elles soient
spécifiques et complètes.
A cet effet, la mise en place d'un comité interne
d'achat composé de compétences diversifiées est un
préalable pour atteindre cet objectif. Ce comité doit être
approuvé par le management de l'UNFPA voire en collaboration avec le
management des autres agences des NU au Sénégal.
Il aura pour rôles de :
a) vérifier l'application des procédures d'appel
d'offres en général et celles concernant la prospection en
particulier,
b) vérifier et approuver les données de la
prospection recueillies par les opérationnels des achats,
L'obtention du PV d'approbation du comité
préalablement à l'approbation de la réquisition dans ATLAS
permet de faire l'identification précoce des besoins d'UNFPA, avant de
contacter les fournisseurs et d'éviter ainsi une perte financière
et/ou de réputation.
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