Evaluation de la maitrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: Cas de l'UNFPA au Sénégal

1.1.3 Etapes et acteurs du processus d'achat

Le paragraphe qui suit abordera tour à tour l'élaboration de la politique des achats, les phases et acteurs du processus d'achat.

1.1.3.1 Elaboration de la politique des achats

Selon Bruel (1998:25) et Perrotin & al (2007:26-27), la politique d'achats s'articule autour des éléments suivants: politique produits, politique fournisseurs, stratégie de communication, politique de ressources humaines, choix stratégiques et politique qualité.

a) Politique- produits

Elle consiste à définir tous les éléments spécifiques pouvant améliorer la qualité des produits à acheter à moyen ou long terme et répondant aux exigences des utilisateurs.

b) Politique fournisseurs

Cette politique permet à l'entreprise de fidéliser certains fournisseurs en procédant bien évidemment à la mise en place d'un système d'évaluation de la performance des fournisseurs existants et futurs de l'entreprise. Elle lui permet aussi de choisir entre diversifier les sources d'achat et rester avec un seul fournisseur qui lui fournira le meilleur prix.

c) Stratégie de communication

La politique de communication concerne deux niveaux :

- le niveau interne qui consiste à mettre en place tous les moyens nécessaires de communication facilitant le processus d'achat (par exemple : la mise en place de l'intranet).

- le niveau externe consiste à mettre en place une politique de conquête du marché des fournisseurs. Il s'agit ici d'adopter une série d'actions (comme les contacts directs et réguliers, la participation à des manifestations d'intérêt) concrètes.

d) Politique de ressources humaines

Cette politique consiste à mettre en place un système de formation, de définition de plans de carrière et de motivation pour les acheteurs. On veut dans cette politique que l'acheteur soit compétent, crédible, indépendant, apte à juger avec bon sens et responsabilité.

e) Choix stratégiques

Les choix stratégiques concernent non seulement l'organisation interne du service achats (définition du profil des acheteurs, catégorisation des achats), mais aussi le choix d'une forme d'organisation (centralisation, décentralisation).

f) Politique qualité

De nos jours certaines grandes entreprises s'engagent à mettre le processus d'achat sous assurance qualité (exemple ISO 9001 : 2000 ; pilotage, maîtrise des processus et obligation de résultats).

L'existence d'une politique d'achats facilite le processus de prospection du marché des fournisseurs et des produits.

1.1.3.2 Phases et acteurs du processus d'achat

Selon Renard (2006:306), il existe sept opérations élémentaires dans le processus d'achat. Mais pour Baglin (2001:523), en plus de ces étapes il y a la troisième qui est ``l'analyse du marché des fournisseurs''. Ils affirment que les achats sont organisés suivant un processus qui part de l'expression des besoins au paiement de la facture. Nous proposons ainsi le tableau récapitulatif des étapes, des différents intervenants, des documents utilisés à chaque étape.

Tableau 1 : phases et acteurs du processus d'achat

Etapes	Acteurs ou services concernés	Document ou support comptable	Eléments principaux
Cahier des charges	Utilisateur interne Client interne	Cahier de charges détaillé ou fonctionnel	Expressions du besoin : spécifications techniques, services associés Délai attendu
	Prescripteur technique (Achats) Décideur financier		Validation (opportunité) technique Validation budget (si pertinent) seuils selon montant engagement
Demande d'achat	Utilisateur	Demande d'achat	Formalisation du besoin « Contrat interne »
Analyse du marché	Achats	Fichier fournisseur	Recherche des fournisseurs potentiels : faire jouer la concurrence
Consultation et sélection	Pilotage Achats	Appel d'offres : fiches fournisseurs	Appel d'offres : dépouillement des réponses/ Cotation/ Sélection
	Utilisateur		Validation choix fournisseur : validation des conditions technico/ économiques
	Achats/Utilisateur	Néant	Négociation (éventuelle)
Contrat/ commande	Achats	Marché/ Bon de commande	Contractualisation
Néant	Comptabilité fournisseurs	Néant^4(*)	Système d'information comptable : comptabilisation des engagements
Livraison / Contrôle	Utilisateur Magasin	Bon de livraison	Contrôle de cohérence : contrôle quantitatif et qualitatif
			Commande soldée/ livraison disponible (sinon, gestion de soldes de livraisons)
Réception/ facture	Comptabilité fournisseurs	Facture	Vérification facture : prix/conditions économiques Quantité/qualité/délai respecté
	Utilisateur/Magasin et achats
Règlement	Achats, Comptabilité fournisseurs	Néant	Règlement des litiges
			Paiement fournisseurs (selon les termes du contrat)
			Système d'information : comptabilisation des montants achats

Source: Baglin (2001 :523)

Chaque acteur de cette chaîne a un rôle spécifique à jouer pour atteindre l'objectif général de l'entreprise.

* ⁴ Signifie qu'il n'ya rien dans la case concernée (dont l'auteur a effectivement utilisé le vide) et nous n'avons pas changé la forme du tableau qui changera le sens donné par l'auteur.