CHAPITRE I : PRESENTATION DE Online
Création
Section 1 : Généralités sur
Online Création
1.1 : Historique
ONLINE Création est une société à
responsabilité limitée au capital de 5 millions de francs CFA,
créée en 1998 et située aux Deux - plateaux. Elle exerce
dans le domaine de la régie publicitaire, ses activités
concernent :
· le graphisme,
· l'édition,
· les cadeaux d'entreprise,
· les sites Web.
1.2 : Structure organisationnelle de Online
Création
a) Organigramme de ONLINE
Création
DIRECTION
SECRETAIRE
SERVICE COMMERCIAL
SERVICE GRAPHISME
SERVICE
PAO
Fonctionnement de l'organigramme
Au sein de ONLINE Création :
· la direction assure la gestion administrative, tout en
supervisant la gestion commerciale, la gestion financière et celle de la
production,
· l'assistante de direction rattachée à la
direction, assure la gestion du standard, la gestion du courrier, la gestion
des stocks et de la caisse, ainsi que les relations avec le cabinet
comptable,
· le service commercial est chargé de la
supervision des travaux, de la prospection, du suivi des clients et des
recouvrements,
· le service graphisme est chargé de la conception
et de l'élaboration des maquettes des supports de communication,
· le service PAO est chargé du traitement des
textes en vue de la production de livres.
CHAPITRE II : EVALUATION DU DISPOSITIF DU
CONTROLE INTERNE DU CYCLE DE REVENUS
Section 1 : Description des systèmes et
procédures
1.1 : Narratif
Le cycle des revenus intègre tous les
éléments concourant à la formation du chiffre d'affaires
et à l'ensemble des produits générés par la
société.
Les activités de Online Création, couvrent les
domaines du graphisme et de la publication de livre assistée par
ordinateur (PAO).
Le cycle des revenus comprend les activités
suivantes :
· vente,
· facturation,
· traitement comptable.
Suivant l'organigramme de Online Création mis à
jour à la date de rédaction des procédures, les personnes
directement concernées par ce cycle sont :
· la Direction,
· l'agent commercial,
· le graphiste,
· le paoliste,
· le comptable,
· la secrétaire.
a) Procédures opérationnelles du
cycle de revenus de Online Création
Réception et acceptation des bons de
commande
La demande de prestations se fait par tous moyens à la
disposition du client (fax ; téléphone, visite, etc.).
L'agent commercial établit un devis ou une pro forma, suivant le
barème et le type de prestation, qui est soumis à
l'appréciation du client.
Ce dernier après approbation du devis ou pro forma,
envoie le bon de commande accompagné de l'acompte.
Traitement de la commande
A la suite de l'accord obtenu du client
matérialisé par le bon de commande, la direction se charge
d'organiser les travaux. Elle établit une autorisation
d'exécution des travaux en trois (3) exemplaires, un transmis pour
exécution , un transmis au secrétariat en attente de facturation
, le troisième est conservé par la direction et classé
dans le dossier du client.
Suivant le type de commande, les travaux sont affectés
soit au Graphiste soit au Paoliste, donnant naissance à des supports
films ou Cd-rom qui sont envoyés à l'imprimeur.
Les travaux commandés à l'imprimeur se font par
Bon de Commande ou Lettre de Commande Online Création.
Les travaux d'imprimerie sont suivis par l'agent commercial
qui rend compte de l'évolution à la Direction, jusqu'à la
livraison des commandes.
Livraison de la commande
Toute réalisation de prestation est validée par
un bordereau de livraison. Celui-ci est déchargé par le client
pour attester la réception des travaux effectués par Online
Création.
Facturation
Après l'autorisation et l'acceptation du client, les
doubles des bordereaux sont adressés à la Secrétaire pour
facturation aux clients.
Ils sont établis en trois (3) volets dont la
répartition est la suivante :
· le 1er volet est conservé par
l'exécuteur des travaux,
· le 2ème volet avec un exemplaire de
la facture est conservé à la Comptabilité
Générale pour enregistrement (secrétariat),
· le 3ème volet au dossier du
client.
Les factures sont établies en trois (3) exemplaire par
la Direction et ventilées comme suit :
· un (1) exemplaire au client,
· un (1) exemplaire à la comptabilité,
· un (1) exemplaire au dossier du client
Les documents servent à l'établissement des
factures sont :
· les devis indiquant les conditions
générales de prestations,
· les offres de travaux,
· les bordereaux de livraison
Les factures après leur établissement font
l'objet d'un contrôle arithmétique et de conformité de
l'assistant comptable. Les factures contrôlées et
approuvées doivent être transmises le plus rapidement possible aux
clients. Le courrier/ coursier est chargé de cette transmission.
La facture comporte les mentions suivantes conformément
aux dispositions du code général des impôts (CGI, art 223
et suivants) :
· numéro d'ordre chronologique et
séquentiel,
· nom et raison sociale du client,
· adresse de facturation,
· numéro du compte contribuable,
· date de facturation,
· numéro du bon de commande (contrat, convention
ou cahier des charges),
· numéro du bon de livraison ou attestation de
réception de travaux,
· quantité et/ ou désignation des
prestations fournies,
· prix unitaire des prestations et montant total de la
commande,
· taux et montant de la remise commerciale,
· taux et montant de la remise exceptionnelle pour
paiement au comptant,
· montant hors taxe de la facture,
· taux et montant de la TVA et de l'ASDI,
· montant net à payer (TTC) en chiffres et en
lettres,
· visa de la direction ou de toute personne
habilitée,
· mention du régime d'imposition de la
société et du centre des impôts
Suivi des créances -
Recouvrement
Le client de Online Création peut être une
personne physique ou morale. Toute personne physique ou morale effectuant des
activités avec Online Création dispose d'un compte commercial.
A cette occasion , il est ouvert une fiche signalétique
du client permettant d'obtenir les informations générales sur ce
tiers et un dossier individuel regroupant un ensemble d'éléments
internes et externes (double des factures émises
réglées,contrats ,attestation de réception de travaux,
services, etc. .) .
Deux modalités de règlement sont retenues par
Online Création :
· 50% à la commande,
· Le solde à la livraison.
Les conditions de règlement constituent un engagement
contractuel du client rappelé sur toutes les factures émises. Le
suivi du respect de ces modalités incombe à l'agent
commercial.
Le suivi comptable des comptes clients entre dans le cadre des
travaux comptables décrits au paragraphe ci-dessous et dans la rubrique
traitement comptable.
Les comptes clients se caractérisent par une
codification à 6 chiffres.
Par ailleurs, les 3 premiers caractères indiquent la
catégorie des clients qui sont les suivants :
· 411 : Clients ordinaires
· 416 : Clients douteux et
litigieux
· 418 : Clients, produits à
recevoir
La comptabilité à travers la trésorerie
est chargée de suivre le règlement des créances clients.
Elle monte un dossier de contentieux après une procédure de
relance. La procédure de relance consiste en un nombre d'action qui
sont :
· les courriers d'avertissements,
· les appels téléphoniques,
· les propositions d'échéanciers
effectués par la trésorerie avec l'approbation de la
Direction.
La procédure de relance s'étend sur une
période de trois (3) mois, au terme de laquelle elle monte le dossier de
contentieux qu'elle transmet à la Direction. le dossier de contentieux
comprend :
· les factures client, objet du litige,
· les relances.
b) Procédures comptables du cycle de
revenus de Online Création
Contrôle des factures de
ventes
Le processus de comptabilisation est entièrement
manuel. En conséquence, une attention particulière est
accordée aux contrôles arithmétiques des factures et aux
vérifications de concordance entre les factures et les prestations
concernées.
Comptabilisation des factures de
ventes
Le système de traitement utilisé est
informatisé, la comptabilisation des ventes et le suivi des
créances de Online Création a recours aux supports
suivants :
· un journal des ventes, reprenant de manières
journalières et chronologiques les factures de ventes et services
dûment contrôlées et approuvées,
· une balance auxiliaire des clients mise à jour
régulièrement en fonction des factures de ventes émises et
des règlements reçus des clients,
· des dossiers individuels de clients contenant les
doubles des factures émises réglées ou en instances de
règlement.
Le système automatisé mis en place assure
simultanément les traitements suivants :
· facturation (logiciel de gestion commerciale
interfacé avec le logiciel comptable),
· enregistrement des factures,
· édition de la balance individuelle des
clients
Comptabilisation des règlements des
clients
Ce système automatisé élimine les
duplications de taches (comptabilisation des factures et report dans les
comptes individuels de clients) qui caractérisent le système
manuel.
Il assure la rapidité des traitements et limite les
risques d'erreurs inhérents au traitement manuel des opérations.
Les écritures sont passées en opérations
selon le schéma suivant au journal :
411 Compte clients
706 Services vendues
443 Etat, TVA
facturée
Suivi des comptes clients
Cette activité confiée au comptable est
placée sous la supervision de la direction. C'est un moyen de
contrôle dont le but est de permettre la justification du solde du compte
de tiers à un moment donné. Ce contrôle est mensuel pour
les soldes à plus de cinq (5) millions de FCFA et trimestriel pour
l'ensemble des comptes clients (y compris les comptes à soldes nul).
Evaluation du portefeuille -
clients
En fin de période, plusieurs travaux sont
réalisés en vue de la détermination de la correcte
évaluation des ventes et des créances clients. A titre principal,
nous citons les travaux suivants :
· Respect de la séparation des exercices
ou des périodes comptables (la césure)
Suivant les règles comptables
généralement admises, sont rattachées à une
période comptable, exclusivement les opérations passées au
cours de ladite période. En conséquence, il y a lieu de corriger
le niveau des produits en intégrant les prestations
réalisées non encore facturées et en excluant les
prestations comptabilisées mais non effectuées.
· Le lettrage ou l'analyse de soldes
Les analyses de solde doivent être disponibles dix (10)
jours après la fin de la période concernée. Les analyses
donnent lieu au lettrage des différentes opérations dont le
dénouement correct a pu être constaté. Une opération
est correctement dénouée si le règlement de la
créance est équivalent à la créance prise en
comptabilité. Lorsque le lettrage est correctement effectué,
l'analyse du compte client correspond au grand-livre (tirage des
opérations non lettrées uniquement) du compte client
concerné.
A ce document, il y a lieu de joindre une copie des factures
concernées. Les fiches d'analyse de compte sont visées par le
comptable.
· La demande de confirmation directe de
solde
C'est un moyen de contrôle qui vise à rapprocher
les données comptables selon deux (2) sources qui sont la
comptabilité de Online Création et les livres du tiers
concerné.
La mise en oeuvre de cette technique sera effectuée
semestriellement, par la Comptabilité, pour les comptes de soldes
supérieurs à 5 millions de francs CFA.
La demande de confirmation directe de solde est un courrier
demandant au tiers de confirmer le solde des opérations passées
avec lui dans ses livres. Cette lettre, signée par la Direction doit
être accompagnée d'un relevé de comptes et d'une enveloppe
affranchie au tarif en vigueur
· Le déclassement des créances
ordinaires en créances douteuses ou litigieuses
A la fin de chaque mois, les créances de plus d'un (1)
an d'âge à la date d'échéance de la facture sont
déclassées dans les comptes de créances douteuses. Il en
est de même pour toutes les créances faisant l'objet de
contestation par les tiers.
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