CHAPITRE 2 :
MÉTHODOLOGIE D'ÉLABORATION D'UN MANUEL
DE PROCÉDURES
SECTION 1 : ANALYSE DE
L'EXISTANT
1.1. Collecte des
informations
Il s'agit pour l'auditeur de recueillir le maximum
d'informations sur le domaine. Plusieurs techniques sont
utilisées ;
- Entretien libre
- Questionnaire descriptif
- Diagramme de circulation
1.2. Description des
procédures non formelles
Les informations collectées doivent permettre à
l'auditeur d'effectuer une première description des procédures de
traitement de l'information dans l'entreprise.
Ces procédures de traitement de l'information qui ne
sont en général consignées dans aucun document sont alors
formalisées puis inscrites dans un document pour ensuite être
soumises à l'approbation des différents intervenants ou acteurs
de la procédure.
1.3. Diagnostic des
procédures existantes
Ces procédures formalisées et validées
sont ensuite analysées conformément au référentiel
de l'auditeur (ensemble des objectifs de contrôle interne) et aux
pratiques d'organisation communément admises.
Ces analyses doivent permettre :
· D'identifier les différentes fonctions de
l'entreprise
· D'identifier les différents travaux
· De définir les objectifs de contrôle
interne
· D'identifier les intervenants à chaque
étape
· D'écrire la procédure
À la suite de ces analyses, l'auditeur doit être
à mesure de faire ressortir les forces et les faiblesses
constatées dans les procédures sur la base desquelles il fera ses
recommandations.
SECTION 2 : RÉDACTION
DU MANUEL DE PROCÉDURES
La conception du manuel s'appuie sur le cadre organique de
l'entreprise. Pour chaque procédure identifiée, le manuel
présentera :
· L'introduction
· La description détaillant les étapes de
la procédure :
- L'intervenant
- Les tâches et contrôles effectués
- La liste des documents utilisés comme supports
2.1. Contenu et forme du
manuel des procédures
Nous présenterons ses caractéristiques avant
d'analyser les informations contenues dans le manuel.
2.1.1 Contenu du manuel de
procédures
Le référentiel juridique ne donne aucune
précision sur le contenu de la documentation. Mais pour être un
ouvrage de référence, le manuel doit contenir au moins les
informations suivantes :
· Une généralité sur l'entreprise
(nom, forme, siège social, organigramme, intervenants...)
· Des éléments généraux
relatifs à la saisie des informations (organisation
détaillée de la fonction comptable, plan de comptes et liste des
journaux, procédures interne d'élaboration et de saisie des
informations, classement des pièces comptables et archivage, type de
classement, modalités de contrôle des procédures)
· Des éléments relatifs au traitement des
informations de base (le système comptable, les moyens matériels,
les documents délivrés)
· Des éléments relatifs à
l'établissement des comptes annuels (procédures d'inventaire,
procédures de passage des postes aux postes des états financiers,
règles d'évaluation, procédures d'élaboration de
l'annexe)
2.1.2 Forme du manuel de procédures
Aucune précision n'est fournie dans le
référentiel juridique SYSCOHADA sur la forme du document. Toutes
les présentations sont donc admises, toute fois la présentation
sous la forme de feuillets mobiles est conseillée, facilitant les mises
à jour.
Le manuel de procédures établi doit être
conservé aussi longtemps qu'est exigée la présentation des
états successifs auxquels il se rapporte. En effet, la rédaction
du manuel de procédures étant une obligation légale,
l'administration est en droit de le réclamer en cas d'éventuel
contrôle ; par ailleurs, étant un outil de gestion, le manuel
de procédures doit évoluer au rythme de l'entreprise.
En outre, l'inexistence de manuel de procédures emporte
présomption de production de faux bilan en cas de litige or le droit
OHADA prévoit une incrimination pénale à l'encontre des
entrepreneurs ou dirigeants qui produisent de faux documents de
synthèse.
2.2. Utilisation du manuel
de procédures
Le manuel de procédures rédigé doit
répondre à ces questions :
2.2.1 À quoi sert une procédure
?
Elle sert à décrire ce qui se fait
afin :
* de connaître ce qui se fait ;
* de faire connaître ce qui se fait ;
* d'améliorer ce qui se fait.
2.2.2 Quand doit-on utiliser une
procédure ?
* lorsqu'il y a une affectation à un nouveau
poste ;
* Lorsqu'il y a un remplacement à un poste ;
* Lorsqu'on a oublié ce qu'il faut faire ;
* Lorsqu'on ne sait pas ce qu'il faut faire ;
* Lorsqu'on doit régler un problème ;
* Lorsqu'on n'est pas d'accord sur ce qu'il y a à
faire.
2.2.3 Pourquoi utiliser une
procédure ?
Car elle offre un cadre de justification des décisions
des agents, avec comme conséquence la possibilité :
* De faire confiance aux informations reçues ou agents
les ayant fournies, la procédure
servant de gage ;
* De prendre des initiatives, la procédure servant de
justificatif à priori ;
* De sanctionner avec objectivité ;
* De réclamer avec objectivité.
2.2.4 Qui vérifie que le travail est
effectué selon les procédures ?
* Soi-même ;
* Le responsable hiérarchique ;
* Occasionnellement les auditeurs et contrôleurs
internes ou externes et missions de
supervision des bailleurs de fonds.
2.2.5 Comment s'effectue cette
vérification ?
En comparant :
* Ce qui est fait par rapport à ce qui est
écrit ;
* Ce qui n'est pas fait par rapport à ce qui est
écrit ;
* Ce que l'on aurait dû faire par rapport à ce
qui est écrit.
2.2.6 Que doit-on faire si la procédure est
différente de la pratique habituelle ?
En discuter avec la coordination, il se peut que :
* La procédure écrite doit être
révisée pour prendre en compte ce qui se passe sur le
terrain ;
* La coordination désire que l'on procède
différemment.
2.2.7 Que fait le responsable avec les
procédures ?
Il s'en sert pour :
* Décrire les postes de travail ;
* Contrôler la qualité des
opérations ;
* Spécifier les améliorations à
apporter ;
* Evaluer la performance des agents.
2.2.8 Est-il possible de modifier une
procédure ?
Une procédure comprend :
* Les directives qui sont les règles émises par
la direction. Ces règles ne peuvent être
changées que par la direction ;
* Une façon d'exécuter ces directives. Il est
possible de proposer des améliorations sur
cette façon de faire.
2.2.9 À quelles questions un manuel de
procédures doit nous permettre de
répondre ?
* Où se situe la procédure ?
* Où trouve-t-on ces procédures dans le
projet ?
* À quelle étape de la procédure
sommes-nous ?
* De quel type de procédure s'agit-il ?
* Quand la procédure a-t-elle été
rédigée ?
* Qui intervient dans la procédure ?
* À quel groupe de tâche est affecté un
agent ?
* Que doit concrètement faire cet agent ?
* Comment doit-il le faire ?
* De quels documents et/ou logiciels dispose-t-il ?
* À quelles autres procédures doit-il se
référer ?
2.3. Modèle de
présentation d'une procédure comptable
|
Manuel de procédures
|
1. PROCÉDURES ADMINISTRATIVES
|
Réf
|
183
|
|
Version
|
01
|
|
8. GESTION DES APPROVISIONNEMENTS
|
Date
|
06/07/09
|
|
5. Approvisionnement en fournitures de bureau
|
Page
|
.......
|
2.3.1 Objectif
L'objectif de cette procédure est de permettre
l'acquisition au meilleur rapport qualité-prix, de fournitures de bureau
et de consommables divers de la BACI.
Le traitement de cette procédure doit permettre de
s'assurer que:
Ø Tous les achats de fournitures de l'entreprise sont
autorisés et comptabilisés;
Ø Les achats comptabilisés correspondent à
des dépenses réelles de l'entreprise;
Ø Les achats sont effectués dans
l'intérêt de l'entreprise conformément à son
objectif;
Ø Tous les achats enregistrés sont correctement
évalués;
Ø Tous les avoirs à obtenir sont
enregistrés;
Ø Toutes les dettes concernant les biens et services
reçus sont enregistrées;
La partie commande est traitée dans le volet de passations
de marchés pour les acquisitions d'un montant supérieur à
5 000 000 FCFA. Les parties décrites ci-après
concernent les phases de réception de fournitures du fournisseur et de
remise au bénéficiaire.
2.3.2 Règles de gestion
ï Les achats de fournitures de bureau se font de
façon semestrielle; ces achats doivent être prévus au
budget de l'exercice et autorisés par les personnes
habilitées;
ï Tous les achats de fournitures dont le montant est
compris entre 0,5 million de francs CFA et de 5 millions de francs CFA doivent
faire l'objet de consultations restreintes. Au-delà de 5 millions de
francs CFA, il faut faire un appel d'offres;
ï Les factures d'eau, téléphone, internet,
loyer, assurance, et électricité doivent être
systématiquement transmises au service comptabilité via le
secrétariat. Ces factures sont saisies directement en
comptabilité dans le journal des achats.
ï Les livraisons se font sur la base d'un bon de
livraison (BL) préparé par le fournisseur et joint au bon de
commande (BC)
ï Les actifs sont réceptionnés par la
secrétaire et le responsable logistique.
ï Les livraisons d'articles à stocker font l'objet
d'un contrôle du responsable logistique matérialisé sur une
fiche de stock présentant les entrées et sorties;
ï La gestion des stocks est assurée par le
responsable logistique qui pourrait se faire aider par la secrétaire.
2.3.3 Étapes de la procédure
1) Identification des besoins
2) Validation de la demande d'achat
3) Émission de la commande
4) Choix du fournisseur
5) Réception des articles
6) Contrôle des quantités livrées
7) Entrée en stock
8) Réception de la facture
9) Validation de la facture
10) Traitement de la facture
|
ÉTAPES
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INTERVENANTS
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DESCRIPTION DE LA TACHE
|
DOCUMENTS/INTERFACE
|
|
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|
|
2.3.4 Indexation générale des
procédures
L'indexation consiste à codifier les
différentes procédures en respectant un ordre numérique ou
alphanumérique. La codification peut se faire de la façon
suivante :
ï PROCÉDURES D'ACHATS
ü ACHA -01 : Procédure d'achats de matériaux
de construction
ü ACHA - 02 : Procédure de réception des
commandes
ü ACHA - 03 : Procédure de traitement des factures
fournisseurs
ï PROCÉDURES PAIE ET GESTION DU PERSONNEL
ü PGPE - 01 : Procédure d'embauche d'un agent
permanent
ü PGPE - 02 : Procédure de préparation de la
paie
ü PGPE - 03: Procédure de comptabilisation de la
paie
ü PGPE - 04: Procédure d'accord de prêt au
personnel
ü PGPE - 05: Procédure de promotion et d'avancement
du personnel
ü PGPE - 06: Procédure de sanction disciplinaire
ï PROCÉDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS
ü STOC - 01 : Procédures de gestion des stocks de
matériaux
ü STOC - 02: Procédures de sortie des
matériaux
ü STOC - 03: Procédures de contrôle des stocks
de matériaux
ï PROCÉDURES DE GESTION DES FOURNITURES DE BUREAU
ü FBUR - 01 : Procédure de commande des fournitures
de bureau
ü FBUR - 02: Procédure de réception des
commandes de fournitures
ü FBUR - 03: Procédures d'approvisionnement du
personnel en fournitures de
bureau
ï PROCÉDURES DE GESTION COMMERCIALE
ü GCOM - 01 : Procédure d'ouverture et de traitement
d'un dossier client
ü GCOM - 02 : Procédure de conclusion de l'acte de
vente
ï PROCÉDURES DE TRESORERIE
ü TRSO-0 l: Procédure d'approvisionnement de la
caisse
ü TRSO-02: Procédure d'encaissement des acomptes
clients
ü TRSO-03: Procédure de paiement des factures
fournisseurs
ü TRSO-04: Procédure de paiement des salaires
ü TRSO-05: Procédure de versement des espèces
à la banque
ü TRSO-06: Procédure de contrôle de
la caisse
ü TRSO-07: Procédure de suivi des rapprochements
bancaires
ï PROCÉDURES DIVERSES
ü DIVE -01: Procédure de sous-traitance
ü DIVE-02: Procédure de gestion des bons de
carburant
ü DIVE-03: Procédure de gestion du parc auto et
engins
ü DIVE-04: Procédure de contrôle du stock de
matériaux sur les chantiers
ü DIVE-05: Procédure de location d'engins
2.4. Plan du
manuel
2.5. Vie du manuel de
procédures
Ce manuel est bien entendu destiné à être mis
à jour au fur et à mesure de l'évolution du cadre
structurel et des changements intervenant dans le processus de traitement des
opérations au sein de la société.
La mise à jour du manuel de procédures incombe en
premier lieu à la société qui est le témoin
privilégié de l'impact de l'évolution de l'environnement
sur ses méthodes de travail. Toutefois, le concours de tout intervenant
ou de toute personne partenaire de la société est vivement
encouragé.
2.6. Le diagramme de
circulation (FLOW CHART)
2.6.1 Présentation du diagramme
Un diagramme est une représentation graphique d'une
suite d'opérations dans laquelle différents documents, postes de
travail, de décisions, de responsabilités, d'opérations
sont représentés par des symboles réunis les uns aux
autres suivant 1'organisation administrative de 1'entreprise.
2.6.2 Objectifs du diagramme
Les objectifs des diagrammes de circulation ou flux sont :
- de donner un enregistrement des procédures et
systèmes de l'entreprise et mettre en relief les aspects importants du
contrôle interne;
- d'être une base pour les tests de
conformité qui servent à vérifier que les
procédures sont bien appliquées.
Il synthétise l'ensemble des processus,
c'est-à-dire:
q Les différentes tâches exécutées;
q Les intervenants;
q La chronologie des opérations;
q Les documents et informations utilisées (en
entrées: documents sources; en sorties: documents produits)
Le diagramme permet de faire ressortir :
q Les éventuelles inefficiences du processus: doublons,
retards, documents inutilisés, etc.;
q Les éventuelles failles: absence de
contrôle-clé, utilisation d'un document inapproprié pour
effectuer un contrôle.
La présentation du diagramme peut varier selon les auteurs, mais dans
l'ensemble on deux modèles de présentation bien définis:
le diagramme vertical et horizontal.
q Le diagramme vertical
Cette forme de diagramme représente verticalement le
circuit des documents. Les services seront placés les uns au-dessous des
autres et séparés par un trait horizontal
La présentation du circuit de documents est faite
selon 1'ordre chronologique, c'est-à-dire depuis sa création
jusqu'à son archivage ou sa destruction.
q Le diagramme horizontal
Comme dans le diagramme vertical, la représentation du
circuit de documents est faite selon l'ordre chronologique, mais la circulation
entre les services se fait horizontalement.
Du fait de la juxtaposition de plusieurs services les
uns à côté des autres, le diagramme horizontal se
présente sur un imprime de plus grand format que le diagramme
vertical.
Dans la mesure du possible, pour la clarté du
diagramme, il faut éviter d'utiliser trop de symboles différents.
Certains auteurs conseillent de faire des renvois pour noter certaines
explications qui, si elles figuraient sur le diagramme, l'alourdiraient. Il
faut cependant éviter d'user de ces notes trop souvent, car elles
feraient retomber tout l'intérêt du diagramme.
2.7.
Recommandations
Il sera question pour l'auditeur de faire des suggestions
susceptibles de réduire voire d'annuler les risques attachés aux
différentes faiblesses mises en évidence par l'analyse
précédente.
Ces recommandations ne trouvant pas toujours l'assentiment des
dirigeants, il appartiendra à l'auditeur de démontrer
l'objectivité de ses conclusions afin d'obtenir l'adhésion des
responsables.
L'objectif de ce chapitre était de présenter le
concept et le cadre légal d'élaboration d'un manuel de
procédures ainsi que d'en faire la descriptive étape par
étapes.
Nous retenons donc que la mise en place d'un manuel de
procédures relève des obligations légales soumises
à l'entreprise et qu'en tant qu'outil de contrôle interne, son
élaboration doit obéir à un certain nombre de
règles et respecter une méthodologie bien précise.
La seconde partie est consacrée à la
présentation de la BACI et à l'élaboration du manuel de
procédures.
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