II.5. STRUCTURE DE L'OCPT
Direction
Secrétaire
Div. Télécom
|
Div. des Postes
|
D.A.F
|
|
Serv. Technique
|
Section courrier
|
PTPAL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Facteur
|
Guichet
|
CPD
|
Légende :
Div. : Division
D.A.F. : Division Administrative et Financière
Serv. : Service
PTPAL : Percepteur Principal
CPD : Comptable des Dépenses
II.6. FONCTIONNEMENT DE LA STRUCTURE
a) La Direction :
A la tête de la Direction il y a un Directeur
Provincial, chargé de diriger, coordonner toute les activités de
l'entreprise et contrôler le bon fonctionnement de services. Le Directeur
provincial est personnellement responsable devant l'Administrateur
Délégué Général (ADG) de l'OCPT en ce qui
concerne l'organisation et fonctionnement des services. Il est
représentant de l'ADG en province auprès des autorités
civiles, militaires et judiciaires.
24
b) La Division de
Télécommunication
Elle coordonne et contrôle le bon fonctionnement de tous
les services
des télécommunications.
Elle a sous sa supervision deux services:
Le service technique;
Le service des opérations ;
Service technique, s'occupe du maintien et de l'entretien tant
préventif que curatif
des équipements, et comprend quatre bureaux;
Le Service des opérations est chargé de
l'exploitation proprement dite des services
de télécommunication en province. Cinq bureaux
sont rattachés à ce service.
c) La Division des Postes
Cette division coordonne et contrôle le bon
fonctionnement de tous les services postaux de la province et compte deux
services; le service d'inspection; le Service des opérations postales et
commerciales. Le service d'inspection s'occupe du contrôle des bureaux
des postes en provinces et il a sous sa responsabilité deux bureaux. Le
service des opérations postales et commerciales s'occupe de
l'exploitation postale et des relations avec la clientèle. Trois bureaux
y dépendent. Ce service est purement commercial.
d) La Division Administrative et
Financière
La Division Provinciale de l'Administration et de Fiance
gère l'ensemble des ressources humaines et financière de l'OCPT
en province. Elle est subdivisée en trois services:
Le service administratif;
Le service financier;
Le service de la logistique.
Le service administratif s'occupe de la gestion du personnel
et la politique sociale de l'OCPT en province. Trois bureaux y sont
rattachés;
25
Le service financier gère la trésorerie, le
budget et planifie les actions. Il tient aussi la comptabilité de
l'entreprise en province et compte trois bureaux en son sein;
Le service de la logistique; quant à lui, gère
l'approvisionnement, les magasins, les charrois automobiles, les
bâtiments et l'équipement. Trois bureaux y sont également
rattachés.
NB : Vu que tous les services de l'OCPT ne fonctionnement plus
totalement, nous avons pris ceux dont au moins un service est en marche,
qu'à cela ne tienne, nous avons aussi la division de Compte
Chèque et Mandats Postaux mais qui pratiquement ne fonctionne plus.
e) La section courrier
Ce bureau joue deux rôles principaux à savoir:
La confection des dépêches au départ;
La réception des dépêches à leur
arrivée et leur dépouillement, ainsi que la distribution des
envois dans les boites postales.
A L'expédition: les courriers sont retirés du
guichet et acheminés dans ce bureau où ils sont triés en
fonction de leurs destinations grâce à des casiers
spécialement conçus pour cela. Les courriers sont triés
dans différents casiers selon leurs destinations et aussi leurs moyens
d'acheminement par voie routière, par voie lacustre et d'autres par voie
aérienne (par avion).Après le tri, les courriers de même
destination et par la même voie d'acheminement sont mis dans un sac sur
lequel on attache une étiquette comportant des renseignements sur la
date d'expédition, le numéro de l'envoi, le bureau d'origine, le
bureau de transit éventuel, le bureau de destination et le service
transporteur. Cet envoi, ainsi fermé, s'appelle dépêche.
Il est ensuite, établi un bordereau d'expédition
qui sera signé par l'agent des postes ainsi que par celui des services
transporteurs.
A la réception: les courriers sont triés en
fonction des casiers constituant des groupes de numéros des boîtes
aux lettres, et ces courriers sont alors acheminés dans chaque boite
postale, et ceci pour les courriers ordinaires.
Quant aux envois enregistrés, les sacs sont
orientés au box des recommandés où est établi un
document d'enregistrement de ces lettres qu'on appelle CALLEPIN. Après
l'enregistrement de ces lettres (envois), il est établi des avis
d'arrivé qui seront
26
déposés dans chacune des boîtes
correspondantes pour permettre le destinataire de ces envois de venir les
réclamer. Au retrait de ceux-ci, le destinataire doit apposer sa
signature sur le document d'enregistrement des envois comme preuve de retrait
des envois. Pour des personnes ne possédant pas de boite postale, le
préposé au box des recommandés se charge lui-même de
leur apporter des avis d'arrivée aux adresses indiquées sur les
envois. (C'est ce qu'on appelle distribution à domicile).
f) Le Guichet
Il est le lieu de départ pour tous ceux qui
désirent avoir des renseignements sur l'OCPT, ces services qui sont
vendus à la poste. C'est là que les courriers à
expédier sont déposés. A leur dépôt au
guichet, certaines opérations sont requises:
On doit bien distinguer les catégories des courriers
(lettres ordinaires, colis postaux). Vient ensuite le pesage. S'il s'agit d'un
colis, le poids déterminera si c'est un petit colis postal (<= 2Kgs)
ou d'un colis postal (> à 2 Kgs).
On détermine la taxe à payer. Il est à
noter que le montant à payer dépend du poids et du pays de
destination (repartis en zone). A la fin, c'est l'affranchissement qui se fait
soit par des timbres-poste soit par la machine à affranchir.
g) Le Facteur
C'est un service de la poste qui s'occupe essentiellement de
la collecte des courriers, la distribution à domicile, et chargé
de l'expédition des dépêches aux compagnies transporteuses.
Il travail en collaboration avec la section courrier.
h) La comptabilité des
dépenses
Après approbation des dépenses par le Directeur
Provincial qui signe conjointement avec le DAF, celles-ci sont envoyées
chez le comptable de dépenses pour programmation et paye afin
d'être comptabilisées.
27
j) La Perception Principale
Ce service centralise toute les recettes de la province,
quelles soient de Goma, Butembo ou à l'intérieur de la province.
Signalons que la perception principale est unique pour toutes les divisions de
l'OCPT/Goma.
28
CHAP III. ANALYSE DU SYSTEME D'INFORMATION
I. SYSTEME D'INFORMATION EXISTANT I.1.
INTRODUCTION
Un système d'information (SI) en sigle a
progressé de l'optique ancienne où il était lié au
traitement des données opérationnelles à l'exception
moderne où il englobe le SIAD, les systèmes experts, les
systèmes de support au travail intellectuel.
Néanmoins, avant d'entreprendre le vif de notre
chapitre, il est indispensable de définir le mot système qui est
un ensemble d'éléments matériels ou immatériels
(hommes, machines, règles,...) en interaction, transformant par un
processus des éléments (entrées) en d'autres
éléments (sorties)10. C'est un ensemble des moyens
techniques et humains permettant à une organisation de traiter son
information.
En effet, un SI est un phénomène identifiable
dont les éléments peuvent être matériels ou
immatériels pratiquant la régularisation par des processus
transformant les entrées fournies par l'environnement en sortie.
Toute organisation non informée est
considérée morte, pour ce faire, tout système doit avoir
trois sous systèmes pour fonctionner normalement :
Système de pilotage qui contrôle et décide
sur le comportement du système opérant en passant par le SI ou
non.
Système d'information qui est chargé de
mobiliser les informations du SP et SO et vice versa.
Système Opérant est celui agissant sur les
activités de l'organisation ou encore il exécute l'information
donnée par le système de Pilotage.
10 Franck BISIMWA BUHENDWA, Gestion automatisé des
colis postaux dans une entreprise publique, inédit, ISC-Goma,
2009-2010, p.16
Système de Pilotage
Système d'Information
Système Opérant
29
30
I.2. LE MODEL CONCEPTUEL DE COMMUNICATION I.2.1. MCC
Brut
Le modèle de communication formalise les
échanges d'informations entre systèmes fonctionnels et identifie
les systèmes "à mémoire"11.
Ce model nous servira à représenter la
circulation des informations au sein de l'OCPT/Goma.
11 Eurasme KAKULE MILANDO, Cours de Méthode d'Analyse
d'Information, ISC, G3, inédit 2010-2011
Client
2
Division Adm et Finan
Cpt des Dépenses
11 12 13 14
1
Direction Provinciale
Guichet
7 8
21
Perception PPAL
22 15
3 5
4 6
17 18
Division des Postes
17
Section Courrier
20
19
10 9
16
Secretariat de Direction
Division Télécom
Facteur
31
Figure 1. Modèle conceptuel de communication
brut
32
Légende
1. Dépôt colis
2. Remise quittance
3. Rapport des colis déposés
4. Instructions
5. instructions
6. rapport colis expédiés
7. Versement frais des colis
8. injonctions
9. Ordre
10. Rapport des statistiques
11. Demande dépenses
12. Remise dépenses
13. demande recettes
14. Rapport recettes
15. échange
16. échange
17. Requête
18. Approbation
19. Document à saisir
20. Documents saisis
21. échange
22. échange
33
I.2.2. Matrice des flux
Ce tableau aura d'une part l'acteur émetteur et l'acteur
destinataire d'autre part.
Tableau 1. Matrice des flux
|
Client
|
facteur
|
guichetier
|
PTP courrier
|
CPD
|
PTPAL
|
DAF
|
DPP
|
DT
|
DP
|
SEC
|
|
Client
|
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
facteur
|
|
|
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
guichetier
|
2
|
|
|
3
|
|
7
|
|
|
|
|
|
|
PTP courrier
|
|
5
|
4
|
|
|
|
|
10
|
|
|
|
|
CPD
|
|
|
|
|
|
|
12
|
|
|
|
|
|
PTPAL
|
|
|
8
|
|
|
|
14
|
|
|
|
|
|
DAF
|
|
|
|
|
11
|
13
|
|
21
|
|
|
|
|
DPP
|
|
|
|
9
|
|
|
22
|
|
15
|
17
|
|
|
DT
|
|
|
|
|
|
|
|
16
|
|
|
|
|
DP
|
|
|
|
|
|
|
|
18
|
|
|
19
|
|
SEC
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
20
|
|
34
Division des finan
Division des postes
Versement Rapport
Contrôle
Perception
L'INFORMATISATION DE GESTION
REQUISE EN TEMPS REEL
;
GESTION DES INFORMATIONS SUR
LES COLIS POSTAUX
- Facturation - Quittance
- Dépôt colis - Paiement
CLIENT
I.2.3. Model Conceptuel de Communication net
35
I.3. ETUDE DE TRAITEMENT
I.3.1. MODELE ORGANISATIONEL DE TRAITEMENT (MOT) Tableau
des procédures fonctionnelles
1°) Processus de réception des
colis
|
PF
|
DEROULEMENT
|
ACTIONS
|
NATUR E
|
POSTE DE TRAVAIL
|
|
Début
|
Duré e
|
Lieu
|
Resp.
|
Ress.
|
|
PF
1
|
8h30<t<16h 30
|
X
|
Réception client
|
M
|
Guich et
|
Guicheti er
|
Guicheti er
|
|
PF
2
|
8h30<t<16h 30
|
X
|
Présentation du tarif
|
M
|
Guich et
|
Guicheti er
|
Guicheti er
|
|
PF
3
|
8h30<t<16h 30
|
X
|
Pesage colis
|
M
|
Guich et
|
Guicheti er
|
Guicheti er
|
|
PF
4
|
8h30<t<16h 30
|
X
|
Paiement
frais de
dépôt
|
M
|
Guich et
|
Guicheti er
|
Guicheti er
|
|
PF
5
|
8h30<t<16h 30
|
X
|
Emission quittance
|
M
|
Guich et
|
Guicheti er
|
Guicheti er
|
|
PF
6
|
8h30<t<16h 30
|
X
|
Remise quittance au client
|
M
|
Guich et
|
Guicheti er
|
Guicheti er
|
|
PF
7
|
8h30<t<16h 30
|
X
|
Transmissio
n rapport
colis reçus
|
M
|
Guich et
|
Guicheti er
|
Guicheti er
|
|
PF
8
|
8h30<t<16h 30
|
X
|
Réception rapport colis reçus
|
M
|
Sectio n courri er
|
PTP Courrier
|
PTP Courrier
|
|
PF
9
|
8h30<t<16h 30
|
X
|
Enregistrem
ent colis
reçus
|
M
|
Sectio n courri er
|
PTP Courrier
|
PTP Courrier
|
36
2°) Processus d'expédition colis
|
PF
|
DEROULEMENT
|
ACTIONS
|
NATURE
|
POSTE DE TRAVAIL
|
|
Début
|
Durée
|
Lieu
|
Resp.
|
Ress.
|
|
PF10
|
8h30<t<16h30
|
X
|
Pgm vol à la compagnie
|
M
|
Facteur
|
Facteur
|
Facteur
|
|
PF11
|
8h30<t<16h30
|
X
|
Préparation de la dépêche
|
M
|
Facteur
|
Facteur
|
Facteur
|
|
PF12
|
8h30<t<16h30
|
X
|
Retrait frais
d'expédition
|
M
|
CPD
|
CPD
|
CPD
|
|
PF13
|
8h30<t<16h30
|
X
|
Expédition dépêche
|
M
|
Facteur
|
Facteur
|
Facteur
|
|
PF14
|
8h30<t<16h30
|
X
|
Retrait LTA
|
M
|
Facteur
|
Facteur
|
Facteur
|
|
PF15
|
8h30<t<16h30
|
X
|
Transmission rapport d'expédition
|
M
|
Facteur
|
Facteur
|
Facteur
|
|
PF16
|
8h30<t<16h30
|
X
|
Réception rapport d'expédition
|
M
|
Section courrier
|
PTP courrier
|
PTP courrier
|
|
PF17
|
8h30<t<16h30
|
X
|
Enregistrement colis expédiés
|
M
|
Section courrier
|
PTP courrier
|
PTP courrier
|
Règles d'Organisation
1°) Processus de réception
colis
RO1 : Le travail débute à 8h30 et prend fin
à 16h30
RO2 : Les clients sont reçus au Guichet
RO3 : Le guichetier présente le tarif
RO4 : Le guichetier pèse le colis
RO5 : Le guichetier perçoit le frais de
dépôt
RO6 : Le guichetier remet les frais de dépôt au
percepteur
RO7 : L e percepteur enregistre le frais de
dépôt
RO8 : Le guichetier transmet le rapport au chef de section
courrier
RO9 : Le chef de section courrier enregistre les colis
reçus.
37
2°) Processus d'expédition
RO10 : Le facteur vérifie le programme de vol à
la compagnie
RO11 : Le chef section courrier prépare la
dépêche
RO12 : Le facteur retire le frais d'expédition au
près du Comptable des dépenses
RO13 : Le facteur expédie la dépêche
RO14 : Le facteur retire la LTA et le reçu
d'expédition
RO15 : Le facteur remet le reçu d'expédition et
la LTA
RO16 : Le chef section courrier enregistre la
dépêche (colis) expédiée
38
POSTE DE TRAVAIL
LIEU,
RESP,
RESS
Guichet Guichetier Guichetier
Guichet Guichetier Guichetier
Guichet Guichetier Guichetier
DEBUT DUREE MAX
ENCHAINEMENT DES PROCEDURES DU MOT
Arrivée Client
Guichetier présent
Et
8h30<t<16h30
PF1
Réception client Toujours
Tarif
disponible
Client reçu
8h30<t<16h30
Et
Présentation tarif
PF2
Non ok OK
Tarif refusé
8h30<t<16h30
Balance disponible
Tarif accepté
Et
PF3
Pesage colis Toujours
A
M
M
NATURE
M
c). Diagramme d'enchaînement des procédures
fonctionnelles 1°) Processus de réception colis
B
39
|
|
|
Guichet Guichetier Guichetier
|
|
8h30<t<16h30
|
A
Frais Poids prélevé
disponible
Et
|
M
|
|
|
|
Paiement frais de dépôt
|
|
|
|
|
PF4
|
Toujours
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Guichet Guichetier Guichetier
|
|
Quittancer Frais de dépôt
disponible Payés
|
|
|
8h30<t<16h30
|
Et
|
M
|
|
|
|
Emission quittance
|
|
|
|
|
PF5
|
Toujours
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Guichet Guichetier Guichetier
|
|
8h30<t<16h30
|
Client Quittance
présent élaboré
|
M
|
|
Et
|
|
|
|
|
Remise de la quittance
|
|
|
|
|
PF6
|
Toujours
|
|
|
|
|
|
Guichet Guichetier Guichetier
|
|
Guichetier Quittanc
Disponible e remise
|
|
|
8h30<t<16h30
|
|
M
|
|
Et
|
|
|
|
PF7
|
Transmission rapport colis reçus
|
|
|
Toujours
40
|
8h30<t<16h30
|
B
PTP Rapport
disponible transmis
|
Section courrier
PTP courrier PTP courrier
|
|
|
Et M
|
|
|
Réception rapport
|
|
|
PF8
|
Toujours
|
|
|
|
8h30<t<16h30
|
M
|
Section courrier
PTP courrier PTP courrier
|
|
Cahier registre Rapport reçu
disponible
Et
|
|
|
Enregistrement rapport
|
|
|
PF9
|
Toujours
|
|
|
FIN PROCESSUS
|
D
41
2°) Processus d'expédition de
colis.
|
M
|
Facteur
Facteur
Facteur
|
|
Facteur Calendrier Cie
présent disponible
|
|
8h30<t<16h30
|
|
|
Et
|
|
|
PF 10
|
Consultation calendrier vol
|
|
|
|
|
Pas de vol
|
Vol possible
|
|
|
Pas
d'expédition
|
|
|
|
M
|
Section courrier PTP PTP
|
|
|
|
Vol
PTP possible
|
|
|
présent
8h30<t<16h30 Et
|
|
|
PF11
|
Préparation de la dépêche
|
|
|
|
Toujours
|
|
|
|
|
|
Frais
8h30<t<16h30
|
disponible
Dépêche
d'expédition
|
prête
|
M
|
CPD CPD CPD
|
|
Et
|
|
|
PF12
|
Retrait frais d'expédition
|
|
|
|
Toujours
|
|
|
|
|
|
8h30<t<16h30
|
|
|
M
|
Facteur
Facteur
Facteur
|
|
Frais d'expédition
|
|
|
Facteur dispo
|
retiré
|
|
|
|
|
|
Et
|
|
|
|
Expédition dépêche
|
|
|
PF13
|
Toujours
|
|
|
FIN PROCESSUS
42
|
8h30<t<16h30
|
|
|
Facteur Facteur Facteur
|
|
D
LTA Dépêche
disponible expédiée
|
|
|
|
Et
|
M
|
|
|
Retrait LTA/Reçu
|
|
|
|
PF14
|
Toujours
|
|
|
|
|
|
8h30<t<16h30
|
|
|
Facteur Facteur Facteur
|
|
PTP disponible LTA/Reçu retiré
|
|
|
Et
|
M
|
|
PF15
|
Transmission rapport expédition
|
|
|
|
|
Toujours
|
|
|
|
|
|
|
8h30<t<16h30
|
|
|
|
Section courrier PTP PTP
|
|
PTP présent
|
Rapport transmis
|
|
|
Et
|
M
|
|
|
Réception rapport
|
|
|
|
PF16
|
Toujours
|
|
|
|
|
|
|
|
8h30<t<16h30
|
Rapport
Registre reçu
Disponible
|
M
|
Section courrier PTP PTP
|
|
Et
|
|
|
PF17
|
Enregistrement colis expédié
|
|
|
|
Toujours
|
|
43
I.3.2. MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT
| 
