CHAPITRE II : MODE D'ADMINISTRATION DU FONDS
DOCUMENTAIRE, MESURES DE CONSERVATION ET DE PROTECTION
I - LE TRAITEMENT DE L'INFORMATION
Le traitement de l'information est l'activité
principale de tout système d'information documentaire. Le traitement est
l'ensemble des opérations effectuées dès l'arrivée
du document dans la structure jusqu'à sa mise à la disposition
des usagers. Nous avons deux (2) types de traitement. Ce sont : le
traitement manuel et le traitement automatisé.
1-1-Le traitement manuel
Concernant le traitement manuel, il existe en termes de
réalisation courante cinq (5) types activités à la
bibliothèque centrale : Réception des documents et
enregistrement, Contrôle des fonds, Catalogage et Cotation des
monographies, Numérisation, et Classement des ouvrages.
1-1-1-La réception des documents et
l'enregistrement - Le pointage de la commande
Le pointage de la commande est la toute première action
après réception des documents commandés par une
bibliothèque. Il faut absolument vérifier la livraison ; mieux
s'assurer que ce qui est fourni correspond bien à ce qui a
été demandé.
A cet effet, on effectue un pointage de la commande , en
comparant attentivement la fiche de « commande en cours » ou
le double du bon de commande avec les documents livrés et le bordereau
ou la facture qui les accompagne.
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Cette opération doit permettre de déceler
d'éventuelles erreurs de livraison : erreurs de titres semblables ou
voisins, erreurs de tomaison, erreurs d'édition.
Le plus souvent, les erreurs décelées seront
réparées par échanges. Si l'échange est impossible,
le gestionnaire de la bibliothèque pourra décider de garder
malgré tout le document fourni, de le remplacer par un autre ou de
réclamer un avoir auprès des fournisseurs.
En plus des documents entrés à la
bibliothèque à titre onéreux ou par achat, certains
documents pourront être reçus à titre gratuit par don.
Toute proposition de don devra faire l'objet d'une vérification.
Ainsi, de préférence avant d'accepter le don, il
faudra s'assurer que les documents proposés seront utiles à la
bibliothèque compte tenu de son fonds, de ses missions et de son
public.
- Le collationnement et l'estampillage
Le collationnement consiste à
vérifier le bon état du document. On contrôlera rapidement
que le document est complet, qu'il est correctement imprimé et
relié, qu'il n'y a pas d'erreurs de pagination.
L'estampillage est l'apposition sur un
document de la marque d'appartenance de la structure. Cette marque a pour
véritable fonction de dissuader les usagers d'emporter les ouvrages qui
sont mis à leur disposition.
En fait, l'estampillage consiste à apposer le cachet de
la bibliothèque sur le document et sur certaines pages pour attester sa
propriété.
Le cachet se met sur le retro de la page de
titre, à des pages fixes selon les règles de la
bibliothèque (exemple : p.12, p.181, p.256, etc.), sur
la dernière
page fixe et aussi parfois sur la
tranche.
Si au cours du collationnement ou de l'estampillage un
défaut apparait, l'ouvrage malgré l'estampillage sera
échangé auprès du fournisseur.
A la bibliothèque centrale de l'E.N.S, l'on appose le
cachet sur la page de titre, les pages 21 et 107, et la dernière page
imprimée.
- L'enregistrement
L'enregistrement est l'inscription de chaque
nouvelle acquisition sur un registre d'entrée inventaire. On attribue un
nouveau numéro d'inventaire à chaque document. Ainsi, chaque
exemplaire d'un même document aura un numéro propre à
l'intérieur d'une numérotation continue.
Le numéro d'inventaire est reporté de
manière indélébile sur le document ; en
général sur la page de titre des ouvrages.
Un registre d'entrée inventaire comporte plusieurs
colonnes qui doivent être correctement remplies. Il donne des
renseignements qui décrivent et identifient le document.
Les colonnes du registre sont : numéro
d'entrée ; date d'entrée ; description de l'ouvrage
(Auteur, titre et éditeur) ; lieu et date
d'édition ; format, relié ou broché ; origine
(vendeur, donateur, échangeur) ; prix ; cote ;
observation.
Un numéro d'entrée inventaire ne peut être
attribué qu'une seule fois.
Il constitue de manière définitive et formelle
l'état civil de chaque exemplaire du document que possède
l'établissement.
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Il est également reporté sur la facture
correspondante pour servir de
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preuve comptable de la réception effective du document.
Il est aussi transcrit dans le catalogue topographique.
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