1-1-2-Le contrôle des fonds
- Le récolement ou l'inventaire du
fonds
Le récolement est la
vérification de l'intégralité des collections de la
bibliothèque à l'aide du registre inventaire pour les collections
classées par ordre d'entrée. Il consiste ainsi, à comparer
les inventaires, les documents présents et ceux qui sont en
prêts.
Ce travail minutieux permet d'effectuer le contrôle des
collections. Il permet aussi de se rendre compte de leur état physique.
Il aide enfin à vérifier la pertinence des fonds par rapport
à la demande du public.
Le récolement sera aussi l'occasion de corriger
d'éventuelles anomalies : cote erronée, fiches
incomplètes ou manquantes...
Enfin, tout récolement fera l'objet d'un
procès-verbal qui mentionnera les dates de l'opération, la liste
des ouvrages manquant et ceux qui ont été retrouvés.
- L'élimination ou le
désherbage
La multiplication rapide de la production imprimée, des
capacités de stockage limitées, l'usure matérielle,
l'obsolescence rapide de l'information et sa nécessaire
réactualisation, la satisfaction des besoins de recherche des usagers,
imposent aujourd'hui à toute bibliothèque une révision
critique de son fonds. Les critères d'élimination varieront en
fonction des bibliothèques et de leurs missions. Il y a trois (3) sortes
de retraits qui sont à distinguer :
a-
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le retrait du livre de l'accès et sa mise en magasin ;
b- le retrait de l'établissement avec don ou
échange entre bibliothèques. Des documents estimés
périmés ou d'un niveau trop élevé peuvent enrichir,
ailleurs, des fonds locaux spécialisés ;
c- la mise au pilon, c'est-à-dire la destruction.
A la bibliothèque centrale de l'ENS, ce sont les
critères «a» et «c
» qui sont couramment utilisés. S'agissant
particulièrement du critère « c »,
l'on n'effectue pas la destruction du document destiné à la mise
au pilon, mais plutôt une vente aux usagers à un prix
dérisoire.
1-1-3-Le catalogage et la cotation des monographies
- Le catalogage :
Cataloguer, c'est établir selon des données
précises « la carte d'identité
» d'un document. C'est à la fois décrire
l'aspect matériel du document, et donner ses origines intellectuelles et
éditoriales.
Cette carte renseignée vise à aider le
bibliothécaire ou le documentaliste à accéder rapidement
au document. Pour cela, le spécialiste consulte les sources
d'information figurant soit sur la page de titre, soit sur les pages
liminaires.
Elle est faite sur une fiche de format 75 x 175 mn en papier
bristol assez épais pour être plus facilement manipulé.
Les éléments descripteurs de toute publication, de
toute nature
monographique sont obligatoirement repartis en sept (7) zones
qui se succèdent dans un ordre immuable :
- Zone 1 : zone du titre et de la mention de
responsabilité, - Zone 2 : zone de l'édition,
52
- Zone 3 : zone de l'adresse bibliographique,
- Zone 4 : zone de la collation,
- Zone 5 : zone de la collection et de la monographie en
plusieurs
volume
- Zone 6 : zone des notes,
- Zone 7 : zone de l'ISBN. de la reliure et du prix.
- Présentation d'une fiche
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930 REN
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RENAULT (François)
Libération d'esclaves et nouvelle servitude : les
rachats de captifs africains pour le compte des colonies françaises
après l'abolition de l'esclavage/ François Renault.
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4382
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- Abidjan, Dakar : NEA, 1976. - 2360 p ; 24 cm
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- La cotation
La cotation des documents est une opération qui
consiste à attribuer à chaque document un numéro qui
indique sa place dans les rayonnages ; autrement dit, c'est le choix de la cote
qui déterminera le rangement du livre en rayon.
Aussi, la cote est un ensemble de symboles (lettres,
chiffres, signes) servant à designer suivant le mode de classement
utilisé, la place de l'ouvrage sur les rayons.
Par ailleurs dans les bibliothèques en libre
accès, on complète l'indexation numérique par les trois
(3) premières lettres du nom de l'auteur ou le titre d'anonyme.
La cote de la bibliothèque centrale de l'E.N.S est
alphanumérique, c'est-à-dire que la cote d'un document est une
combinaison de lettres et de chiffres.
La cotation était initialement faite à partir
d'une classification « maison ». Celle-ci est composée de
trois (3) parties : un code alphanumérique attribué à
chaque domaine (exemple : K 3 = Histoire) ; trois (3)
premières lettres du patronyme de l'auteur, et le numéro
d'enregistrement du document.
-Deux (2) étiquettes de cotation
D 1
DIE
D 1 :
Mathématiques387
DIE : Jean DIEUDONNE (Auteur) 3877
: N° d'enregistrement
930
REN
930 : Histoire
REN : François Renault (Auteur)
4382 : N° d'enregistrement
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La cote du document est portée sur une étiquette
et placée sur le dos du document.C
Par ailleurs, le personnel fait usage progressivement de la
classification Dewey, pour les nouvelles acquisitions et les anciens documents
déjà enregistrés. Toutes ces dispositions permettent de
retrouver le document sur le rayonnage.
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