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Mise en place d'un système informatisé pour la gestion des produits agricoles prêts à  l'exportation: cas de l'office national du café (secteur de Goma).


par Yves IMOA MIRIMO
Institut Supérieur dà¢â‚¬â„¢Informatique et de Gestion - Graduat  2015
  

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III.6. MODELE ORGANISATIONNELLE DE TRAITEMENT (MOT)

III.6.1. REGLES D'ORGANISATION

RO1 : A l'Office National du Café, le travail commence à 7h30 et prend fin à 15h00 ;

RO2 : Tout exportateur prêt à exporter ses produits doit toujours présenter un échantillon à un échantillonneur ;

RO3 : Tout échantillons est soumis à une analyse et traitement dans le Bureau Labo ;

RO4 : Après analyse par le laborantin, l'agent élabore et édite le certificat de qualité ;

RO5 : Pour tous vérification et conformité du certificat de qualité, le laborantin envoie le certificat et qualité au chef du bureau exportation ;

RO6 : Si le chef du Bureau Exportation trouve que le certificat est conforme, l'agent élaborer l'élément de facturation ;

RO7 : Pour tous payement des frais d'exportation, l'agent élaborer et édite la facture que le comptable remet à l'exportateur ;

RO8 : Tous payement de la facture s'effectué à la caisse, puis l'agent élabore et édite le reçu qui sera remis à l'exportateur;

RO9 : Avant d'autoriser l'exportation des produits, l'exportateurs des produits doit présenter son reçus au service commercial afin que le chef y mette son approbation ;

RO10 : Après approbation du chef du service commerciale, il envoie le reçus à la Direction ;

R011 : Toute autorisation d'exportation doit être présenté au bureau statistique, puis l'agent élabore et édite le Certificat d'Origine International afin que le Directeur donne l'autorisation finale d'exportation.

70

III.6.2. TABLEAUX DES PROCEDURES FONCTIONNELLES

a. Processus de contrôle des produits prêts à l'exportation

PF

DEROULEMENT

ACTIONS

NATURE

POSTE DE TRAVAIL

Début

Durée

Lieu

Responsable

Ressources

PF1

7h30-15h°°

x'

Réception de l'échantillon

M

Bur Lab

Laborantin

Laborantin

PF2

7h30-15h°°

x'

Analyse et traitement produit

M

Bur Lab

Laborantin

Laborantin

PF3

7h30-15h°°

x'

Elaboration Certificat de qualité

AC

Bur Lab

Laborantin

Laborantin + Ordinateur

PF4

7h30-15h°°

x'

Edition Certificat de qualité

AB

Bur Lab

Laborantin

Ordinateur

PF5

7h30-15h°°

x'

Envoie certificat de qualité

M

Bur Exp

Laborantin

Laborantin

PF6

7h30-15h°°

x'

Vérification du certificat de qualité

M

Bur Exp

Chef Bur Exp

Chef Bur Exp

PF7

7h30-15h°°

x'

Elaboration élément de facturation

AC

Bur Exp

Chef Bur Exp

Chef Bur Exp + Ordinateur

PF8

7h30-15h°°

x'

Edition de l' Elément de facturation

AB

Bur Exp

Chef Bur Exp

Ordinateur

b. Processus de Payement Frais d'exportation

PF

DEROULEMENT

ACTIONS

NATURE

POSTE DE TRAVAIL

Début

Durée

Lieu

Responsable

Ressources

PF9

7h30-15h°°

x'

Elaboration facture

AC

Sce Fin

Comptable

Comptable + Ordinateur

PF10

7h30-15h°°

x'

Edition facture

AB

Sce Fin

Comptable

Ordinateur

PF11

7h30-15h°°

x'

Remise facture

M

Sce Fin

Comptable

Comptable

PF12

7h30-15h°°

x'

Payement facture

M

Sce Fin

Caissier

Caissier

PF13

7h30-15h°°

x'

Elaboration reçu

AC

Sce Fin

Caissier

Caissier + Ordinateur

PF14

7h30-15h°°

x'

Edition reçus

AB

Sce Fin

Caissier

Ordinateur

PF15

7h30-15h°°

x'

Livraison reçus

M

Sce Fin

Cassier

Cassier

71

e. Processus d'Autorisation Exportation produits

PF

DEROULEMENT

ACTIONS

NATURE

POSTE DE TRAVAIL

Début

Durée

Lieu

Responsable

Ressources

PF16

7h30-15h°°

x'

Présentation reçu

M

Sce Com

Exportateur

Exportateur

PF17

7h30-15h°°

x'

Approbation reçu

M

Sce Com

Chef Sce Com

Chef Sce Com

PF18

7h30-15h°°

x'

Transfert reçu

M

Direction

Chef Sce Com

Chef Sce Com

PF19

7h30-15h°°

x'

Elaboration COI

AC

Direction

Directeur

Directeur + Ordinateur

PF20

7h30-15h°°

x'

Edition COI

AB

Direction

Directeur

Ordinateur

PF21

7h30-15h°°

x'

Présentation COI

M

Direction

Exportateur

Exportateur

PF22

7h30-15h°°

x'

Autorisation exportation

M

Direction

Directeur

Directeur

A

72

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