2.2.2 Job Description
Le job Description est un terme anglo-saxon qui s'est
installé pour désigner « la
description des postes » du personnel technique
chargé de la gestion quotidienne de l'ONGD pour l'exécution des
décisions et recommandations de l'Assemblée
Générale et du Conseil d'Administration.
Par définition, un Poste est un ensemble de plusieurs
tâches qui concourent à la réalisation d'un travail
donné, lequel peut donner lieu à un bien ou à un service.
Une tâche représente un élément de travail
réunissant plusieurs activités pour produire un bien ou un
service.
Caractéristiques du Job description
Un Job description doit contenir les éléments
suivants :
Titre : Etre aussi descriptif que possible
en mettant l'accent sur le travail à effectuer réellement.
Objectifs/missions : Décrire les
besoins auxquels répondent le poste et la manière dont il
renforce les autres.
Rapports : Il s'agit de décrire les
responsabilités de l'employé par rapport aux autres :
- A qui il doit rendre compte
- A qui il doit donner des ordres
- Les voies de communications
- Les rapports de collaboration
Les tâches : Il s'agit d'identifier les
taches liées au poste en mettant en évidence celles (les
tâches) principales à exécuter.
Les conditions : Elles
réfèrent aux conditions particulières dans lesquelles les
tâches du poste doivent être effectuées.
? Constat de la problématique
L'absence de ces documents dans la plupart des ONGD serait
due aux mêmes raisons que celles définies pour l'absence du manuel
de procédure. Ce qui pose comme problème essentiel le manque de
professionnalisation de l'organisation.
Cette situation se manifeste notamment par :
? L'absence de clarification des tâches et
responsabilités
? La gestion opportuniste des compétences internes ne
permettant pas une synergie d'action
- 12 -
· Le risque de conflits de compétence interne
· L'absence d'une politique rigoureuse de renforcement des
capacités du personnel selon les besoins stratégiques de
l'organisation
· Le blocage dans la conception et la mise en oeuvre des
projets
· Le manque de résultats et impacts dans la
résolution des problèmes de développement.
2.2.3 LA PROBLEMATIQUE DE L'EFFICACITE DES ONGD DU
KASAÏ
ORIENTAL
Sur la base de nos investigations, les ONGD du District de
TSHILENGE dans la Province du Kasaï Oriental se heurtent à
d'innombrables insuffisances et contraintes qui affectent leur
efficacité. Pour le besoin de notre étude, nous nous
intéresserons à des problématiques qui sont, notamment en
rapport avec :
· Les documents de base appropriés
· Les documents de gestion
2.2.3.1 Aspects documentaires de base
Dans le cadre de notre étude, nous nous sommes
particulièrement intéressé à des documents
considérés comme fondamentaux pour le bon fonctionnement d'une
ONGD :
· Les documents de base : Statuts et Règlement
Intérieur
· Les documents de gestion : Manuel de procédures,
Job Description.
2.2.3.2 Statuts et Règlement Intérieur
Caractéristiques des Statuts
L'acte de création d'une association est la signature
par au moins sept personnes fondatrices d'un contrat qui les engagent les unes
par rapport aux autres. Ce contrat est appelé "statuts de
l'association".
Les statuts comportent généralement les
éléments suivants :
· Le titre de l'association, le lieu de son siège
et, le cas échéant, la durée pour laquelle elle est
créée,
· L'objet de l'association,
· Les moyens de l'association, c'est-à-dire les
modalités pratiques de son action,
- 13 -
· La composition de l'association : les différentes
catégories de membres (membres
fondateurs, bienfaiteurs,
associés...), les conditions d'adhésion et de radiation,
· L'organisation de l'association : élection ou non
d'organe(s) de direction (conseil d'administration, bureau...),
modalités de prise de décisions et de leur exécution,
· Les ressources de l'association : ressources
financières, humaines, matérielles et immobilières.
Organisation financière et comptable, obligation de transparence,
· La modification et dissolution : modalités,
dévolution des biens.
Les statuts peuvent être complétés par un
règlement intérieur qui fixe dans le détail les
modalités de fonctionnement interne de l'association
Caractéristiques du Règlement
Intérieur
Le rôle du règlement intérieur est de
préciser les statuts, et en aucun cas de s'y substituer : il est
totalement subordonné à ces derniers. Son intérêt
est d'introduire une souplesse de gestion que ne permettent pas les statuts,
dont les modifications nécessitent une démarche relativement
lourde, à l'inverse du règlement intérieur aisément
modifiable.
Le règlement intérieur se compose de
différentes parties qui doivent être cohérentes entre elles
et cohérentes avec les Statuts. La structure du RI et l'agencement des
différentes parties relèvent de l'initiative de chaque
structure.
? Constat de la problématique
D'une manière générale, les statuts et
Règlement Intérieur sont disponibles au sein des ONGD qui ont
l'autorisation provisoire de fonctionnement et/ou de personnalité
juridique.
Toutefois, l'on constate que ces documents de base sont
élaborés par formalisme pour l'obtention de l'autorisation de
fonctionnement auprès de l'autorité politico-administrative de
tutelle .Il y a aussi le fait que les organes définis, ainsi que leur
principe de fonctionnement ne sont pas adaptés au contexte de
l'organisation.
Il en résulte que dans leur fonctionnement les ONGD
sont confrontées à un problème de bonne gouvernance qui se
caractérise par :
· La mauvaise structuration des organes et postes de
responsabilité
- 14 -
· L'absence de démocratie interne.
· Une monopolisation du pouvoir de prise de
décision par quelques leaders qui cumulent la plupart des postes
stratégiques.
· Des conflits récurrents de leadership.
· La faible fonctionnalité des organes et des
postes de leadership entrainant des blocages puis la léthargie de
l'organisation.
· Précarité des organisations liée
à l'absence de politique cohérente et efficace d'auto-prise en
charge du fonctionnement et de la gestion des différents organes afin de
garantir leur viabilité.
· Déficit de vie associative marquée par
des difficultés de mobilisation, d'implication des adhérents et
groupes cibles aux activités de développement.
Faible appropriation des organisations par les membres entrainant
des difficultés de leur mobilisation et de valorisation des
compétences internes.
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