I.1.4.1 TECHNIQUES DE GESTION DES
DEBITEURS
Ces techniques portent essentiellement sur deux volets :
une gestion à l'interne et une gestion à l'externe.
a) Les techniques internes de gestion des
débiteurs
L'entreprise recourt à une série des techniques
(dont la politique de l'escompte et celle relative au paiement) et visant
à optimiser le recouvrement des créances.
1. La politique de l'escompte
L'escompte permet à une entreprise qui détient
un effet de commerce de mobiliser sa créance, c'est-à-dire
d'obtenir tout de suite les fonds en échange de l'effet de commerce.
L'entreprise, par l'opération d'escompte, transforme sa créance
en argent disponible. L'escompte est l'un des moyens courants pour mobiliser
des créances. Cette politique permet de transformer les créances
impayées en créances potentiellement payables (Honlonkou, 2001).
Le taux d'escompte est fixé par la banque centrale du
pays en fonction de la politique monétaire qu'il souhaite conduire.
L'un des avantages de cette technique réside en ce
qu'elle est très souple et peut être aisément
manipulée par le banquier. Une banque peut en effet, prendre à
l'escompte un effet de commerce qui se trouve très proche de son
échéance, et dans ce cas, elle escompte alors un effet de
commerce dit « brûlant ».
L'inconvénient réside en ce que le plafond
d'escompte est le niveau déterminé par la banque que l'entreprise
ne peut pas dépasser. Langlois et Mollet (1996) démontrent que
la banque garde la possibilité de refuser d'escompter un effet de
commerce si elle considère que les effets remis sont de mauvaise
qualité, c'est à dire que le tiré, le client de
l'entreprise, n'offre pas toutes les garanties requises. La banque doit aussi
s'assurer de la licéité de l'effet à escompter afin
notamment d'éviter les opérations d'escompte d'effets de
complaisance ne correspondant à aucune prestation.
2. Le rappel de paiement
Pour Mandessi (2005) l'envoi de rappels ou de relevés
de comptes est le signe de la volonté du créancier d'obtenir le
paiement de ce qui lui est dû. Généralement, le
créancier, lorsqu'il se heurte au non paiement de sa facture, tentera
d'abord lui-même d'obtenir amiablement le paiement par le débiteur
en lui adressant des rappels écrits ou téléphoniques.
Sans réelle valeur juridique, le rappel est de
préférence adressé par écrit et par courrier
recommandé. Si l'inexécution persiste, le créancier devra
alors passer à la vitesse supérieure, c'est-à-dire sommer
dans les formes légales le débiteur de payer, c'est la mise en
demeure au sens strict.
En effet, le principe est que la seule survenance de
l'échéance d'une dette de somme n'a pas de conséquence sur
le plan du droit. Sauf stipulation contraire, pour que le paiement puisse
être exigé, il faut que le débiteur ait été
officiellement mis en demeure de payer (Mandessi, 2005).
3. La politique de recouvrement
Lorsque le règlement ne se fait pas au comptant, il
convient de recouvrer la créance (Serbini, 2010). Le crédit
manager doit intervenir, il n'est pas le seul à intervenir mais il
s'agit de toute l'équipe organisationnelle.
Tout se fait en coordination avec le service de
comptabilité client et les commerciaux afin de tenir au client un
discours unique. En cela, l'entreprise établit une procédure
claire et rigoureuse de recouvrement rapide, de règlement tardif et de
créances douteuses afin d'accroitre la probabilité de
recouvrement d'une créance (Mandessi, 2005 ; Lukwitshi, 2012).
En effet, trop attendre accroit le risque de voir la
solvabilité de son client se dégrader et même lui laisser
aussi le temps d'organiser son insolvabilité. Ceci pousse les firmes
à fixer le retard de paiement admis avant d'utiliser la procédure
de recouvrement. C'est ainsi, que la SNEL/Bukavu accorde un délai de
cinq jours avant de procéder au recouvrement de ses créances.
L'entreprise s'arrange à ce que ce délai ne soit ni trop bref
afin de ne pas mécontenter les clients ni trop long car la situation de
l'entreprise débitrice peut se détériorer et
l'augmentation du délai accroit les charges financières.
La définition des procédures de recouvrement
est faite des étapes qui peuvent se résumer
généralement dans : une pré-relance, relance amiable
et le recouvrement des contentieux. (Mandessi, 2005)
1. La pré-relance
L'entreprise a intérêt à ce que les sommes
qui lui sont dues soient créditées sur son compte le plus
rapidement possible, d'où il convient donc de pousser les clients
à s'acquitter à l'échéance.
2. Le recouvrement amiable
A l'échéance si le client n'a pas payé le
crédit, le manager doit le rappeler à l'ordre. Du point de vue
juridique, le vendeur est dans son droit lorsqu' il demande à son client
le paiement de sa prestation et ne doit pas se culpabiliser de réclamer
ce qui lui est dû. Pour Elhamma (2009), la pratique prouve qu'en
matière de recouvrement, la rigueur est bien plus payante que le
laxisme.
Il a été remarqué qu'un client qui a
quelques difficultés de trésorerie paiera en priorité le
fournisseur qui se montre déterminé et inflexible sur le respect
de l'échéance (Mandessi, 2005).
3. Le recouvrement des contentieux
Quand le recouvrement amiable n'a rien donné, il est
nécessaire de passer à la phase contentieuse pour sauvegarder
l'investissement de l'entreprise dans le poste client. La décision de
passer à la phase contentieuse doit être prise dans le cadre d'un
comité de crédit où seront réunis le crédit
manager et les commerciaux, concernés par la décision des
dossiers.
b) Les techniques externes de gestion des
débiteurs
A l'externe, l'entreprise peut gérer des
débiteurs en sous-traitant la gestion des créances. Il s'agit
pour une entreprise de recourir à une tierce entreprise pour
gérer ses créances. La technique la plus utilisée et la
plus commode est le factoring (Bohin et al. 2007).
Le factoring peut être défini comme une
technique par laquelle une entreprise cède toutes ses créances
à une société d'affacturage qu'on appelle le
« factor ». Le factor va maintenant procéder au
recouvrement des factures, relancer le débiteur, procéder aux
encaissements et assurer le service du contentieux en cas de non paiement.
L'entreprise de factor propose un certain nombre de service
tels que :
-L'administration et le suivi des
débiteurs : dans ce cas le factor s'occupe de la gestion
de l'encaissement et du recouvrement des factures de l'entreprise,
régulièrement il fournit des comptes détaillés et
des relevés de paiement afin que l'entreprise puisse suivre
l'évolution de ses créances.
-Le financement des factures :
l'entreprise peut demander un préfinancement des factures
cédées au factor jusqu'à un certain seuil (très
souvent 80%). Le financement se fait soit ; par l'ouverture d'une ligne de
crédit, de caisse ou une avance en compte courant au près de la
banque avec laquelle le factor travaille en partenariat.
-Assurance-crédit : cette
assurance permet à l'entreprise de se protéger jusqu'à
100% contre les clients insolvables. Si le débiteur ne peut pas payer,
c'est le factor qui effectuera le paiement à son client. Le factor lui,
ensuite ; essaiera de récupérer la créance le mieux
possible et limiter la perte. Une assurance-crédit est
généralement exigée par la banque en cas d'octroi
d'avance. Toute entreprise cependant ne peut recourir au service de factoring.
Il existe théoriquement des critères selon les lois commerciales
des différents pays à l'accès au service de factoring.
Abdou (2002) montre néanmoins que ce service fait
entraîner des coûts ; d'abord faut-il savoir que la relation
qui lie l'entreprise à son factor se fait via un contrat d'affacturage.
La rémunération du factor n'est qu'une commission qui comprend la
gestion des comptes et le recouvrement des créances. Cette commission
est un pourcentage fixe de valeurs nominales de factures cédées.
Ce pourcentage est appelé « droit de factoring ».
Généralement ce pourcentage varie entre 0,15% et 2%. Le montant
de cette commission dépendra de plusieurs éléments ;
le chiffre d'affaire, le nombre de facture à traiter, la qualité
et le nombre des débiteurs. Cette politique de recouvrement exige une
analyse financière de part et d'autre (auprès des deux
entreprises contractantes).
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