1.3.2.3. Les termes de référence ou les
spécifications techniques
Robert Boure (2010, p. 60) déclare que les meilleures
pratiques sont des exemples dont les autres doivent s'inspirer pour mieux
exercer dans leur travail et fournir des résultats positifs. En mettant
en place les termes de référence réservés pour les
marchés de services et les spécifications techniques pour les
marchés de fournitures et de travaux, l'Union européenne, organe
de financement de ce programme, s'est donné les moyens de permettre aux
porteurs de projet de produire un travail efficace dans la conception
préalable de leurs projets. Les termes de références et
les spécifications techniques ont pour objet de fournir aux
soumissionnaires des instructions et des conseils sur les contraintes
administratives et techniques de l'offre à soumettre, et de servir de
mandat aux attributaires durant la mise en oeuvre des projets. Les termes de
référence ou les spécifications techniques sont inclus
dans le dossier d'appel d'offres. Ils deviendront une annexe du contrat conclu
ultérieurement suite à l'appel d'offres (PRAG, 2012), un
outil de référence pour les porteurs de projet ou les
soumissionnaires pour s'approprier les normes et les règles afin de
mieux adapter le discours d'une soumission de projet dans le cadre d'un appel
d'offres ou d'un appel à projets.
Un projet, quelle que soit sa forme, est soumis à des
exigences et à des qualifications qui nécessitent une
préparation minutieuse pour mieux élaborer les objectifs d'une
action, car la compréhension des termes de référence ou
des spécifications techniques de l'Union européenne est
extrêmement importante pour la réussite finale du projet.
L'élaboration d'un projet répond à une attente, à
un manque ou à la résolution d'une situation. Pour
Jean-Christophe Vilatte (2006), l'étude de la résolution d'un
problème permet de comprendre comment les individus s'y prennent pour
trouver des solutions à des situations pour lesquelles ils ne disposent
pas a priori de réponse appropriée. Les individus sont soumis
à la maîtrise de l'objet de recherche et à l'observable,
tout en conciliant problématique et résolution en posant des
hypothèses qui conduisent à la solution. Quand un projet
résout la situation posée en amont de la conception par
l'évaluation préalable, il garantit de la performance et de la
qualité dans les résultats puisque l'évaluation est une
opération de lecture orientée de la réalité (Hadji,
1997, p. 119), une réalité qui est le meilleur garant de la
pertinence de la conception
72
du projet, de la réalisation des travaux
conformément au calendrier et d'un usage économique des
ressources. « Autrement dit, une préparation optimale du projet
permet de réaliser des gains de temps et d'argent au niveau des phases
ultérieures du cycle du projet (Idem, 2012) ».
L'appropriation par les porteurs de projet ou les
soumissionnaires des termes de référence et des
spécifications techniques ouvre la voie à la compréhension
et à la maîtrise d'une méthodologie de soumission d'un
projet dans le cadre d'un appel d'offres ou d'un appel à projets. Cette
maîtrise se caractérise par l'usage des règles et des
normes le plus simplement possible dans l'élaboration et
l'évaluation préalable de son projet. Une évaluation bien
faite et bien ciblée dans le temps (De Perrot, Wodiunig, 2008) produit
des résultats adaptés à la situation du fait qu'elle exige
de la transparence (Martucceli, 2010, p. 34) dans son exécution
pratique. Aux termes de référence et aux spécifications
techniques s'ajoute le budget : « [Ils] sont les points fondamentaux qui
doivent permettre un accès égal aux candidats et aux
soumissionnaires et ne doivent pas avoir pour effet de créer des
obstacles injustifiés à l'ouverture des marchés à
la concurrence (PRAG, 2012) ». Analyser les termes de
référence et les spécifications techniques du PRAG
(Pratical guide), c'est représenter objectivement la situation
dans laquelle l'évaluateur est emmener de juger et de décider
suivant une proposition (Vilatte, 2006) dans la finalité d'un diagnostic
préalable répondant aux normes établies dans la soumission
d'un appel d'offres ou d'un appel à projets. Poser les bases d'une
évaluation en amont de la conception d'un projet, tout en respectant les
termes de référence et les spécifications techniques d'une
soumission, ouvre les portes d'une éligibilité à l'octroi
de financements et à la sélection du projet
soumissionné.
| 
