1.4.2.1. Première étape de
l'évaluation et de la sélection
Les évaluateurs se prononcent de manière
professionnelle et technique au niveau de la sélection en respectant les
règles d'un appel d'offres par l'ouverture des dossiers de soumission,
la vérification administrative des éléments fournis et
l'évaluation des notes succinctes de présentation du projet ou de
l'action à réaliser. Cette première étape est
nécessaire et capitale au cours de l'évaluation des propositions.
Pour qu'une proposition soit acceptée pour étude et
évaluation, les porteurs de projet doivent tenir compte des
critères de sélection et d'évaluation qui conditionnent
l'éligibilité au financement. L'administration contractante
commence par la vérification du respect du timing de soumission des
propositions que les porteurs de projet doivent intégrer dans leur
programmation d'évaluation préalable. Ils doivent veiller au
remplissage du formulaire de soumission afin d'éviter les erreurs
pouvant porter préjudice dans la sélection de leur demande,
s'imprégner des matériaux mis à leur disposition par
l'administration contractante afin de capitaliser la proposition pour une
soumission respectant les normes et les règles.
Une évaluation est un examen ciblé et
limité dans le temps (De Perrot, Wodiunig, 2008, p. 15) afin de mieux
juger sa réussite et sa faisabilité avec un regard critique et
empirique.
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Les évaluateurs mettent l'accent sur
l'évaluation de la note succincte dans laquelle le porteur de projet
présente son action ou son projet afin de justifier du bien-fondé
de sa proposition ainsi que des finalités de ses actions. Le point de
chute de cette démarche d'évaluation et de sélection de la
note succincte portera sur la pertinence et la conception de l'action. Une
évaluation établie en amont permet de déterminer la
pertinence de l'action à mener par « l'analyse des objectifs du
projet en fonction des enjeux problématiques identifiés à
la conception »11 .
Les objectifs ainsi formulés cadrent-ils avec l'appel
à propositions ? Aucune évaluation n'est imaginaire du fait
qu'elle se fonde sur des contraintes et des obligations que doivent respecter
un soumissionnaire : établir la pertinence de l'action à
développer, assurer l'adéquation entre les objectifs et les
priorités de la subvention, vérifier que les mesures
établies présentent des garanties faisabilité de l'action,
bien identifier les destinataires finaux de l'action et préciser en quoi
cette action se justifie par rapport à l'environnement, s'assurer que
les objectifs démontrent la valeur ajoutée de l'action sur le
terrain. Car l'évaluation de la pertinence vise à mesurer des
résultats et analyser des effets (Rangeon, 1993) en tenant compte
également de la conception de l'action qui tend à vérifier
la cohérence du discours sur les finalités de l'action et en
tenant compte de la faisabilité de l'action suivant les objectifs
formulés et les résultats attendus. L'évaluateur-expert
vérifie en quoi la demande soumissionnée présente un
intérêt particulier par rapport aux objectifs de l'administration
contractante sur la réduction de la pauvreté et le
développement humain et mesure la pertinence du projet dans une
perspective large en étudiant l'impact sur l'environnement et son
efficacité sur les destinataires finaux.
Tableau 1 : Critères pour une note succincte
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Notes
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Pertinence de l'action
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Sous-note /
30
|
|
Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par
rapport aux objectifs et priorités de l'appel à propositions ?
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5(x2)*
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|
Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par
rapport aux besoins particuliers et contraintes du(es) pays ou de la (des)
région(s) cible(s) ? (y
|
5(x2)*
|
11 « Repères pour l'évaluation de projets
», Les outils méthodologiques de l'IAAT Poitou-Charentes,
n°2, septembre 2011.
80
compris la synergie avec d'autres initiatives de l'UE et
l'évitement du double emploi)
|
|
|
Dans quelle mesure les parties impliquées
(bénéficiaires finaux, groupes cibles) sont-elles clairement
définies et choisies de manière stratégique? Leurs besoins
ont-ils été clairement définis et sont-ils convenablement
abordés dans la proposition ?
|
5
|
|
La proposition contient-elle des éléments
spécifiques apportant une valeur ajoutée, tels que des aspects
environnementaux, la promotion de l'égalité des chances et de
l'égalité des sexes, les besoins des infirmes, les droits des
minorités et les droits des populations indigènes, ou
l'innovation et de
meilleures pratiques (ainsi que les autres
éléments complémentaires
mentionnés dans la section 1.2 des lignes directrices
à l'intention des
demandeurs) ?
|
5
|
|
Conception de l'action
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Sous-note / 20
|
|
Dans quelle mesure est cohérente la conception
générale de l'action ? En particulier, reflète-t-elle
l'analyse des problèmes, tient-elle compte des facteurs externes ainsi
que des parties prenantes concernées ?
|
5(x2)*
|
|
L'action est-elle faisable et logique par rapport aux
objectifs et résultats escomptés ?
|
5(x2)*
|
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NOTE GLOBALE
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Source : PRAG, Guide pratique, janvier 2012, p.19-28. Les
notes sont multipliées par 2 en fonction de leur importance.
Une note succincte respectant les normes et les règles
établies en amont de la conception de l'action pourrait être
évaluée positivement et se voir attribuer une note susceptible de
permettre à la proposition d'être subventionnée. Avant
toute évaluation de la proposition globale, les
techniciens-évaluateurs du programme concentrent leurs efforts de
notation et d'évaluation sur cette note succincte. Celle-ci
résume tout le projet, de ses objectifs à sa finalité en
passant par ses actions, ses indicateurs de réussite et autres. Au vu de
la note attribuée à cette note succincte, la proposition peut se
voir octroyer le financement, en attendant une lecture plus complète du
projet.
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