CHAPITRE TROISIEME : TENUE DE LA COMPTABILITE A LA
COORDINATION COMMUNAUTAIRE DES ECOLES CONVENTIONNEES PROTESTANTES/ 8ème
CEPAC
3.1. Introduction
La comptabilité est le principal moyen à la
disposition des organisations pour communiquer les informations aux tiers qui
sont en relation avec l'organisation.
L'objectif de la comptabilité étant de produire
les états financiers réguliers présentant les informations
sous une forme codifiée. La comptabilité est devenue un enjeu de
marque pour l'ensemble des parties prenantes à la chaine de
l'information financière.
Il sied également de signaler que la communication
financière dans les entités s'appuie sur le système
d'information comptable.
Ainsi, dans ce chapitre notre attention se focalisera sur la
façon de le tenue de la comptabilité par la coordination
communautaire des ECP/8ème CEPAC. Quant à ce, nous y
apporterons quelques critiques.
3.2. Liste des comptes adaptes a la comptabilité
de la coordination communautaire des ECP/8eme CEPAC.
Nous référant à ce qui
précède dans les chapitres vus ci-haut, nous présentons
ci-dessous des comptes adaptés à la comptabilité tenue au
sein de la coordination communautaire des écoles conventionnées
protestantes /8ème CEPAC et qui fait l'objet de notre
étude.
Ici, il s'agit des comptes utilisés et ceux
proposés pour usage ponctuel.
Tableau n°5 : comptes utilisés au
sein de la coordination communautaire des ECP/8ème
CEPAC.
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EMPLOIS
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RESSOURCES
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- Assistance sociale
- Communication des agents
- Transport
- Achats fournitures de bureau
- Maintenance
- Formation du personnel
- Restauration
- Primes des agents
- Eau et électricité
- Frais bancaires
- Frais d'audit
- Charges HAO
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- 6% des frais payés par chaque élève
dans les ECP/8ème CEPAC
- Subventions
- Financement des bailleurs de fonds
- Production des machines
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TOTAL
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TOTAL
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Source : service des finances de la coordination
communautaire des ECP/8ème CEPAC
3.3 La procédure comptable au sein de la
coordination communautaire des ECP/8ème CEPAC
3.3.1 La comptabilité de trésorerie
1. Compte caisse
La comptabilité de caisse parfois appelée
comptabilité en partie simple enregistre uniquement les encaissements et
décaissements.
Dans ce type de comptabilité l'actif est
représenté par l'existant en trésorerie et le passif par
le capital monétaire correspondant, le résultat d'une
période correspond donc aux variations du capital monétaire,
c'est-à-dire, la différence entre les encaissements et les
décaissements intervenus au cours de la période
considérée.
L'activité des entreprises dégage des flux
monétaires ou flux de trésorerie regroupés en deux
catégories :
- Les recettes ou flux entrant, elles proviennent
essentiellement des paiements effectués par les clients
- Les dépenses ou flux monétaire sortant, elles
servent à payer les fournisseurs, les salariés de l'entreprise.
(Langlois FREDERICH, 1996).
Il convient de signaler que le compte caisse n'est jamais
créditeur, il doit toujours correspondre aux montants des espèces
en caisse.
En vertu de ce que nous venons de dire ci-haut, pour mieux se
prévenir de sa caisse, la coordination communautaire des
ECP/8ème CEPAC tient un compte caisse qui enregistre les
entrées et les sorties de fonds en espèces.
A la coordination communautaire des ECP/8ème
CEPAC le compte caisse est subdivisé en deux sous comptes ; l'un
enregistre les opérations faites en monnaie nationale (francs congolais)
et l'autre les opérations faites en monnaie étrangère
principalement le dollar américain.
Etant donné que le marché congolais est
dominé beaucoup plus dominé par le dollar américain,
d'où l'instabilité des francs congolais. Pour remédier
à cette instabilité la coordination communautaire des
ECP/8ème CEPAC enregistre ses opérations
financières en devise et plus précisément le dollar
américain.
Par contre, d'autres écoles du village payent les frais
scolaires en monnaie nationale (francs congolais), la coordination des
ECP/8ème CEPAC est obligé de tenir un compte caisse en
francs congolais.
Comme fonctionne le compte 57 CAISSE en SYSCOHADA, c'est de
la même manière qu'elle fonctionne à la coordination des
ECP/8ème CEPAC c'est-à-dire qu'elle est
débitée des entrées et créditée des sorties
moyennant des pièces justificatives.
2. Le compte banque
Dans le cadre de mieux sécuriser ses avoirs en
espèce, la coordination communautaire des ECP/8ème
CEPAC a ouvert un compte à la TMB.
Le compte banque étant un compte de trésorerie
et appartenant dans une même classe que le compte caisse, il nous revient
de signaler que son fonctionnement est conforme à celui du compte
caisse.
3. Les livres comptables utilisés
Ø Le bordereau de versement
Ø Le bordereau de sortie
Ø Le livre de caisse
Ø Le tableau synthétique des frais de
fonctionnement des différents bureaux provinciaux de l'EPSP
Ø La liste de paiement des agents du bureau de la
coordination communautaire des ECP/8ème CEPAC
Ø Les divers comptes.
4. Analyse comptable des opérations
ü L'enregistrement comptable des
opérations
Toutes les opérations d'entrées des fonds sont
saisies dans des carnets appelés « bordereau de
versement ». Ces documents sont numérotés et
différenciés selon l'origine et l'affectation des ressources.
Il y a le bordereau de :
- Frais de fonctionnement alloués aux différents
bureaux provinciaux
- Frais bulletins et imprimés
- Frais de promotion scolaire
- Frais des imprimés.
Tous ces bordereaux sont imprimés sur le même
modèle et dont la forme est présentée ci-dessous :
Tableau n°6 : modèle du
bordereau de versement.
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COORDINATION COMMUNAUTAIRE
N° ......................
DES ECP DE LA CEPAC
FC .....................
B.P 266 BUKAVU
USD ..................
Soit ....................
BON DE VERSEMENT
Versé à la caisse la somme de (en lettres)
.........................................................
............................................................................................................
Pour compte n°.................de
.............................
Motif
..............................................................................................
........., le .../.../20...
Signature caissier.
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Source : service des finances de la coordination
communautaire des ECP/8ème CEPAC.
Ce document est tenu au niveau de la caisse et
contrôlé au quotidien par le comptable maison.
Pour les décaissements des fonds, la coordination
communautaire des ECP/8ème CEPAC utilise le
« bon de sortie » dont voici le
modèle :
Tableau n°7 : modèle du bon de
sortie.
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COORDINATION COMMUNAUTAIRE
PJN° .................
DES ECP DE LA CEPAC
FC .....................
B.P 266 BUKAVU
USD ..................
Soit ....................
BON DE SORTIE
En faveur de
.........................................................................................
Montant en lettres
..................................................................................
Motif
.................................................................................................
Pour paiement
.......................................................................................
Caissier Pour acquit
Pour autorisation
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Source : service des finances de la coordination des
ECP/8ème CEPAC
PJ N° = au numéro de la pièce
justificative. Pour la sortie de l'argent dans la caisse et pour justifier
cette sortie. Cette pièce peut être soit une facture ou soit un
reçu ou une facture pro-forma.
La comptabilité de cette coordination a un livre de
caisse pour l'enregistrement journalier des opérations, rempli au
quotidien. Il enregistre toutes les entrées et sorties telles qu'elles
sont fournies et ventilées dans différents bordereaux de
versement et bon de sortie.
Ce livre comprend plusieurs rubriques qu'il faut respecter
lors de son remplissage et ceci selon l'enchainement logique des
opérations ; qu'il s'agisse des entrées ou des sorties selon
l'ordre chronologique.
Tableau n°8 : modèle du livre de
caisse.
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LIVRE DE CAISSE
...................................................................
Mois de ..............................
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Date
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N°
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Libellé
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Imputation
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Débit
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Crédit
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Solde
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Source : service des finances de la coordination des
ECP/8ème CEPAC
A la fin de chaque journée ce livre est
clôturé afin de dégager le solde. Son application est
déjà informatisée dans les logiciels qui sont applicables
dans la maison.
Le service des finances de la coordination des
ECP/8ème CPAC utilise aussi un document appelé
« état de besoin ».
Tableau n°9 : modèle d'un
état de besoin.
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COORDINATION COMMUNAUTAIRE DES ECOLES CONVENTIONNEES
PROTESTANTES DE LA 8ème CEPAC
B.P 266 BUKAVU
ETAT DE BESOIN
SEVICE DE
DEMANDEUR :.......................................................................
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Quantité
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Articles
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Prix unitaire
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Prix total
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TOTAL
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Fait à ...... le ...../....../20.....
Domaine d'intervention :
..............................................................................
Signature du chef de service Signature
comptabilité Autorisé par .................
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Source : service des finances de la coordination des
ECP/8ème CEPAC
Ce document est tenu par chaque service en le remplissant et
le soumettant à la comptabilité pour vérification et
approbation puis au coordinateur pour validation et enfin à la caisse
pour libération moyennant un bon de sortie caisse que le
bénéficiaire signe pour acquit.
Imputation
La comptabilité de la coordination communautaire des
ECP/8ème CEPAC se sert d'un tableau synthétique des
frais de fonctionnement des différents bureaux provinciaux pour une
bonne répartition des fonds sous ce tableau ci-dessous.
Tableau n°10 : Tableau synthèse des
répartitions des frais de fonctionnement.
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N°
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Nom école
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75% bureau gestion
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17% coord prov
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2% PROVED
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1%
IPP
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2% Ins pool
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1%
SECOPE
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1% Coord nat
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1% AVOCAT CONSEIL
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FC
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US
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FC
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US
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FC
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US
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FC
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US
|
FC
|
US
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FC
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US
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FC
|
US
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FC
|
US
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Source : service des finances de la coordination des
ECP/8ème CEPAC
Au regard de ce tableau, nous lisons directement la
répartition bureau par bureau en FC et USD parce que certaines
écoles versent en francs congolais et d'autres en dollars
américains.
Cette lecture facilite de comprendre que la part de chaque
bureau représente un compte approprié dont une brève
étude de fonctionnement est assurée dans le sous point qui va
suivre.
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