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Conception et mise en place d’une bibliotheque parlementaire a l’assemblee nationale de cote d’ivoirepar Adama KONE Universié Cheikh Anta Diop - Master en sciences de l'information documentaire 2013 |
CHAPITRE 5 : LES RESULTATS DE LA COLLECTE DE DONNEESCe chapitre est consacré aux résultats de la collecte des données à laquelle nous avons procédé par questionnaire et entretiens.
- Les résultats des entretiens Les informations recueillies au cours des entretiens ont permis de comprendre l'expérience de parlements étrangers d'une part et de recueillir des données relatives à l'ANCI. L'isolement de la bibliothèque pendant plus d'une décennie a rendu difficile la collecte d'informations auprès d'autres parlements. Des contacts ont été pris avec les services de bibliothèque du Bénin, du Burkina Faso et du Sénégal. Cependant, seuls les Agents de l'Assemblée nationale du Burkina Faso et celle du Sénégal ont partagé leurs expériences en répondant par courrier électronique à nos questions. Nous proposons ici la synthèse de leurs réponses :
Tableau 6: L'expérience étrangère
Dans le cadre de ce projet, nous avons interrogé de nombreuses personnes dont les avis et observations ont permis une meilleure orientation des activités de la bibliothèque. En sa qualité de premier responsable de l'administration de l'Assemblée nationale, le Secrétaire général donne la vision de la bibliothèque et définit sa mission. Les échanges avec le directeur des services législatifs (dont dépend le service de la documentation et des archives) ont permis de mieux comprendre le fonctionnement de l'activité législative et les attentes de ses services en matière de documentation et d'information. Quant au directeur des affaires administratives et financières, il nous fallait négocier des ressources financières pour le développement des activités de la bibliothèque. Les échanges avec les agents ont permis de mieux appréhender les causes de la désaffection pour la bibliothèque. Enfin, ces entretiens ont permis de comprendre que la plus grande partie les députés n'a jamais visité la bibliothèque car elle est méconnue. Nous avons synthétisé nos différents résultats dans le tableau ci-après :
Tableau 7 : La synthèse des entretiens - Le dépouillement du questionnaire Le questionnaire a été mis en ligne du 12 au 26 septembre 2013. 76 personnes, des agents de l'Assemblée nationale pour la plupart, ont été invités à y répondre. Après ces deux semaines, 40 réponses ont été recueillies, soit un taux de réponse de 53%. Ce taux montre tout l'intérêt accordé à la bibliothèque et témoigne de la bonne utilisation de l'Internet en interne. Nos questions peuvent être regroupées en quatre rubriques : la connaissance des usagers, l'évaluation de la bibliothèque et les attentes des utilisateurs. Les agents ayant accepté de répondre à cette enquête sont ceux de la direction des services législatifs (28%), de la direction des affaires administratives et financières (25%) et du Secrétariat général (18%). La majorité des agents ont suivi un cursus universitaire avant d'intégrer l'Assemblée nationale : 78% des personnes interrogées ont répondu avoir un niveau équivalent au moins à Bac+4 et seulement 8% ont un diplôme supérieur ou égal au Bac. Les principales raisons qui peuvent motiver les travailleurs à fréquenter la bibliothèque sont la recherche d'information dans un cadre précis (39% des personnes questionnées) et la quête de nouvelles idées (28%). Quant à la maîtrise des TIC, 98% des usagers savent utiliser Internet. Et les services Internet les plus utilisés sont : la messagerie électronique (92,5% des personnes interrogées), les réseaux sociaux (72,5%), l'échange de fichiers (67,5%) et la recherche en ligne (55% des répondants). Il s'agit donc d'un public capable de réaliser des tâches de réflexion et de conception au sein des services administratifs et législatifs et en mesure d'exploiter des informations : aussi bien au sein de la bibliothèque mais également distance via Internet.
La bibliothèque a déjà reçu la visite de 98% des personnes interrogées. Parmi eux, seuls 13 % n'ont jamais été satisfaits. Les trois principales sources d'information des usagers sont : l'Internet (34%), la documentation personnelle (30%), les archives de l'Assemblée nationale (18%), la bibliothèque (14%). 63% des personnes interrogées estiment que la bibliothèque ne contribue pas à leur efficacité professionnelle. En effet, malgré ses points forts (disponibilité des agents, offre de services sur place, silence nécessaire à la concentration), elle reste méconnue (de nombreuses personnes ignorent ses capacités et ses services), et son fonds documentaire est pauvre La promulgation constitue la phase finale du processus législatif. Elle est de la compétence exclusive du Président de la République. . En conséquence, la baisse de fréquentation de la bibliothèque est essentiellement due à son incapacité à satisfaire les usagers, qui sont obligés de faire des recherches sur Internet et de se constituer leur propre documentation. Ils sont donc livrés à eux-mêmes. Les trois problèmes de la bibliothèque sont : son manque d'organisation qui rend difficile les recherches, l'inadaptation de ses collections et son absence de visibilité au sein de l'institution.
Les dernières questions posées concernent les attentes des agents de l'Assemblée nationale. Les usagers souhaiteraient que la bibliothèque enrichisse ses collections par l'acquisition de livres (87,5% des répondants), de dictionnaires et encyclopédies (85%), de revues (75%) et de journaux (62,5%). Les services recherchés sont : la formation à la recherche documentaire sur Internet et l'aide à la recherche d'information (77,5% des personnes interrogées), l'aide à la recherche documentaire, la consultation sur place (75%), la circulation de documents dans les bureaux (52,5%) et le prêt à domicile (45%). Concernant les produits documentaires souhaités, les usagers sont demandeurs d'une diffusion d'information sur la bibliothèque (80%), de la diffusion sélective d'information (75%), de la constitution de dossiers documentaires (72,5%), de dossiers de presse (65%) et d'une revue de presse régulière (57,5%). 95% des répondants accepteront de prendre part à des formations sur la recherche documentaire en ligne.
Les usagers attendent de la bibliothèque qu'elle leur donne satisfaction en s'organisant et en se donnant les moyens de prendre en charge les demandes en matière d'information et documentation. TROISIEME PARTIE : LE PROJET DE BIBLIOTHEQUE PARLEMENTAIRE CHAPITRE 6 : L'ETUDE DE FAISABILITE - Plaidoyer pour une bibliothèque parlementaire La législature actuelle marque le retour de cette institution sur la scène politique nationale et, plus généralement, celui de la Côte d'Ivoire sur la scène interparlementaire. L'ANCI doit jouer pleinement son rôle de deuxième institution du pays et prendre une part active aux activités parlementaires régionales et internationales. Pour être efficaces et compétitifs dans ce contexte marqué à l'international, les parlementaires et les agents ont besoin d'avoir les meilleures informations dans les meilleurs délais. Cela leur permettra de prendre de bonnes décisions et d'accroître leurs capacités. Or, la mission de la bibliothèque est d' : « assurer la documentation des députés et du personnel en vue du renforcement de leur capacité. ». Pour jouer pleinement son rôle, elle doit posséder les documents pertinents pour ses usagers, être capable de fournir les informations utiles et savoir proposer les services et produits adaptés au public et au contexte. Elle doit donc être adaptée au milieu parlementaire. Les orientations de ce projet sont dictées par les informations récoltées au cours de l'étude ainsi que les missions de la bibliothèque : réorganiser la bibliothèque, offrir des services et produits attrayants et proposer des activités et animations pour la valorisation. Il est nécessaire d'organiser la bibliothèque en proposant des solutions pour réduire ses insuffisances et permettre la reprise de ses activités. Cette organisation va consister dans l'acquisition de mobiliers et équipements, dans la constitution d'un fonds documentaire utile et pertinent pour l'ANCI, et dans la mise en place de procédures à la fois pour le traitement des documents et l'administration du service.
La communication documentaire est un ensemble d'actions visant à échanger ou à transmettre des documents. Elle constitue une étape cruciale dans la mise en oeuvre de la chaîne documentaire. Selon Jacques CHAUMIER18(*), la finalité de tout service documentaire s'exprime dans la communication documentaire qui peut être atteinte à travers les produits et services documentaires. Pour le développement des activités de la bibliothèque, il faut donc proposer des services et produits documentaires correspondants aux besoins des usagers, à la bibliothèque et à distance, c'est-à-dire, la consultation, le prêt, la recherche rétrospective et la diffusion.
C'est le premier service que la bibliothèque peut offrir à ses usagers. Elle consiste à recevoir les usagers dans l'espace de lecture et leur fournir les documents pour lecture ou consultation sur place. Tous les usagers, y compris le public extérieur, bénéficieront de ce service.
Le prêt est le service complémentaire de la consultation sur place. Ce service permettra de laisser les usagers emprunter jusqu'à deux documents pour une période de deux semaines renouvelables une fois. Ce service sera offert en priorité aux députés et aux agents de l'ANCI, c'est-à-dire la cible directe de la bibliothèque.
Elle permettra de donner la réponse la plus complète possible aux besoins d'informations exprimés par les usagers à n'importe quel moment, en recherchant dans toutes les sources disponibles ou atteignables.
La diffusion regroupe un ensemble de produits documentaires servant à informer les utilisateurs, à les tenir au courant de l'actualité en matière d'information documentaire et à anticiper ses besoins d'informations. Afin d'assurer une bonne communication documentaire à ANCI, les produits documentaires suivants seront proposés : - Liste des acquisitions : C'est une liste qui servira à informer périodiquement les parlementaires, les Agents et tout autre usager des nouveaux documents acquis par la bibliothèque chaque fois que des documents seront reçus et traités. Cette liste sera complétée d'une liste des périodiques disponibles.
- La diffusion sélective : Encore appelée Diffusion Sélective de l'Information (DSI), la diffusion sélective est un produit qui consiste « à fournir à l'utilisateur, de manière régulière, l'information sur les nouveaux documents entrés dans le système documentaire et répondant à son besoin personnel d'information »19(*). Afin d'assurer la réussite de cette diffusion d'information, les profils d'utilisateurs suivants ont été établis : député (parlementaires), administrateur (cadres de l'Assemblée nationale), personnel législatif (agents des services législatifs), responsable (dirigeants et décideurs de l'institution). A côté de ces profils « standards », les informations utiles seront communiquées à tout usager, quel que soit son profil. Le but ultime de cette étude est de valoriser la bibliothèque de l'Assemblée nationale grâce à des animations. Nous envisageons d'organiser des journées portes ouvertes, des animations autour du livre, des conférences sur des sujets liés aux projets de lois déposés à l'Assemblée, à l'actualité nationale et internationale ou la formation intellectuelle. Ce projet sera mis en oeuvre à la division de la documentation et de la bibliothèque de l'ANCI. D'importants travaux de modernisation sont en cours de réalisation dans l'institution : renouvellement des ressources informatiques (ordinateurs, imprimantes), mise en place d'une salle multimédia à la disposition des députés et amélioration de l'accès à Internet. Les cibles concernées par cette étude sont prioritairement les usagers directs de la bibliothèque : les députés et les agents de l'Assemblée nationale en fonction. Les députés (pour l'essentiel) n'ont pas de lieu de travail personnel. Ils viennent au Palais quand leur emploi du temps l'exige ou s'ils veulent visiter des services. Ils ont parfois des assistants et agents personnels qui réalisent des travaux et des recherches pour eux. Les agents de l'Assemblée nationale disposent généralement d'un espace de travail comprenant un ordinateur et une connexion à Internet. Pour la bonne exécution de ce projet, les ressources suivantes sont nécessaires : humaines, documentaires et matérielles. Notre projet sera animé par les cinq personnes suivantes : - Un Chef de projet : c'est l'administrateur responsable de la bibliothèque. Titulaire d'un diplôme d'ingénieur en informatique, il a suivi une formation à distance aux Masters professionnels 1 et 2 de l'EBAD, - Un Consultant : il s'agit de Monsieur PERREAULT, Chef de section à la bibliothèque de l'Assemblée nationale de Québec. Il a été désigné par son institution pour superviser la collecte et le traitement des documents offerts au parlement ivoirien dans le cadre de l'IMCIF, - Un agent de Bureau : c'est le second agent de la bibliothèque qui devra seconder le Chef de projet. Engagé à l'Assemblée nationale avec un baccalauréat, il prépare actuellement une licence d'Anglais à l'Université Félix Houphouët Boigny d'Abidjan-Cocody, - Deux stagiaires : un étudiant de Master 2 professionnel en documentation et une étudiante en troisième année de licence professionnelle de science de l'information documentaire à l'EFAC20(*). Pour la suite du projet, ils auront le statut de contractuels. Il est envisagé de constituer un nouveau fonds documentaire riche et adapté aux exigences des milieux parlementaires. Pour la mise en oeuvre de l'IMCIF consacré à la bibliothèque, l'Assemblée nationale du Québec et le parlement de la fédération française francophone de Wallonie-Bruxelles ont offert de nombreux ouvrages et livres à l'ANCI. Nous avons reçu au total près de 1500 documents qui serviront à alimenter notre fonds en plus des journaux nationaux présents. Ultérieurement, on procèdera à une sélection de documents pertinents dans l'ancien fonds désherbé. Les ressources matérielles de notre projet sont constituées de mobiliers et d'équipements. Le développement des activités de la bibliothèque nécessite l'aménagement d'un espace destiné à la fourniture de services sur place. C'est pourquoi un espace de lecture (tables et chaises) de 10 places a été aménagé. La figure ci-après donne une idée de la situation :
Figure n°2 : une vue de la salle aménagée En plus de l'ordinateur et de l'imprimante du Chef du projet, il serait nécessaire de bénéficier de 4 ordinateurs complets, d'un scanner, d'un photocopieur et d'une connexion à Internet. L'un des ordinateurs sera remis comme outil de travail à l'Agent de bureau, un autre servira aux stagiaires pendant la durée du projet et les deux autres seront mis à la disposition des usagers pour leurs travaux sur ordinateurs et pour l'utilisation de connexion à Internet. Le scanner permettra de disposer d'images et de documents numérisés, également utiles pour la conception et la fourniture de services et produits documentaires. CHAPITRE 7 : LE CAHIER DES CHARGES Les attentes liées à ce projet sont multiples : organiser la bibliothèque, la rendre compétitive, attractive, et la rapprocher des députés et des agents de l'Assemblée nationale. Le présent projet doit avant tout permettre l'organisation de la DDB. En effet, après avoir diagnostiqué les problèmes de la bibliothèque, nous ne pourrons la valoriser que si elle est organisée et fonctionnelle : avec un fonds adapté, des procédures assurant un bon fonctionnement tant sur le plan technique qu'administratif. Sur le plan technique, il s'agira de faire en sorte que tous les documents acquis ou reçus soient toujours bien traités (catalogage, indexation...) conformément à la chaine documentaire. La bibliothèque doit détenir un catalogue à jour pour l'ensemble de sa collection et se doter d'un règlement intérieur. Avec le Consultant nous avons choisi de traiter les livres selon les principes de la classification décimale de Dewey et de la table de Cutter Sanborn21(*). L'organisation de la bibliothèque va aussi consister à réaliser les travaux de réfection des meubles défectueux et acheter les équipements et mobiliers manquants. Après le lancement de ses activités, la bibliothèque doit être informatisée pour faciliter son exploitation. De manière générale, l'informatisation d'une bibliothèque apporte les bénéfices suivants: - L'amélioration des services aux usagers : gestion plus rapide et efficace des prêts, retours, retards..., recherches plus faciles, plus rapides, plus complètes, gestion facilitée et améliorée des réservations, - L'offre de services nouveaux Recherches sur l'ensemble du fonds, Plus d'autonomie du lecteur (consultation web, facilité de recherche...), Dans le cas d'un réseau, accès aux catalogues d'autres bibliothèques, - L'amélioration le travail en interne Suppression des tâches répétitives, Inventaire facilité, Catalogage et indexation plus rigoureux et plus rapides, Meilleure connaissance et suivi de l'ensemble des collections, Facilité de gestion des inscriptions des lecteurs, Possibilité de mailing (retards, informations....),
Compte tenu d'un budget réduit, nous allons utiliser un système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) libre. Il existe de nombreux logiciels consacrés à l'informatisation des bibliothèques et centres de documentation, mais nous avons choisi d'étudier les trois solutions suivantes : PMB, KOHA et GREENSTONE. Le tableau suivant est inspiré d'un dossier du site bibliodoc.francophonie disponible à travers le lien : http://bibliodoc.francophonie.org/article.php3?id_article=130. Il nous sert à synthétiser la comparaison entre ces différents SIGB libres. .
Tableau 8: Comparaison entre PMB, Koha et Greenstone Les usagers étaient jusqu'à présent, pratiquement livrés à eux-mêmes pour l'obtention des informations dont ils ont besoin pour travailler efficacement. Selon les résultats de notre enquête les deux sources d'informations les plus consultés à l'Assemblée nationale sont Internet (34%) et la documentation personnelle (30%). Les archives et la bibliothèque viennent respectivement à la troisième et à la quatrième place. Nous devons donc, à travers ce projet, faire en sorte que la division de la documentation et de la bibliothèque joue sa mission en fournissant à ses usagers toute la documentation dont ils ont besoin pour être efficaces Ainsi, en plus de posséder une collection riche et actualisée, elle devra donner aux usagers les savoir-faire pour effectuer des recherches en ligne et se constituer un fonds documentaire personnel. Pour se développer de façon durable, la bibliothèque doit chercher avant tout la satisfaction de ses publics. Le « recentrage client » est un concept très en vogue actuellement car il permet, au niveau marketing, d'adapter les solutions et les offres au public concerné et de le fidéliser durablement. Conscient de cette exigence, les offres de produits et services seront évaluées périodiquement à la lumière des besoins d'information de l'Assemblée nationale pour mieux répondre aux attentes des utilisateurs. Une boîte à suggestions sera mise en place afin de permettre aux usagers de s'exprimer librement sur les services proposés et sur leurs attentes. Des enquêtes de satisfaction seront également menées régulièrement. - Les exigences de la bibliothèque La bibliothèque de l'Assemblée nationale, pour être efficace, doit se spécialiser dans le domaine parlementaire. En effet, elle doit à la fois posséder des documents pertinents pour son mandat et offrir des services destinés prioritairement aux animateurs de la vie parlementaire : les députés, et les fonctionnaires. Une attention particulière doit être portée aux documents constituant le fonds destiné aux députés et aux agents La réussite de notre projet nous commande aussi d'assurer un bon niveau de traitement des documents. Pour les livres offerts par les partenaires de l'Assemblée nationale, nous devons exiger en amont de disposer d'un inventaire pour nous assurer de leur utilité et en aval qu'ils soient gérés suivants les opérations de la chaîne documentaire et conformément à nos choix (l'indexation Dewey par exemple). Parmi les futurs services les plus souhaités des usagers, nous notons la formation à la recherche documentaire et la fourniture de produits documentaires (diffusion sélective d'informations, réalisations de dossiers documentaires, de dossiers de presse). Ce sont des exigences pour la bibliothèque de l'Assemblée nationale qui doit se spécialiser dans le domaine parlementaire. La formation à la recherche documentaire va consister à proposer aux usagers des offres d'apprentissage pour la recherche d'informations sur le Web, en dehors des périodes de sessions ordinaires (fin avril à fin juillet et début octobre à fin décembre). Nous aurons donc deux périodes de formation par an pour donner aux députés et aux agents les rudiments nécessaires pour effectuer avec succès les recherches en ligne. Pour intéresser les usagers, nous procéderons à la diffusion sélective d'informations suivant les différents profils des usagers : députés, agents des services législatifs, assistants parlementaires, cabinet du président. Nous réaliserons aussi, en fonction de l'actualité nationale ou interparlementaire, des dossiers documentaires et dossiers de presses pour mettre à leur disposition des informations actualisées et leur permettre de travailler rapidement et efficacement.
La bibliothèque de l'ANCI doit sortir de son isolement pour se rendre dynamique et se mettre au faîte des nouvelles pratiques. Sur le plan local, elle doit nouer des relations avec les partenaires de l'ANCI, notamment le Secrétariat général du Gouvernent ; cette institution étant chargée de transmettre les projets de lois. La bibliothèque doit pouvoir recueillir auprès de cette institution, les informations nécessaires à la bonne compréhension des textes et à assurer leur suivi (promulgation, évaluation). Des liens avec d'autres structures réalisant des produits documentaires (revues de presses de la mission des nations unies en Côte d'Ivoire (ONUCI)) doivent être tissés pour accroître l'offre de services. Au plus international, la bibliothèque doit marquer son retour en intégrant les réseaux existants tels que la section des bibliothèques parlementaires de l'IFLA et l'AIFBD22(*). On envisage aussi la création de liens avec d'autres bibliothèques parlementaires francophones : Québec, Burkina Faso, Wallonie-Bruxelles, Sénégal, Bénin pour le partage d'expérience et de bonnes pratiques. - Les résultats attendus du projet Les résultats attendus sont : - La reprise effective des activités de la bibliothèque de l'Assemblée nationale, - La capacité de la bibliothèque de l'ANCI à fournir des services et produits documentaires susceptibles de combler les besoins d'informations, - La participation de la bibliothèque de l'ANCI à la réalisation de l'activité parlementaire. CHAPITRE 8 : LA PLANIFICATION DU PROJET Dès le début du mois de janvier 2013, nous avons commencé à mûrir des réflexions pour la relance des activités de la division de la documentation et de la bibliothèque de l'ANCI. Il fallait rapidement avoir une vision claire de la situation. C'est pourquoi, nous avons commencé par dresser l'inventaire des documents présents. Cette opération nous a permis de connaître la composition du fonds documentaire, et sa qualité. Cette opération a nécessité près de trois mois de travail (de début février à la deuxième décade d'avril 2013), compte tenu de l'insuffisance du personnel (deux agents seulement dont un seul qualifié). Le 12 avril 2013, nous avons reçu la visite d'un professionnel de l'Assemblée nationale de Québec, dans le cadre de la mise en oeuvre du projet de l'IMCIF. Les échanges avec lui ont renforcé nos idées car il a également constaté également que le fonds était pauvre et inadapté. Il a aussi retenu que la bibliothèque doit vite relancer ses activités et que l'Assemblée nationale du Québec avait décidé de faire un don de plus de 1.000 documents. En attendant de recevoir ces livres, nous avons décidé de travailler sur les quatre points suivants :
Notre projet s'est étendu sur une période de douze (12) mois, de février 2013 à janvier 2014. Les activités ont été réparties entre les différents acteurs selon leur compétence et leur fonction. Le responsable de la bibliothèque sera le Chef du projet. Des échanges auront lieu avec le Consultant basé au Québec pour le suivi du projet Les activités à réaliser sont orientées par les résultats de la collecte de données. La mise en oeuvre de notre projet passe par la réalisation des activités suivantes : - Le désherbage de l'ancien fonds documentaire (définition des ouvrages encore intéressants, libération d'espace pour de nouveaux ouvrages), - L'aménagement de la salle (travaux de réparation et acquisition de matériels), - Le traitement des documents récemment acquis, donnés pour la constitution du nouveau fonds, - La réouverture de la bibliothèque, et lancement officiel des activités, - La conception et la fourniture de services et produits documentaires pour la satisfaction des députés, des agents et des partenaires, - La promotion de la bibliothèque pour la rendre plus vivante, - L'informatisation de la bibliothèque pour en faciliter la gestion, - L'exploitation de l'ancien fonds documentaire pour enrichir le fonds documentaire. Avant la planification des différentes tâches, nous détaillons ici les activités pour en faciliter la compréhension :
Cette première étape est très importante car elle permettra de préparer les autres et de réaliser le projet. Elle consiste d'abord à réaliser un inventaire des anciens documents conservés par la bibliothèque, et ensuite de les déplacer pour permettre l'aménagement de la salle. Cet inventaire permet d'avoir une connaissance approfondie des documents, de leur qualité et de leur état. Cela facilitera également le désherbage de la collection. Les meilleurs documents seront ensuite réintégrés, vers la fin de l'année 2013, au nouveau fonds. Suite à l'inventaire, tous les documents ont été stockés dans des cartons, en tenant compte de leur pertinence et de leur état, avant de les emmagasiner temporairement dans un autre local.
Cet aménagement a consisté dans la réparation et le nettoyage des meubles défectueux (portes, meubles de rangement, clés), dans l'acquisition de nouveaux équipements (tables et chaises de lecture, ordinateurs, photocopieur, scanner) et à faire faire d'autres aménagement (augmentation de la luminosité dans la salle, vernissage des meubles).
Figure n° : une vue de salle aménagée et des cartons de livres
Après acceptation de la liste des documents proposés par le Consultant, des recommandations lui ont été faites pour le traitement des livres par les spécialistes de l'Assemblée nationale du Québec, (choix de l'indexation Dewey). Nous avons ensuite assuré le suivi du transport des livres dont le plus grand lot est arrivé par voie maritime, en accomplissant les formalités auprès de la direction des douanes ivoiriennes23(*) et auprès de la société ivoirienne de manutention et de transit (SIMAT)24(*) chargée du dossier. Le 26 août 2013, 1119 livres ont été livrés par la SIMAT. Avec les stagiaires, nous avons procédé au contrôle des documents pour nous assurer de leur qualité et de la totalité de leur nombre, avant de les estampiller et les équiper de fiches de prêt. Enfin, nous avons procédé à leur rangement dans les rayons comme en témoigne la photo ci-après :
Figure n° : La disposition des livres dans les rayons
L'ouverture officielle de la salle est prévue en début du mois d'octobre 2013. Elle consistera dans le lancement des services aux utilisateurs et dans la présentation de la bibliothèque aux responsables de l'Assemblée nationale, aux députés et agents.
Selon Jacques CHAUMIER, la finalité d'un service de documentation s'exprime dans sa « communication documentaire ». La bibliothèque doit être capable de «diffuser, transmettre, faciliter l'accès, faire découvrir, apporter les documents nécessaires à l'utilisateur »25(*), en offrant des services et des produits documentaires suivants : - La consultation : est le premier service à offrir. Elle consiste à mettre à la disposition des usagers des documents pour une exploitation sur place. - Le prêt : le prêt de documents est considéré comme le service complémentaire de la consultation. Il donne l'occasion aux usagers internes (députés et agents) d'emprunter des ouvrages pour les exploiter hors du local de la bibliothèque. - La recherche rétrospective : c'est un service de réponse, à partir de recherches approfondies, à un besoin d'information exprimé par un député, un agent de l'ANCI ou tout autre usager à une période donnée. La recherche rétrospective permet donc d'accroître l'efficacité de la bibliothèque en répondant aux demandes d'informations formulées. - La diffusion : elle constitue un groupe de produits documentaires dont la mission consiste à « informer l'utilisateur, à le tenir au courant (système d'alerte) de l'actualité en matière d'informations documentaires, et aller au-devant de ses besoins »26(*). Il existe une grande variété de produits, mais ceux qui suivent semblent les plus adaptés à nos publics : - La liste des acquisitions : pour porter à la connaissance des usagers les informations relatives aux nouveaux ouvrages entrés à la bibliothèque, - La diffusion sélective de l'information (DSI) : c'est un service personnalisé qui consiste à fournir régulièrement à un usager ou un profil d'utilisateur l'information sur les nouveaux documents acquis et répondant à son besoin personnel d'information.
Pour rapprocher davantage la bibliothèque des députés et des agents, nous prévoyons des animations (journées portes ouvertes, pour faire connaître la bibliothèque et son offre). Cette promotion aura deux objectifs : donner une image de marque à la bibliothèque et faire connaître ses prestations. Nous avons aussi l'intention de distribuer aux députés et aux fonctionnaires des prospectus concernant la bibliothèque et son offre et publier les informations relatives à ses activités sur la page Facebook de l'ANCI ( https://www.facebook.com/www.assnat.ci).
L'informatisation de la bibliothèque est nécessaire pour sa modernisation et son développement. Notre choix s'est porté sur PMB pour le développement de la bibliothèque car ce SIGB convient mieux à la taille de notre centre et il est plus facile à installer et moins exigeant que les systèmes KOHA et Greenstone.
Tableau 9: la répartition des tâches Comme le témoigne le tableau suivant, le Chef de projet, en prenant part à toutes les activités, a une lourde responsabilité dans la réussite du projet :
Tableau 10: L'implication des membres de l'équipe du projet - Le chronogramme d'exécution des activités
Tableau 11 : Le chronogramme d'exécution des travaux- Le budget prévisionnel du projet La réalisation du projet nécessite des moyens financiers la constitution de l'équipe et pour l'acquisition de ressources matérielles). Son budget prévisionnel théorique s'élève à quatorze millions trois cent trente-deux mille trois cent francs (14.332.300) CFA comme présenté dans le tableau ci-après :
Tableau 12: Le budget prévisionnel du projet Dans le cadre de l'IMCIF, des échanges entre acteurs ont lieu régulièrement pour suivre l'évolution des différents projets. En ce qui concerne, le projet ivoirien, nous communiquons par mail avec des photos à l'appui avec le Consultant qui est retourné au Québec après deux passages à Abidjan (une semaine en avril et deux semaines en juillet 2013). Cela nous permet de travailler ensemble et de partager nos expériences autour de ce projet. En plus de ces échanges professionnels, des comptes rendus sont faits au directeur des services législatifs et au Secrétaire général de l'Assemblée nationale. Afin de satisfaire les besoins documentaires des usagers de la bibliothèque de l'Assemblée nationale de Côte d'Ivoire, il est nécessaire de mettre en place une bibliothèque parlementaire, qui possède des documents appropriés et qui soit capable de fournir des services et produits adaptés aux exigences du monde parlementaire et aux profils des parlementaires et des fonctionnaires. Grâce à l'l'initiative multilatérale de coopération interparlementaire francophone (IMCIF), la bibliothèque de l'Assemblée nationale a bénéficié d'un don de près de 1500 documents et de l'assistance technique de l'Assemblée nationale du Québec pour la relance de ses activités. Après le réaménagement de la salle de lecture, nous sommes parvenus à organiser la bibliothèque et à la doter de mobiliers et d'équipements nécessaires à son développement. Mais pour que la bibliothèque connaisse plus de succès, nous devons la mettre en valeur, faire des animations, pour la rapprocher davantage de ses usagers et leur proposer des services et produits capables de les intéresser. - ACCART Jean-Philippe, RETHY Marie-Pierre. Le métier de documentaliste. Paris : Éd. du Cercle de la librairie, 1999. 382 p. - BETHERY Annie. Guide de la classification décimale de Dewey : tables abrégées de la XXIIe édition intégrale en langue anglaise. Nouv éd. Paris : Electre-Editions du Cercle de la Librairie, 2005. 383 p. - CHAUMIER Jacques. Travail et méthodes du documentaliste : pour une exploitation méthodique et optimale de l'information. 7e éd. revue et actualisée. Issy-les-Moulineaux cedex : ESF éditeur, 2007. 174 p. - DEPELTEAU François. La démarche d'une recherche en sciences humaines : De la question de départ à la communication des résultats. Laval : Les Presses de l'Université, 2000. 417 p. - MUET Florence, SALAUN Jean-Michel. Stratégie marketing des services d'information : Bibliothèques et Centres de documentation. Nouv. Ed. Paris : Electre-Editions du Cercle de la librairie, 2001. (Bibliothèques), 221p. - N'DA Paul. Méthodologie de la recherche : de la problématique à la discussion des résultats. 3è éd. rev. et cor. Abidjan : EDUCI, 2006. 159p. - N'GUESSAN Kouamé. Assemblée nationale : outils du député. Abidjan : Frat mat éditions, 2012. 54 p. DOCUMENTS DE REFERENCE DE L'ASSEMBLEE NATIONALE DE COTE D'IVOIRE - L'Almanach de l'Assemblée nationale. Abidjan : Assemblée nationale de Côte d'Ivoire, 2002. 57 p. - Le Code électoral de la République de Côte d'Ivoire. Abidjan, 2000 - La Constitution de la Deuxième République de Côte d'Ivoire. Abidjan, 2000 - Le Règlement administratif sur le fonctionnement des services de l'Assemblée nationale. Abidjan : Assemblée nationale de Côte d'Ivoire, 2002. 39 p. - Le Règlement de l'Assemblée nationale (Le). Abidjan : Assemblée nationale de Côte d'Ivoire, 2006. 54 p. - ATTA Adou Jean-Constant. Mise en place et diffusion du dépôt institutionnel électronique de l'école normale supérieure Abidjan (ENS) sous PMB [en ligne]. Mémoire de Master. Master en sciences de l'information documentaire. Dakar : EBAD/UCAD, 2011. 103 p. disponible sur : http://www.memoireonline.com/02/12/5310/m_Mise-en-place-et-diffusion-du-dept-institutionnel-electronique-de-lecole-normale-superieure0.html (Consulté du 15/07 au 10/08/2013 - BERTE Mariam. La conception et mise en place d'un portail documentaire en pédagogie pour l'Institut Pédagogique National de l'Enseignement Technique et Professionnel (IPNETP). Mémoire de Master. Master 2 en sciences de l'information documentaire. Dakar : EBAD/UCAD, 2011. 79 p. - KONE Seydou. Elaboration de projets culturels. Abidjan : EFAC/INSAAC, 2005. 52 p. - KOUAKOU Kouassi Sylvestre. Information et mise en ligne du catalogue de la bibliothèque de l'UFR SJAP de l'Université de Cocody Abidjan [en ligne]. Mémoire de Master. Master 2 en sciences de l'information documentaire. Dakar : EBAD/UCAD, 2010. 148 p. Disponible sur : http://www.memoireonline.com/02/12/5310/m_Mise-en-place-et-diffusion-du-dept-institutionnel-electronique-de-lecole-normale-superieure56.html (Consulté du 15/07 au 03/ 08/2013). - BERNIER Gaston. Repenser le rôle des bibliothèques législatives [en ligne]. Disponible sur : http://www.revparl.ca/28/4/28n4_05f_Bernier.pdf (Consulté le 26/06/2013 - CUNINGHAME Keith. Guide pratique à l'usage des bibliothèques législatives. Ed. rev. De Gruyter Saur : IFLA, 2009. 84 p [en ligne]. Disponible sur : http://www.ifla.org/files/assets/services-for-parliamments/publications/ifla-140-fr.pdf (Consulté entre le 20 et le 26 juin 2013). - Diarra Mamadou. Gestion de projets et valorisation de patrimoines documentaires [en ligne]. Support de cours Master 2 SID FADIS. Disponible sur : http://www.ebad.ucad.sn/fadis/liste_modules.asp?code=UE%20VI.4&limite=code - DIARRA Mamadou, DIALLO, A. Karim, CORREA, Antoinette. Valorisation des produits et services documentaires par l'animation [en ligne]. Support de cours Master 2 SID FADIS. Disponible sur : http://www.ebad.ucad.sn/fadis/liste_modules.asp?code=UE%20VI.3&limite=code Le questionnaire de l'étude Questionnaire en ligne à l'adresse suivante : https://docs.google.com/forms/d/1wsrTamnw2ZvY7LZ7ldWq6corD4a8QfXxjOHUkIa8qdc/viewform Le présent formulaire a pour but de collecter des informations nécessaires à la réalisation d'une étude portant sur la valorisation de la bibliothèque de l'Assemblée nationale de Côte d'Ivoire. Veuillez répondre aux questions suivantes: *Obligatoire Nom et prénoms (facultatif)
Depuis quelle année êtes-vous à l'Assemblée nationale?
Quelle est votre direction de tutelle?
Quelle fonction occupez-vous actuellement? *
Quel est le niveau de votre diplôme le plus élevé? *
Utilisez-vous l'Internet? *
Quels services internet utilisez-vous le plus souvent? *
Avez-vous déjà visité la bibliothèque de l'Assemblée nationale? *
Avez-vous obtenu les informations ou services demandés? *
Quelles sont les raisons qui peuvent vous motiver à fréquenter la bibliothèque? *
Quelles sont les trois principales sources d'information que vous consultez le plus souvent dans le cadre de votre travail? * (S.V.P faites trois choix)
Pensez-vous que la bibliothèque de l'Assemblée nationale vous rend efficace dans votre travail actuellement? *
Pourquoi? * Quels types de documents souhaiteriez-vous avoir à la bibliothèque? *
Quels services attendez-vous de la bibliothèque? *
Parmi les produits documentaires suivants, lesquels souhaiteriez-vous avoir? *
Il existe des méthodes efficaces de recherches sur Internet qui permettent d'obtenir les meilleures informations. Accepteriez-vous de prendre part à des sessions de formation sur la recherche documentaire en ligne? *
Pourquoi? * Quelles sont vos attentes de la bibliothèque de l'Assemblée nationale? * - Guide d'entretien destiné au Secrétaire Général de l'Assemblée nationale - Quel regard portez-vous sur la bibliothèque de l'Assemblée nationale depuis votre arrivée ? Pourquoi ? - Quelle est votre vision pour la bibliothèque ? - Comment pensez-vous pouvoir l'aider à remplir sa mission ? - Guide d'entretien destiné au directeur des affaires administratives et financières
- Guide d'entretien destiné au directeur des services législatifs
- Guide destiné à un groupe de députés et à un groupe d'agents
- Guide destiné aux responsables de bibliothèques de parlements étrangers - quels sont services (les plus appréciés des usagers) que vous offrez chez vous à la bibliothèque? - quels sont produits documentaires (les plus appréciés des usagers) que vous offrez chez vous à la bibliothèque? - les documents les plus consultés chez correspondent à quels principaux domaines de connaissance? - Quels conseils pour la relance des activités de ma bibliothèque et sa valorisation? * 18 Jacques CHAUMIER. Travail et méthodes du Documentaliste, ESF éditeur, 2006. P 87. * 19 CHAUMIER Jacques, op cit p91 * 20 L'EFAC (Ecole de Formation à l'Action Culturelle) est une des écoles de l'Institut national supérieur des arts et de l'action culturelle (INSAAC) à Abidjan. Elle est chargée de la formation d'étudiants dans les domaines suivants : bibliothéconomie, archivistique, documentation et animation culturelle * 21 Le Cutter-Sanborn est considéré comme l'indice d'auteur d'un ouvrage. Cet indice est en général composé de l'initiale du nom de l'auteur et d'une séquence de chiffres (entre 1 et 4) qui permet de placer les auteurs par ordre alphabétique sans avoir à écrire leurs noms. À cet indice s'ajoute la première lettre du titre de l'ouvrage. La table Cutter a été définie en 1880 par Charles A. Cutter. Elle a été ensuite revue par Kate A. Sanborn. * 22 AIFBD : Association internationale francophone des bibliothécaires et documentalistes, www.aifbd.org * 25 Jacques CHAUMIER, Travail et méthodes du Documentaliste, ESF éditeur, 2006. P 87. * 26 Jacques CHAUMIER, op.cit. P 91. |
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