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Conception d'un système de gestion de l'information documentaire au sein de la caisse nationale de sécurité sociale du Burkina Faso

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par Dilomama Kone
EBAD - Université Cheikh Anta Diop de Dakar - Diplôme Supérieur en Sciences de l'Information et de la Communication option archives 2003
  

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Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

UNIVERSITE CHEIKH ANTA DIOP

ECOLE DE BIBLIOTHECAIRES ARCHIVISTES ET DOCUMENTALISTES

(EBAD)

CONCEPTION D'UN SYSTEME DE GESTION GLOBALE DE

L'INFORMATION DOCUMENTAIRE AU SEIN DE LA CAISSE NATIONALE DE SECURITE SOCIALE DU BURKINA FASO

Mémoire de fin d'études

Pour l'obtention du Diplôme Supérieur en Sciences de l'Information et de la Communication (DSSIC)

Option : ARCHIVES

Présenté et soutenu par KONE Dilomama

Sous la Direction de Monsieur Ibrahima LO, maître-assistant à l'EBAD

2002-2003

I

Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

SOMMAIRE

INTRODUCTION GENERALE .................................................................. 1

I- PROBLEMATIQUE .................................................................................. 4

II- LES OBJECTIFS DE L'ETUDE ........................................................... 8

III- DEFINITION DES CONCEPTS-CLES............................................11

IV- METHODOLOGIE ..............................................................................14

IV.2- Le questionnaire.........................................................................................22

IV.3-Les entretiens et interviews...........................................................................24

IV.4- L'état des lieux ...........................................................................................26

IV.5- Les difficultés rencontrées ...........................................................................26

IV.6- Les solutions administrées ..........................................................................27

IV.7- Le plan du travail .......................................................................................28

PREMIERE PARTIE : Evaluation de l'existant.....................................29

I.1- Historique ...........................................................................................................................30

I.2- Missions ..............................................................................................................................30

1.3- Le cadre juridique et institutionnel ..................................................................................31

I.4- Domaine d'activité et sources de financement .................................32

II-1-Présentation du Service Communication et Relations Extérieures ................................35

II.2- Volume et place de la documentation..............................................................................36

II.2.1-Présentation de la bibliothèque .......................................................36

II.2.2- La documentation .............................................................................37

II

Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

II.3 - Volume et envergure du fonds d'archives et de l'information administrative ............37

II.4- Les tentatives d'organisation des archives effectuées par le cabinet dit Société

Internationale d'Etudes , de Gestion et d'Organisation « SIEGO » ....................................39

II.5- Diagnostics des problèmes liés à la non-maîtrise de la documentation et des archives

au sein de la Caisse nationale de sécurité sociale ..................................................................41

II.6- Pourquoi une gestion et une organisation des archives et de la documentation à la

CNSS ? .......................................................................................................................................42

II.7- Typologie des documents existant au sein de l'institution ................................................. 44

DEUXIEME PARTIE : SOLUTIONS INSTITUTIONNELLES : ......80

PROPOSITIONS ET RECOMMANDATIONS .....................................80

CHAPITRE : I- CREATION D'UNE STRUCTURE SPECIFIQUE ................................................................................................81

CHARGE DE LA «GESTION DE L'INFORMATION ........................81

I.1.Le sous-système gestion des archives courantes..................................83

I.2- Le sous système archives et gestion des archives intermédiaires et

historique .........................................................................................................87

I.2.5- La fonction de diffusion ......................................................................90

I.3- Le sous système documentation............................................................90

CHAPITRE II- CONSTRUCTION , EQUIPEMENT DE ....................93

LOCAUX APPROPRIES ET RECRUTEMENT DE ............................93

PERSONNEL ................................................................................................93

CHAPITRE III -l'AUDIT ET INVENTAIRE DES ARCHIVES ........95

ET DE LA DOCUMENTATION ..............................................................95

CHAPITRE IV - L'ELABORATION DE TEXTES ..............................96

REGLEMENTAIRES..................................................................................96

CHAPITRE V- LA COMMISSION DE GESTION DE .......................96

III

Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

L'INFORMATION DOCUMENTAIRE ..................................................96

CHAPITRE I - DEFINITION D'UNE POLITIQUE .............................99

DOCUMENTAIRE ......................................................................................99

I.1.1- La charte d'archivage ...............................................................................100

-I.1.2- la mise en place d'un manuel de procédures de gestion documentaire..........102

I.1.3- La mise en place d'un Système de Classification Uniforme (S.C.U.) ou le

cadre de classement pour les archives .................................................................103

I.1.4- le calendrier de conservation .....................................................................104

I.1.5 - la confection de formulaires......................................................................105

I.2.1- la constitution d'un fonds documentaire de base ............................................................ 105

CHAPITRE II -LE PLAN D'ACTIONS ................................................107

II.1- A court terme .......................................................................................107

II.2 - A moyen terme ....................................................................................109

CONCLUSION ...........................................................................................118

PROGRAMME D'ACTIVITES ..............................................................123

BIBLIOGRAPHIE GENERALE .............................................................125

IV

Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

INTRODUCTION GENERALE

La Caisse nationale de sécurité sociale du Burkina Faso, appelée « CNSS-BF » est une institution de prestations de services pour les travailleurs régis par le code de sécurité sociale

du Burkina- faso. Cette institution a pour objectif principal, la satisfaction des besoins des

allocataires des différentes prestations sociales.

Faisant partie des institutions du secteur tertiaire, les activités de gestion des prestations et des cotisations reposent sur la production, l'échange, et la réception d'informations sous forme papier qu'électronique lui permettant d'établir des droits, et de faire face à sa mission première.

Pour mener à bien cette mission, elle a besoin d'une bonne organisation de ses ressources tant financières qu'informationnelles fiables .

L'information en général, l'information documentaire en particulier, est la clé de voûte de

toute organisation désireuse de réussir et de se promouvoir. Ne dit on pas que : « qui maîtrise l'information, maîtrise le pouvoir ! » .Alvin TOFFLER, dans son ouvrage, intitulé POWER SHIFT, cité par MARTINET Bruno et al. Disait que « l'information joue un rôle de plus en plus important dans notre civilisation et qu'elle devient parfois plus importante pour le fonctionnement des entreprises que l'accès au capital ».1

Elle est un élément central sur lequel se fonde en effet toute prise de décision ou innovation.

Elle constitue de nos jours un véritable enjeu de développement.

Pour que cette information documentaire dont dispose la Caisse soit pertinente, fiable , efficace et utilitaire, cela suppose son organisation dans les règles de l'art par la mise en oeuvre d'un système intégré d'information documentaire. Ce système doit être capable de prendre en charge tous les types de documents existants dans l'institution afin d'en faire un élément de premier plan dans l'amélioration de la gestion et de la productivité de l'entreprise.

Malheureusement au sein de la Caisse nationale de Sécurité Sociale du Burkina -Faso, les archives partant, la documentation administrative et technique n'ont pas fait l'objet d'attention.

L'organisation du fonds documentaire est caractérisée par :

Ø l'inexistence d'une structure de gestion documentaire ;

1 MARTINET,Bruno et al.- L'intelligence économique, les yeux et les oreilles de l'entreprise.- Les Editions organisations.-p.139

1

Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

Ø des fonds d'archives inorganisées dans les différentes directions centrales et régionales

rendant difficile le repérage et la prise de décisions adéquates dans le traitement des dossiers sensibles ;

Ø un fonds de documentation obsolète et non exploité par les agents et les usagers ;

Ø une bibliothèque dont la structure n'est pas définie et l'archiviste-bibliothécaire n'a aucun pouvoir de décision en matière de gestion et d'organisation des archives et de la documentation.

Tous ces constats sont à l'origine de notre désir de travailler sur les voies et moyens de trouver une solution à ce problème de gestion documentaire au sein de l'institution.

Cette solution passe par la mise en oeuvre d'une politique, d'ou le thème de notre mémoire qui a trait à la « conception d'un système de gestion globale de gestion de l'information documentaire au sein de la CNSS ».

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Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

I- Problématique

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Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

I- PROBLEMATIQUE

Il part d'une observation: celle de la non-organisation, de la méconnaissance du rôle et de

la place d'une structure documentaire dans l'institution de sécurité sociale qu `est la CNSS, alors que celle-ci doit jouer le même rôle que la fonction financière ; l'Informatique; la gestion des ressources humaines et autres.

Cette observation est à l'origine de plusieurs constats :

Ø l'inexistence du point de vue institutionnelle d'une structure chargée de la gestion des archives, et de l'information administrative : Le service communication et relations extérieures en charge de la gestion de la communication institutionnelle

et des relations publiques accorde peu de place à la gestion de l'information

documentaire à travers ces activités, ce qui se constate par un manque de schéma directeur propre à l'information documentaire, contrairement au schéma directeur informatique élaboré et mis en application depuis 1995 ;

Ø la timide implication des archivistes dans les opérations de gestion des fonds d'archives : La CNSS est une des institutions de prestations de services qui produit d'énormes quantité de documents dans le cadre de ses activités. Malheureusement, l'organisation de cette documentation administrative n'a jamais fait l'objet d'études selon les normes archivistiques : Les instruments existants ( les systèmes

de classement des dossiers de personnel et des dossiers de prestations ) ont été

conçus par les premiers agents de l'institution n'ayant aucune notion de management des archives et des documents administratifs . L'existence de services d'archives à même de prendre en charge les archives historiques n'a jamais été jusqu'à une date récente la préoccupation des différents responsables : les archivistes ne sont impliqués que tardivement dans les opérations déjà vouées à l'échec ou ne sont pas consultés dans les opérations d'archivage : le cas en est donné suite à la sous-traitance de l'organisation des archives par le cabinet

« SIEGO ».2

2 Société Internationale d'Etudes de Gestion et d'Organisation

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Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

Ø les pertes et la difficile circulation et repérage de l'information administrative au

niveau des différentes entités organiques (au sein d'un même service ou d'une même direction, les documents disparaissent ou sont tout simplement égarés), ce qui est source de lenteur dans les prises de décisions, éternel recommencement dans les études de dossiers et la perte fréquente de procès par manque d'informations fiables et élémentaires : en effet, ces dernières années, l'institution est confrontée à d'énormes difficultés liées à la reconstitution de la carrière des agents datant de sa création. Ces derniers l'ont attrait devant l'inspection et les tribunaux du travail aboutissant à des procès généralement perdus par elle, du fait qu'il manque des pièces ou des dossiers pour étayer son argumentation ou faire preuve de la notion de la « chose jugée ». Par contre, les agents arrivent à défendre leur droit grâce aux documents en leur possession. Dans certains cas, ils sont pourvoyeurs de documents à l'institution.

De même, il y'a une rétention de l'information au niveau de certains

responsables : les dossiers qui doivent faire l'objet de traitement du point de vue hiérarchique sont conservés dans les tiroirs et par manque d'instruments de repérage et

de manuel de procédures, ils restent introuvables ou égarés ;

Ø le coût élevé de la reproduction des documents (chaque bureau équipé d'un ordinateur, dispose d'une imprimante et chaque direction dispose d'une photocopieuse) suite aux multiples copies entraîne l'achat de grandes quantités de fournitures de bureau : par exemple au service gestion du personnel de la Direction des Ressources Humaines, la secrétaire sténo dactylographe saisie sur ordinateur,

400 décisions par an qui doivent être signées par le directeur des ressources humaines (congés annuels, autorisations d'absence...) et 1500 décisions par an qui doivent être signées par le directeur général (embauches de nouveaux agents, engagements d'agents temporaires ; reclassement d'agents, intérims...). La saisie

de ces décisions représente environ 50 rames de 500 papiers soit 25000 feuilles de

papiers par année.

De même, la secrétaire particulière du secrétaire général de l'institution, utilise quant

à elle 20 à 25 rames par an de papier : en effet, service de coordination des différentes directions de l'institution , le secrétariat du secrétaire général est chargé de faire des

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Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

copies des différents documents et décisions pour les directions et agents concernés

par les dites décisions 3.

Ø La mauvaise gestion des documents essentiels de l'institution : la gestion de certains documents laisse à désirer : certains dossiers de personnel et de prestations sont incomplets rendant souvent difficile la détermination des droits des agents et des assurés ;

Ø La mauvaise gestion de l'information administrative peut avoir des conséquences néfastes sur le schéma directeur informatique qui est en oeuvre : en effet, une bonne informatisation de l'existant passe par la mise à la disposition d'informations fiables, pérennes qui authentifient la qualité des données saisie : les auditeurs chargés de l'analyse du système d'information de l'institution ont vu juste en affirmant qu' : « [...] il n'y a pas eu de réel rapprochement entre les dossiers papiers et informatiques »4. Les dysfonctionnements engendrés par la

saisie de données peu fiables auront des coûts très élevés sur le processus d'informatisation . De même, la non-implication des archivistes de l'institution au processus d'informatisation en cours est à déplorer ;

Ø la documentation existante est obsolète et dispersée au sein de certaines entités, rendant difficile la mise en place d'une structure documentaire capable d'informer

et de renseigner les agents et les usagers de l'institution.

Ces problèmes énoncés ne facilitent pas la gestion de l'information documentaire dans l'institution.

Notre objectif est donc de partir de ces constats afin de pallier ces goulots d'étranglement.

D'où la nécessité de cette étude qui déterminera la mise en place d'une politique cohérente de gestion de l'information documentaire.

3 Sources fournies par les secrétariats du secrétaire général et du service gestion du personnel de la Direction des

Ressources Humaines de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale.

4 Rapport diagnostic de la Caisse nationale de sécurité Sociale.-p.25.

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