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Conception d'un système de gestion de l'information documentaire au sein de la caisse nationale de sécurité sociale du Burkina Faso

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par Dilomama Kone
EBAD - Université Cheikh Anta Diop de Dakar - Diplôme Supérieur en Sciences de l'Information et de la Communication option archives 2003
  

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II- Les Objectifs de l'étude

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Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

II- LES OBJECTIFS DE L'ETUDE

Ils son de deux ordres :

· II.1- Les objectifs généraux

La mise en oeuvre de cette étude aura pour but de favoriser la constitution d'un véritable réseau documentaire incluant toutes les ressources disponibles gérées rationnellement, ce qui permettra notamment de :

- faire prendre conscience aux responsables, du caractère important et utile de la mise

en oeuvre d'une politique de gestion de l'information documentaire au sein d'une entreprise au même titre que la gestion financière ou celle des ressources humaines... ;

- faire de la gestion des archives et de la documentation des Caisses de Sécurité Sociale une priorité dans les missions assignées à la Conférence Interafricaine de Prévoyance Sociale (CIPRES) : faire des archives et de la documentation, un outil stratégique de gestion et de productivité dans les institutions de sécurité sociale.

· II.2- Les objectifs spécifiques

Ils se traduisent par :

- la prise en charge de tous les supports d'informations que sont : les archives papiers

(courants et intermédiaires) ; les dossiers vivants à fort taux de consultation (les dossiers de personnel, les dossiers de prestations sociales, les ouvrages) ; les documents vitaux et sensibles (les documents de gestion) ; les supports informatiques

(listings et disquettes de sauvegarde des données de la Direction de l'Informatique et

de la Statistique) ; les microfiches et microfilmes ; les bandes audio et films vidéo (les bandes audio- visuelles conservées à la section audiovisuelle de la Direction de la Prévention et de l'Action Sanitaire et Sociale); les monographies et périodiques de la bibliothèque ;

- la coordination des ressources documentaires gérées localement, grâce à la mise en place au niveau local et au niveau des entités organiques, des structures de gestion de l'existant local, quitte à les acheminer au dépôt central des archives historiques;

- la mise en place des sous-systèmes de gestion des archives, de la documentation et du courrier, soubassement du système de gestion globale de l'information documentaire

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de Sécurité Sociale du Burkina Faso

qui doit être mis en place avec une seule coordination (la mise en place de cette

structure centrale sera le point focal de la gestion de l'information documentaire) : la gestion des archives historiques et gestion de la documentation ;

- Avec les Nouvelles technologies de l'Information et de la Communication (NTIC), l'accent sera mis sur le développement et la promotion d'intranet et extranet en favorisant la création d'un portail d'entreprise qui aura les avantages suivants : faciliter la circulation, le traitement et les échanges de dossiers et d'informations entre services par l'application du workflow, du groupeware qui sont des composantes de la gestion électronique des documents, rendant ainsi fluides les décisions prises.

De même, cela permettra la consultation non seulement du catalogue de la

documentation et des produits documentaires, mais aussi de certaines décisions (en tenant compte des règles de conservation qui seront édictées) à partir du portail qui sera une fenêtre ouverte vers le monde;

- une facilité d'accès unique aux différentes sources documentaires (point d'accès à l'information administrative), par la mise en place d'un répertoire corporatif unifié et d'un instrument de recherche sur les dossiers des assurés ;

- la mise en oeuvre d'un système de records management capable de prendre en charge les documents dits actifs et semi-actifs, par l'utilisation et l'application des normes ISO 15489 sur le records management et 9000 pour la certification qualité.

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