II- Les Objectifs de l'étude
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
II- LES OBJECTIFS DE L'ETUDE
Ils son de deux ordres :
· II.1- Les objectifs généraux
La mise en oeuvre de cette étude aura pour but
de favoriser la constitution d'un véritable réseau
documentaire incluant toutes les ressources disponibles gérées
rationnellement, ce qui permettra notamment de :
- faire prendre conscience aux responsables, du caractère
important et utile de la mise
en oeuvre d'une politique de gestion de l'information
documentaire au sein d'une entreprise au même titre que la gestion
financière ou celle des ressources humaines... ;
- faire de la gestion des archives et de la documentation des
Caisses de Sécurité Sociale une priorité dans les missions
assignées à la Conférence Interafricaine de
Prévoyance Sociale (CIPRES) : faire des archives et de la documentation,
un outil stratégique de gestion et de productivité dans les
institutions de sécurité sociale.
· II.2- Les objectifs spécifiques
Ils se traduisent par :
- la prise en charge de tous les supports d'informations que sont
: les archives papiers
(courants et intermédiaires) ; les dossiers
vivants à fort taux de consultation (les dossiers de
personnel, les dossiers de prestations sociales, les ouvrages) ;
les documents vitaux et sensibles (les documents de gestion) ; les supports
informatiques
(listings et disquettes de sauvegarde des données de la
Direction de l'Informatique et
de la Statistique) ; les microfiches et microfilmes ; les
bandes audio et films vidéo (les bandes audio- visuelles
conservées à la section audiovisuelle de la Direction de
la Prévention et de l'Action Sanitaire et Sociale); les monographies et
périodiques de la bibliothèque ;
- la coordination des ressources documentaires
gérées localement, grâce à la mise en place au
niveau local et au niveau des entités organiques, des structures de
gestion de l'existant local, quitte à les acheminer au
dépôt central des archives historiques;
- la mise en place des sous-systèmes de gestion des
archives, de la documentation et du courrier, soubassement du système de
gestion globale de l'information documentaire
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qui doit être mis en place avec une seule
coordination (la mise en place de cette
structure centrale sera le point focal de la gestion de
l'information documentaire) : la gestion des archives historiques et gestion de
la documentation ;
- Avec les Nouvelles technologies de l'Information et
de la Communication (NTIC), l'accent sera mis sur le
développement et la promotion d'intranet et extranet en
favorisant la création d'un portail d'entreprise qui aura les
avantages suivants : faciliter la circulation, le traitement et les
échanges de dossiers et d'informations entre services par l'application
du workflow, du groupeware qui sont des composantes de la gestion
électronique des documents, rendant ainsi fluides les décisions
prises.
De même, cela permettra la consultation non
seulement du catalogue de la
documentation et des produits documentaires, mais aussi de
certaines décisions (en tenant compte des règles de
conservation qui seront édictées) à partir du portail
qui sera une fenêtre ouverte vers le monde;
- une facilité d'accès unique aux
différentes sources documentaires (point d'accès à
l'information administrative), par la mise en place d'un répertoire
corporatif unifié et d'un instrument de recherche sur les dossiers des
assurés ;
- la mise en oeuvre d'un système de records management
capable de prendre en charge les documents dits actifs et semi-actifs,
par l'utilisation et l'application des normes ISO 15489 sur le records
management et 9000 pour la certification qualité.
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