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Conception d'un système de gestion de l'information documentaire au sein de la caisse nationale de sécurité sociale du Burkina Faso

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par Dilomama Kone
EBAD - Université Cheikh Anta Diop de Dakar - Diplôme Supérieur en Sciences de l'Information et de la Communication option archives 2003
  

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III- Définition des concepts-clés

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Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

III- DEFINITION DES CONCEPTS-CLES

Pour mieux appréhender, notre étude, nous essayerons de définir certains concepts.

v CONCEPTION : selon le dictionnaire « le petit Larousse », c'est l'action de concevoir

Concevoir un projet par exemple, c'est créer, imaginer, inventer.

v L'INFORMATION DOCUMENTAIRE : Se sont les renseignements transmis par les documents et par des personnes ressources dont sont dépendants les usagers.

v un SYSTEME :

- Selon le dictionnaire ( le Robert ), un système est généralement perçu comme

un ensemble d'éléments de même espèce ou de même fonction ». Le dictionnaire Universelle Francophone « Hachette» le décrit comme « un ensemble cohérent de notions, de principes liés logiquement et considérés dans leur enchaînement, formant un tout structuré ou remplissant la même fonction ».

- Christian VOLANT5 du département Carrière de l'Information de l'Institut

Universitaire de Technologie de Tours, a vu juste quand analysant le système, elle écrit : « un système peut être ouvert ou fermé, selon qu'il est en relation ou non avec son environnement. Il peut être dynamique ou statique, selon qu'il est en relation ou non avec son environnent ».

- Selon J ; E. WOOLSON (1980) « un système est un ensemble organisé d'opérations » ;

- Pour P. VAN- SLYPE, 6. « un système est un ensemble d'éléments mis en interaction pour réaliser un objectif » ;

v SYSTEME D'INFORMATION

Bien qu'abondamment employé depuis quelques années dans nos entreprises, le terme

« système d'informations » reste dans l'esprit de nombreuses personnes une nébuleuse :

5 Volant, Christiane.- Approche et fonction information-documentation dans les organisations. In: Documentaliste-sciences de l'information, vol.22, n°45, juillet 1985, pp.143-148.

6 VAN SLYPE, Georges.- conception et gestion des systèmes documentaires.- Paris : les Editions

Organisations.-256p.

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- Selon, Jean PINETA7, « un système d'information est un ensemble structuré de règles, de méthodes, d'outils et de ressources, visant à rassembler et à organiser des documents utiles de l'entreprise ainsi que les informations concernant ces documents » ;

- « c'est un ensemble construit et articulé de techniques, de procédures, de règles, destiné à réaliser des tâches d'acquisition, de stockage, de traitement et de diffusion des informations, dans l'objectif d'aider les individus et les groupes d'individus de l'entreprise ( service, atelier, département, instances de décisions, groupe de travail, etc. ) à prendre des décisions de gestion ».

Il se compose de plusieurs sous-systèmes complémentaires.

- Pour Ch. DUMOULIN,8 « le système d'information est l'ensemble des informations formelles circulant dans l'entreprise ainsi que les procédures et les moyens nécessaires pour

les définir, les rechercher, les formaliser, les conserver, et les distribuer ».

- Pour Jacques MELESE9, « le système d'information est l'ensemble interconnecté de tout ce qui informe les membres d'une organisation ». Le système d'information devient alors un réseau complexe d'informations vives intéressant les individus, acteurs de l'organisation.

v SYSTEME D'INFORMATION DOCUMENTAIRE (SID)

Appelé aussi « Système d'Information Scientifique et Technique (S.I.S.T) », trois activités apparaissent dans ce terme : un système, une information, la documentation.

- Un SID est donc un système d'informations comprenant les centres de documentation,

les bibliothèques , et les dépôts d'archives. Contrairement au système d'informations qui

est à la fois la logistique et les informations contenues, le système d'information documentaire a pour noyau, les documents (bases et banques de données, collections, fichiers). L'information est un élément de savoir, de connaissance capable d'apporter une modification à l'état cognitif d'une personne. Le système d'information documentaire est donc un réseau documentaire, mais pas un système d'information de gestion ; la place du spécialiste de l'information documentaire devient de ce pas prépondérant.

.

7 PINETA, JEAN.- Re engineering des systèmes documentaires.- Les Editions Organisations.-voir.pp.280-285.

8 .- Management des systèmes d'information.- Paris : Editions d'Organisation, 1986.- 248p.

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