IV- Méthodologie de la recherche
9 MELESE, Jacques.- Approche systématique des
organisations.- Paris : Editions Hommes et Techniques, 1979.-
158p.
13
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
IV- METHODOLOGIE
Notre travail a été structuré autour des
étapes suivantes :
IV.1- La revue de la littérature
Elle nous a permis de faire le point sur la question que nous
nous sommes proposés d'étudier. Elle a consisté à
:
- collecter la documentation susceptible de fournir des
informations pertinentes afin d'éclairer notre démarche pour
l'atteinte des objectifs visés ;
- voir ce qui a été fait pour le même sujet
et évaluer les mérites des uns et des autres ;
- s'inspirer des études et recherches analogues afin de
mettre en place une étude originale.
Les recherches ont été menées dans
plusieurs centres d'informations documentaires, dont la
bibliothèque centrale de l'Université Cheik Anta Diop du
Sénégal (UCAD), le centre de ressources documentaires de
l'Ecole des Bibliothécaires, Archivistes et
Documentalistes
(EBAD), les centres de documentation de l'IPDAOS,
de l'Institut de Recherche et de
Développement (IRD) et de la Caisse nationale de
sécurité sociale (CNSS du Burkina) . De même des recherches
ont été effectuées sur Internet.
Parmi les ouvrages consultés nous pouvons citer :
- « le métier de documentaliste »
de Jean Philippe ACCART et Marie-Pierre RETBY qui décrit la
fonction de documentaliste à l'ère des nouvelles technologies de
l'information et de la communication ( la place, le rôle et les
fonctions à assumer dans un service de documentation).
Ce document m'a permis en tant qu'archiviste de formation, de
me familiariser avec les
différents outils et techniques de gestion d'un
centre de documentation, capacités que je dois forcement
acquérir pour la mise en place du système global d'informations
que je me propose de traiter dans ce document.
- la « Pratique archivistique française
» de la direction des Archives Nationales de France , la
bible de l'archivistique française: l'ouvrage a été un
élément de première main dans la conception du
mémoire.
Malheureusement, il est limité au traitement des archives
historiques. Les concepts de records
management et de gestion électronique des documents ne
sont pas traités en profondeur.
14
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
- « les enjeux de l'information pour l'entreprise
» : cet ouvrage de Bruno Martinet met
l'information dans une position stratégique au
même titre que les ressources financières, ce qui m'a permis de
voir les entreprises sous un autre angle : tous les secteurs sont
stratégiques, cela dépend de celui qui les manage.
Les ouvrages relatifs à « la gestion des
systèmes d'information documentaire », ont
été d'une grande utilité pour notre étude (cf.
bibliographie). Nous pouvons citer entre autres :
- l'ouvrage relatif à la « conception et
gestion des systèmes documentaires » de
Georges Van Slype qui démonte le mécanisme
de la documentation à l'intention des chercheurs, des gestionnaires
de l'information documentaires et ;
- celui de Jean PINTEA : « reengineering des
systèmes documentaires », qui est un
véritable guide pour concevoir, réaliser,
et exploiter les dispositifs documentaires et informationnels de
l'entreprise. Il montre toute la quintessence d'un dispositif documentaire
au sein d'une entreprise : par exemple, nous savons maintenant
qu'au sein d'une entité, il
peut exister trois niveaux d'optimisation de l'information
documentaire :
Ø un niveau « supra- documentaire »,
correspondant à la fonction documentaire placée dans le
contexte global de l'entité ;
Ø un niveau « inter-documentaire »
correspondant au fonds documentaire (acteurs, relations, objets
mobilisés dans l'exercice de la fonction documentaire) ;
Ø un niveau « infra-documentaire » qui est
celui du document lui même, avec ses principaux composants
(support physique, codes, employés, messages
véhiculés).
Le document a puis être exploité en
certaines de ces parties (le rôle stratégique de
l'information documentaire, son optimisation), mais il faut reconnaître
qu'il est compliqué à comprendre par les profanes .
- deux ouvrages sur le Records Management, nous
ont été très utiles :
· Il s'agit , d'une part, de l'ouvrage que nous a
recommandé madame DROUHET, Geneviève,
archiviste-paléographe, responsable des archives à
MEDERIC-France, une société d'assurances maladies et coauteur
dudit ouvrage, intitulé
«Records Management :mode d'emploi » :
rédigé par G. DROUHET ; G, KESLASSY, E.
MORINEAU. Cet ouvrage présente de façon concrète,
la révolution qu'implique une approche de records management pour la
gestion des documents, les gains
15
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
que l'on est en droit d'attendre et la
méthodologie pour la mettre en oeuvre au sein d'un
organisme. C'est un document pratique qui se fonde sur
l'expérience des auteurs, eux même praticiens de la gestion et de
l'organisation des archives et de la documentation.
· D'autre part, Anne-marie CHABIN,
archiviste-paléographe, experte en management
de l'information pérenne, directrice de la
société de conseil «Archive17», a produit l'ouvrage
intitulé « Le management de l'archive ».
C'est un document qui apporte des solutions et conseils
pratiques pour un re-engineering de l'archivage : définition d'une
stratégie, évaluation de la valeur archivistique d'un fonds,
élaboration des outils de gestion et mis en place des procédures
de sélection et de traitement des documents . Ce document nous a fait
découvrir la notion de reengineering des archives
au sein d'une institution s'appuyant sur une démarche
qualité qui s'articule sur les
quatre solutions suivantes :
- dire pourquoi on agit avant de dire comment ;
- prendre les choses à la racine ;
- viser les résultats concrets et chiffrés ;
- définir ou redéfinir des processus
opérationnels adaptés aux nouvelles conditions d'exercice
de l'activité.
· La consultation de la Norme 15489
relative au Records Management, partie I, nous a été
d'une grande utilité.
Ce guide de renommée internationale,
homologué par l'Association Internationale de Normalisation
(ISO), nous a permis de maîtriser assez bien ce nouveau concept
de records management ( procédures, missions et valeur juridique) qui
est un élément clé dans la gestion moderne des documents
au sein des institutions.
De même, des recherches au niveau du répertoire
des mémoires de l'EBAD, nous ont permis
de savoir qu'aucune étude sur le sujet dans le domaine de
la « sécurité sociale » n'a été
traitée. Néanmoins quelques mémoires nous ont
été d'un avantage certain.
Parmi ceux ci, nous pouvons citer, les mémoires
relatifs au « schéma directeur de
l'information documentaire » .
A titre d'exemples, nous citerons les mémoires suivants
:
- « Conception et mise en oeuvre d'un
schéma directeur de l'information documentaire à
l'Assemblée nationale du Togo » de Kpégouni
GBELE-ADJEI qui
16
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
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Faso
propose en filigrane des voies et moyens pour la mise en place
d'un schéma directeur de
l'information au sein de l'Assemblée nationale du Togo :
la méthodologie utilisée est basée sur des enquêtes
par questionnaires, des entretiens et une revue de la littérature. Il
propose la mise en place de deux sous systèmes dont le sous
système documentation et bibliothèque et
le sous système Archives qui seront
dirigés par la direction de la recherche et de la
documentation, coordonnateur des dits systèmes. le mémoire a
été utile pour moi, à cause du planning d'actions
proposé. Il aurait été plue complet, si les termes
et les propositions étaient plus développés ;
- nous avons celui de Mamadou Lô intitulé
« La valorisation des ressources documentaires à la
Caisse Nationale de crédit agricole du Sénégal
» qui fait l'historique de la Caisse, l'étude de
l'existant tout en proposant un projet de procédure de gestion
axé sur la gestion des archives et de la documentation qui aboutira
à la mise en place d'un centre
de ressources prenant en compte les nouvelles
technologies de l'Information et de la
Communication. L'une des critiques à formuler à
cette étude est qu'elle pêche par un manque de méthodologie
de recherches qui devrait être axé sur l'élaboration du
questionnaire et d'entrevue qui allaient permettre d'étudier les besoins
des agents et appréhender leur point de vue vis à vis des
archives et de la documentation au sein de ladite institution ;
- le mémoire de Atoumane MBAYE relatif à
l' «Etude pour la conception d'une politique de gestion des
documents administratifs et des archives pour la régie des chemins de
fer du Sénégal » : l'auteur part d'une
situation, celle de la non maîtrise de l'information documentaire
dans une grande institution transfrontalière comme la
Régie des Chemins de Fer du Sénégal ( RCFS) dans
l'optique d'accroître sa productivité. Pour ce faire , il propose
, la mise en oeuvre d'une politique de gestion des documents
administratifs et des archives en s'appuyant sur l'implantation d'un
système avec un personnel et du matériel
adéquats.
Pour y arriver, la méthode du questionnaire et des
entretiens a été utilisée dans l'optique de faire
participer les agents chargés de la production de
documents.
Le mémoire aurait été plus complet, si
une étude approfondie a été faite sur l'existant
documentaire de ladite société . De même, l'étude
ne prend pas en compte la mise en place d'un
17
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
centre de documentation étant donné qu `une
politique de gestion de documents administratifs
englobe selon Michel ROBERGE10 deux catégories
de documents dans les entreprises.
De même, il n'existe pas un chronogramme de mise en oeuvre
des recommandations formulées permettant de suivre son implantation dans
la durée.
- celui de monsieur Ndiouga FALL, intitulé :
« les archives hospitalières au Sénégal
:
le cas du Centre Hospitalier Universitaire de Dakar (CHU)
» a beaucoup retenu notre attention du fait qu'il nous a
aussi été d'une grande utilité étant
donné le voisinage entre
«archives de sécurité sociale et archives
hospitalière ».
Le document aurait été plus complet si des
propositions de conception d'outils de gestion à l'intention des
responsables de l'hôpital avaient été prises en compte ;
- « Esquisse d'un schéma directeur des
archives à l'Université Cheikh Anta Diop
de Dakar » de monsieur Abdoulaye
SARR, actuellement responsable du service des archives de l'UCAD a
été aussi consulté. Il se résume de la
façon suivante : l'absence d'archives organisées à
l'UCAD est un obstacle à la bonne gestion de l'institution.
Pour ce faire, en vue de relancer la fonction
documentaire, la mise en place d'un
schéma directeur axé sur six composantes
correspondant au cheminement des documents administratifs depuis leur
création jusqu'à élimination ou leur versement
aux archives institutionnelles.
L'utilité de ce travail est que l'étudiant
a su produire un projet de calendrier de conservation propre aux archives
des institutions universitaires.
Malheureusement, le travail est marqué par un
déséquilibre entre l'étude de l'existant et les solutions
proposées ;
- le mémoire de TELOU, Lalanlandou Banabawa
Lydia, intitulé : « la gestion de l'information
administrative au Ministère de la fonction Publique, du travail
et
de l'Emploi du Togo : exemple des dossiers
individuel de personnel » qui part
d'un. constat relatif aux dysfonctionnements dans la gestion des
carrières liés aux problèmes
de la mauvaise gestion des dossiers individuels de personnel.
L'étude avait pour but d'apporter des solutions idoines
par la mise en place d'un manuel
de procédure.
10 voire Michel ROBERGE.- la gestion de l'information
documentaire.-p1.2.
18
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Pionnière dans l'étude de ce manuel en
milieu archivistique (cf. difficultés de recherches
bibliographiques), le document renferme des propositions
concrètes d'instruments de gestion des dossiers . Il aurait
été judicieux de proposer, un échéancier ou un
cahier de charge qui puisse compléter ladite étude.
L'étude a résolu à notre niveau,
l'épineux problème de gestion des dossiers individuels au
sein
de notre institution, car l'étude étant flexible,
il ne nous reste qu'à faire un cahier de charge en vue de sa mise en
oeuvre (cf. typologie des documents) ;
- Monsieur Gora DIA a fait un mémoire sur
le thème : « La réorganisation de
l'information à l'IFAN de l'UCAD : conception et organisation
d'un système d'information intégré ».qui
traite de la circulation et la bonne gestion de l'information au sein des
organisations de formation et de recherche confrontés
à des problèmes de dysfonctionnements liés entre
autres au cloisonnement des structures, à l'absence d'une
politique d'information documentaire cohérente, d'un dispositif de
communication, d'un programme de gestion des recherches, des archives
et des publications. Pour y remédier, monsieur DIA a proposé
la mise en place d'un système d'informations intégré
impliquant une articulation des différentes fonctions (documentation,
archives, bibliothèque, publication, communication, gestion des
recherches) et une harmonisation des outils et des méthodes de gestion
de l'information.
Monsieur DIA a utilisé diverses méthodes pour
y parvenir comme les questionnaires, les
entretiens et la revue de la littérature.
La qualité de son travail se matérialise par
une documentation fournie et des références bibliographiques
à «chaque bas de page », ce qui a été
pour moi une source inépuisable d'informations.
Malheureusement, le mémoire a traité plus de la
documentation, de la bibliothèque que de la gestion des archives et des
documents (cf. l'étude de l'existant qui ne mentionne pas la situation
des archives) étant entendu qu'un système d'information
intégré prend en charge les trois composantes ;
- le mémoire de Aliou NDAW sur la « la
stratégie de mise en oeuvre d'un centre d'un
centre d'information et de documentation à
la SONATEL MOBILES » : ce mémoire propose un plan
d'actions en vue d'une gestion efficace de la documentation au sein de cette
institution.
19
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Ce document renferme des données chiffrés
permettant une prise en charge par les responsables
du coût de la gestion documentaire.
Malheureusement, l'étude de l'existant documentaire
n'est pas exhaustive et le document ne retrace que les grands traits du
plan d'action.
Certains rapports de stages traitant d'une manière globale
de la situation documentaire et des tâches effectuées dans
certaines Caisses ont été consultés :
- c'est le cas du rapport de stage effectué
à « la Caisse de Prévoyance de
Sécurité Sociale du Cameroun » par monsieur
Eitel-Roger OSSONO-ONGUENE durant la période allant du 03/08 au
03/09/ 1998 : ce rapport m'a été d'une grande utilité
à cause de l'approche en matière de gestion des archives
et des documents administratifs menée au centre des archives de
la dite institution, du rôle accordé à l'archiviste
dans le dispositif hiérarchique, des moyens financiers, humains,
matériels (un dépôt spécifique avec des
commodités répondant aux normes archivistiques) à lui
accordé. De même, cette structure dispose d'un corpus juridique,
réglementaire appréciable (note de services portant
création
de commission de destruction des archives ; note de
service relative à la conservation des
documents administratifs ; note de service relatif à
l'organisation et la gestion des archives)
et administratif (calendrier de conservation des documents
administratifs ; tableau de recensement ; bordereau de saisie des documents
d'archives) ;
- le rapport de stage effectué à «
la Caisse de Sécurité Sociale du Sénégal »
que nous avons rédigé, nous a permis d'approfondir nos
connaissances en matière de typologie de documents de
sécurité sociale, et de vivre de visu les réalités
auxquelles sont confrontées les structures de gestion des archives
de sécurité sociale dans nos pays africains (manque de
personnel, de locaux, de motivation des agents affectés,
incapacité des archivistes à rédiger des outils et
instruments de recherches ). Ce stage, nous a permis d'
appréhender la responsabilité des archivistes dans la
gestion des archives de haute portée juridique et
financière ( une pièce perdue, c'est de l'argent qui s'envole
partant une preuve juridique qui disparaît).
Nous avons aussi profité des avantages qu'offre
Internet pour inscrire notre sujet sur le forum de discussions de « l'ADBS
» et de la revue « ARCHIMAG » afin de susciter des
réactions, ce qui nous a permis de recueillir les suggestions de madame
Caroline PLANTE du groupe GESTAR
20
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
qui nous a proposé l'achat du livre «
l'ESSENTIEL DE LA GESTION DOCUMENTAIRE »
de Michel Roberge, directeur fondateur de cette
société de records management, installé au canada. Ce
livre reprend, en somme, les mêmes principes des deux derniers ouvrages
de l'auteur dont : « la gestion des documents administratifs : une
approche systématique et systémique ».
Nous avons aussi par mail, pris contact avec madame
Geneviève DROUHET, archiviste- paléographe au sein du groupe
MEDERIC, une société d'assurance retraites, auteur et
co-auteur
de plusieurs ouvrages et articles sur l'information documentaire
et le records management.
De même, des sites ont été visités
comme ceux du Programme Général d'Information
(PGI) s, du Records and Archives Management Programme (RAMP)),
des archives nationales
du Canada, de la revue « documentalistes ». les sites
sur le records management ((SERDA),
de la revue « Archimag »et de l'Association of
records managers and Administrators
(ARMA). Ces recherches, nous ont permis de maîtriser
ce nouveau concept qu'est d'essence américaine et australienne et du
même coups de modifier notre plan de départ
en accentuant sur l'informatisation et la GED suite aux
applications effectuées dans certaines Caisses en France.
Nous avons également, effectué le
dépouillement de certaines revues françaises au sein de la
bibliothèque de l'EBAD et de la Bibliothèque
Universitaire de Dakar (BUCAD), telles
« documentalistes » ; « Archimag » ; «
la gazette des Archives » ; des revues québécoises
ou
Nord américaines comme « la revue archives ».
C'est ainsi que certains articles ont retenus notre attention
:
- «la fonction documentaire des grandes
entreprises françaises11 »: Par des
statistiques, ce document nous permet de voir au niveau de
quelles directions, sont rattachées
les services d' information documentaire dans les entreprises
françaises et d'avoir une idées sur l'analyse de questionnaire
dans le domaine documentaire.
- « Du système information- documentation
au système d'information spécifique pour l'entreprise12
», axé sur le management global de l'information par
la mise en place d'un système d'information spécifique pour
l'entreprise dont le champ d'intervention est plus large que celui du
système « information-documentation classique » ;
11 «STILLER, Henri.- In :documentalistes,
vol.32, n°3, 1995.- pp.165-169 »
12VOLANT, Christiane.- In: documentaliste, vol.32,
n°6, de 1995.- pp.296-302.
21
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
La mise en place de ce système permet aux professionnels
d'avoir d'immenses atouts qui sont la
conception et la gestion de réservoirs
d'informations. Les insuffisances sont basées sur la
méconnaissance du management et de la stratégie d'entreprise.
Pour notre part, cet article est à tout point de
vue utile du fait qu'il gère la notion information-documentation
dans tous les sens : cette conception de l'information-documentation
(information documentaire ,journalistique et
communication) est vécue au sein de nos entreprises, par
exemple à la CNSS, dans le cas ou un service unique est chargé de
la gestion de
la Communication au sens large du terme.
- L'article, intitulé «tableau de
gestion de documents : une des clés du records management13
» axé sur le record management, surtout sur
l'élaboration d'un tableau de gestion des documents indispensable
à la gestion des documentaire au sein des institutions
- L'article de S. DESSOLIN-BAUMANN intitulé «
l'archiviste d'entreprise, portrait
d'un Homme nouveau14 »
ayant trait au concept de records management auquel sont
confrontés de nos jours les archivistes d `entreprises qui
doivent en faire un outils de gestion stratégique.
Ces articles ont été cités, parce
qu'ils retracent à peu prés le système que nous
projetons de mettre en place ;
En conclusion, nous pouvons affirmer que cette étape a
été pour nous, un point central dans La délimitation et le
recentrage de notre travail et nous a permis de connaître les dures
réalités de manque d'ouvrages et d'études en
matière de gestion des archives et de documentation dans les
institutions de « sécurité sociale ».
IV.2- Le questionnaire
Le questionnaire avait pour but de confirmer les
appréciations que nous avons de la situation
de l'information documentaire au sein de la Caisse. Aussi
c'était une manière pour nous d'impliquer les
collègues dans la perspective de recherche de solutions idoines en vue
de faire
de l'information documentaire surtout de la question des archives
un élément central dans la gestion efficiente de
l'institution.
Depuis le 07 août, nous avons effectué les
activités suivantes dans la conception du
questionnaire suite à des échanges de courriers qui
ont été possibles grâce à Internet :
FOURNIER Delphine.- In : documentaliste, vol 36, n°2,
1999,pp.89- 96,13
14 DESSOLIN-BAUMANN S.- In : la gazette des archives
n°154 du 24/12/1991.- pp.147-161.
22
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Ø élaboration d'un pré questionnaire,
comprenant douze questions qui a été testé sur
dix
agents. Les questions sont relatives à
l'identification, au profil des utilisateurs ; aux données
concernant le fonds documentaire et sa gestion ; à
l'intérêt des archives ; au rôle
de l'informatique dans la gestion des archives et les
suggestions envisagées pour l'amélioration de la gestion de
l'information documentaire.
Après de multiples échanges de correspondances, le
questionnaire a fait l'objet d'ajustement
et de corrections par l'ajout et le retrait de certaines
parties surtout, les questions relatives au schéma directeur
informatique ; à Internet ; à la répartition
statistique et aux personnes auxquelles le questionnaire doit être
administré, ce qui a abouti à :
Ø l'élaboration d'un questionnaire
définitif comprenant douze questions ouvertes ou
fermées, suivies de justificatifs.
Le questionnaire a été reproduit en soixante
exemplaires et l'administration a été faite avec l'aide de
SIENOU Saîbou, l'actuaire de la Caisse.
La population globale de l'institution est estimée
à 808 agents et la population cible est de 448
agents (employés, cadres).
Ø Dans le cadre de l'administration du questionnaire,
nous avons opté avec l'aide de notre actuaire pour
l'échantillonnage représentatif qui est orienté vers un
objectif consistant au choix d'un groupe d'individus susceptibles à
priori d'être utilisateurs de l'information documentaire : cadres
(supérieurs et moyens) et employés ayant le niveau minimum du
Brevet d'Etudes du Premier Cycle « BEPC ».
L'échantillonnage a concerné 60 agents
répartis dans les directions centrales et la direction
régionale de Bobo-Dioulasso en fonction des
catégories socioprofessionnelles : cadre supérieurs (CS),
cadres moyens (CM) , employés (E)) de la façon suivante :
§ Pour la direction générale (OUAGADOUGOU)
:
CS : 12 ; CM : 12 ; E : 23; soit 47 agents ;
§ Pour la direction régionale (BOBO-DIOULASSO): CS :
03 ; CM : 03 ; E : 07; soit 13 agents.
Le pourcentage du nombre d'agents enquêtés par
rapport à la population de l'institution est de :
- population globale : 7,42% ;
- population cible : 13,40%,
23
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Les questionnaires ont été administrés
selon la méthode directe, c'est à dire, une fois les
agents identifiés, les exemplaires du questionnaire leur
ont été remis en main-propre suite à une séance
d'explication et un rendez-vous a été fixé pour leur
récupération.
Les questionnaires de la Direction régionale de
BOBO-DIOULASSO, deuxième ville du BURKINA FASO ont fait l'objet de
déplacement dans la dite localité pour son administration qui
s'est déroulée en deux jours. Tous les questionnaires ont
été récupérés.
IV.3-Les entretiens et interviews
Afin d'avoir les points de vue et les propositions
des autorités de l'institution et de certaines personnes
ressources relatifs à la notion des archives, leur
utilité , les propositions envisagées pour une gestion
efficiente de l'information documentaire, nous avons utilisé la
méthode d'entretiens.
C'est ainsi que le Directeur général, le
secrétaire général , l'ex-conseiller du directeur
général, actuellement directeur de l'informatique et de la
statistique, l'ex-directeur des ressources humaines,15 certains
agents et même certains directeurs du Centre national des archives
comme
le directeur des archives historiques et iconographiques
impliqués dans la première tentative d'organisation des
archives avec le cabinet de consultation dénommé « SIEGO
», nous ont fait part de leur point de vue, sentiments et formulés
des propositions :
- Pour le directeur général16 , son
souhait est qu'après notre formation , la gestion des archives
prenne un autre tournant pour le bien de l'institution. Il
souhaite que les archives soit numérisées
( les documents essentiels et vitaux) et microfilmées (
les dossiers du personnel et les dossiers de prestations...) et que cette
expertise que nous allons acquérir soit profitable pour tous ;
- pour le Secrétaire général,17
notre mise en position de stage répond à
un souci : le
développement de la fonction archives et l'organisation de
celle-ci, en vue de faciliter le repérage
et la gestion efficiente de l'information au moment voulu et
dans un laps de temps. Il souhaite que les archives de la Caisse soit
à l'image des archives de sécurité sociale de la
Caisse de Tunisie qui a, du point de vue organisationnel, rang
de direction, ce qui témoigne de l'importance et du
rôle prépondérant que jouent les archives dans
le développement et l'efficience des prestations de
sécurité sociale ;
15 avant que nous venions à Dakar, des
nominations de responsables ont eu lieu, ils ont soit changé de postes,
soit non pas été confirmé à leur ancien poste.
16 Idrissa ZAMPALEGRE
24
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
- pour l'ex-DRH, monsieur BAMBARA Joseph, les archives de
l'institution sont dans un état
déplorable et qu'il n'existe à proprement
pas d'archives à la Caisse. Il donne l'exemple des archives
comptables de l'institution qui ont été retrouvées chez
les « vendeurs de cacahuètes » alors que se sont des documents
récents ( 1999) ;
- pour le ex-directeur régional de
Bobo-Dioulasso18, l'étude est la bienvenue, car mieux vaut
tard que jamais. Il salut cette initiative, car l'absence d'archives
organisées à la DRB reste un goulot d'étranglement. Il dit
avoir même proposé une correspondance dans ce sens proposant
à la direction générale de s'attacher les services d'un
consultant pour faire un audit des archives de la dite direction » ;
- pour le directeur des archives historiques et iconographiques
du centre national des archives19 ,
les cadres dudit Centre, ont été associés
à l'organisation des archives de la Caisse en tant que direction
responsable des archives sur l'ensemble du territoire et que la
Caisse étant un établissement para-public, est investie
d'une mission de services publics. Il dit disposer des fiches
d'analyses documentaires sur le traitement de ces archives (nous
n'avons pas pu examiner les dits fiches). Il déplore le fait que
l'opération ne soit pas allée à son terme.
- pour une collègue, l'organisation des archives
est une bonne chose, car il est inadmissible qu'une institution comme
la Caisse, ne possède pas de mémoire et d'outils fiables
pour sa gestion. Elle donne comme exemple, les multiples procès
auxquels la Caisse a été déboutée, faute de
preuves, suite à une mauvaise organisation des archives (dossier
de échelons perdus, reclassements d'agents) .
L'intéressé souhaite une inumérisation des
dossiers employeurs afin de stopper les multiples cas de fraudes
constatées.
En somme, les différents responsables et les agents ont
une nette perception des archives et leur
utilité :
pour les hautes autorités, la politique de
formation pour le second cycle est une preuve selon laquelle la
question de l'organisation des archives est une préoccupation de l'heure
.
17 SEREME Sidiki
18 Monsieur Barro Sibiry
19 CISSE Ibrahim
25
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
IV.4- L'état des lieux
Nous avons aussi profité de notre séjour
au Burkina faso pour constater de visu l'état des archives et de
la documentation au sein de l'institution. C'est ainsi qu'un tour au service
de la promotion des assurés sociaux de la DPASS nous a permis de voir
dans quel état se trouvent
les archives de la Direction Administrative,
Financière et Comptable qui pourtant, ont fait
l'objet de traitement par le cabinet dénommé
« Société Internationale d'Etudes de gestion et
d'Organisation (SIEGO) ». Les archives ont été
transférées dans des conditions non
réglementaires, pas par un spécialiste, encore moins à
l'aide d'un bordereau de transfert sous
le hangar du service de promotion des assurés sociaux et
après dans un débarras de ce même service ;
Nous avons effectué une visite au niveau des directions
régionales (OUAGA et BOBO- DIOULASSO) surtout dans les services
techniques ou les dossiers semblent être bien gérés.
Une étude détaillée a été
faite dans la partie « évaluation de l'existant ».
IV.5- Les difficultés
rencontrées
Dans le cadre de l'étude nous avons eu à faire
face à plusieurs contraintes dont :
- Les difficultés rencontrées dans
l'administration du questionnaire:
Certains agents ont eu des problèmes de
compréhension des termes spécifiques employés dans le
corpus du questionnaire. Ce qui est à l'origine du
pré-questionnaire qui a abouti à la rédaction du
questionnaire définitif à partir de ces différentes
contraintes et problèmes rencontrés
Il a fallu pour ne pas être confronté aux
mêmes problèmes, introduire des séances d'explications lors
de la remise du questionnaire aux agents. Malgré ces précautions,
les employés ont été le groupe socioprofessionnel le
plus confronté à la compréhension de certaines
parties du questionnaire malgré l'administration d'un pré
questionnaire à leur intention.
Les cadres ont été plus réceptifs et ont
formulé des propositions et solutions pertinentes.
- lors de l'administration du questionnaire, la plupart
des agents qui étaient au courant de l'opération ont
souhaité remplir le questionnaire, alors qu'un quota bien défini
par l'actuaire a
été arrêté selon les normes
statistiques ;
-le manque de documentation : les documents dans le cadre de
la conception d'un système de gestion globale de l'information
documentaire au sein d'institutions de sécurité sociale sont
presque inexistants ;
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
- les différents rendez-vous avec le chef de service
Communication et Relations Extérieures
(COMREX)20, n'ont pas été honorés
malgré plusieurs tentatives, alors que celui-ci constitue
un dispositif important dans la gestion de l'information
documentaire au sein de l'institution. Des informations capitales n'ont pas
pu être obtenues comme celles relatives au projet de Gestion
Electronique des Documents (GED) (société attributaire
du marché, période d'exécution, documents ou services
concernés) et l'opération de sauvetage des archives qui
est actuellement en cours au sein d'un de nos services
(modalités, procédures, mesures et agents affectés
à son organisation ).
IV.6- Les solutions administrées
- En ce qui concerne la recherche documentaire, des
documents ont pu être réunis, et les recherches au niveau
d'Internet nous ont été d'une grande utilité.
- des personnes-ressources au fait de la gestion des archives ont
été consultées (des anciens
responsables et agents qui ont vu « grandir l'institution
») ;
- Le questionnaire a été administré selon
les normes requises ( dans les normes statistiques
1O% de l'échantillon est autorisé , alors que ,
nous avons atteint 13%). les agents qui n'ont pas été
concernés par ce questionnaire, ont fait néanmoins l'objet
d'entretiens et d'échanges
de points de vue . De cet entretien, le constat qui
se dégage est que, la plupart des agents indexent les
dirigeants qui se sont succédés au niveau de
l'institution, dans la mauvaise gestion des archives et cela comme ils le
disent à dessein .
Aussi, de cet échange, des propositions ont
été aussi formulées, dont la plupart ont
été soulevées par les agents enquêtés ;
- afin de pallier au manque d'informations avec le chef de
service COMREX, des rencontres
et échanges ont été faits avec monsieur
TOE PIERRE , bibliothécaire-archiviste et des visites ont
été menées dans certains services et locaux de
conservation et de gestion des archives comme au service promotion des
assurés sociaux et les services de prestations.
20 BA Ali Boubacar,
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l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
IV.7- Le plan du travail
Notre sujet est subdivisé en trois parties :
- la première partie est relative à l'Etude
Institutionnelle et à l'évaluation de l'existant ;
- la deuxième partie est relative aux Solutions
Institutionnelles : propositions
et recommandations ;
- la troisième partie est relative aux
Solutions techniques : propositions et recommandations
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l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
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