Memoire Online - Conception d'un système de gestion de l'information documentaire au sein de la caisse nationale de sécurité sociale du Burkina Faso

Le dépouillement et l'exploitation du questionnaire ont été effectués avec l'appui de monsieur PALOGO Basga, étudiant en statistiques à l'Ecole Nationale d'Economie Appliquée de Dakar (ENEA).

Pour le dépouillement et l'exploitation, les logiciels, SPSS et ACCESS ont été utilisés .

Quant au traitement et la mise en forme des données et tableaux, nous avons utilisé le logiciel WORD.

L'exploitation, nous a permis de disposer et de commenter les indicateurs relatifs à la typologie des documents consultés, à l'habitude de documentation des agents ; les difficultés rencontrées ; l'importance accordée aux archives, son organisation, les problèmes de repérage

Dans le cadre de l'administration du questionnaire, au nombre de soixante, l'échantillonnage

a concerné quarante hommes soit 66,7% des enquêtés et vingt agents de sexe féminin soit

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Le tableau n°2 et le graphique n°1, nous montre la configuration de l'échantillon en fonction

de la répartition des catégories professionnelles. En effet, les questionnaires ont concerné 15 cadres supérieurs et 15 cadres moyens soit pour chacun 25% des enquêtés et pour les employés 30 agents soit 50% des questionnaires.

La priorité a été donnée aux employés du fait de leur nombre élevé au niveau de l'institution par rapport aux autres groupes socioprofessionnels.

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L'enquête a concerné 47 agents des directions centrales soit 78,3% et 13 agents de la

direction régionale de Bobo-Dioulasso soit 21,7% sur les 60 questionnaires distribués. En effet, la plupart des agents sont concentrés à Ouagadougou ( la direction générale, les directions centrales et la direction régionale de Ouagadougou).

La direction régionale de BOBO-DIOULASSO a été retenu du fait qu'elle regroupe tous les démembrements de la direction générale et la localité a abrité le siège de la société avant son transfère sur Ouagadougou.

Tranche d'âge des enquêtés	Effectif	Pourcentage
Moins de 30 ans	4	6,7%
30 - 34 ans	11	18,3%
35 - 39 ans	11	18,3%
40 - 44 ans	18	30%
45 ans et plus	12	20%
Non déclaré	4	6,7%
Total	60	100%

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Selon l'étude du tableau n°4 et le graphique, n°2, 50% des enquêtés ont plus de 40 ans : cela

montre effectivement que l'institution regorge d'agents d'expériences qui n'ont pas moins de

15 ans de service, étant entendu que l'âge du recrutement au sein de l'institution se situe entre

18 ans au moins et 45 ans au plus. Il faut noter aussi que la grande majorité des agents ont été recrutés très jeunes au sein de l'institution et que la plupart n'avait pas fait de longues études.

En plus, ces agents sont les initiateurs des pratiques administratives et de gestion documentaire existantes au sein de l'institution.

De nos jours, la jeunesse est minoritaire, un rajeunissement des agents s'impose et

cela pour ne pas instaurer une rupture suite aux départs programmés d'un nombre élevé

de « doyens » de l'institution qui seront atteints par la limite d'âge (55 ans).

Le tableau n° 5 ci-dessous est révélateur de l'ancienneté des agents au sein de l'institution :

ceux qui ont plus de quinze ans sont majoritaires , cela à un rôle important dans la production

et dans la conservation des documents en fonction de la place qu'ils accordent à cette fonction.

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Tranche d'ancienneté en années	Effectif	Pourcentage
Moins de 5 ans	8	13,3%
5 - 9 ans	8	13,3%
10 - 14 ans	8	13,3%
15 - 19 ans	16	26,7%
20 ans et plus	17	28,3%
Non déclarée	3	5%
Total	60	100%

v 1ére question : Avez-vous l'habitude de vous documenter dans l'exercice de vos

A la question de savoir si « les questionnés ont l'habitude de se documenter dans

l'exercice de leur fonction ou à titre personnel », nous constatons au niveau du tableau n°6

que 55 agents soit 91,7% des agents enquêtés se documentent dans l'un ou l'autre des cas

(documentation dans le cadre de leurs activités professionnelles en vue du traitement d'un dossier ou la prise de décision et documentation en vue du renforcement de leur culture personnelle). L'enseignement que nous pouvons en tirer , est que les agents lisent ou consultent au moins les documents ou Les journaux .

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Contraintes auxquelles sont confrontés les usagers	Oui	Non	Pas concerné	Total
Obsolescence du fonds documentaire	15	33	12	60
Instruments de recherche (fichiers) inadaptés	25	23	12	60
Manque de documentation	19	29	12	60
Autres contraintes	5	43	12	60

Le tableau, n°7, montre à quel niveau les agents sont confrontés au problème de

documentation (48 agents sur 60), soit 80% des agents ont des problèmes de documentation. Cela peut s'expliquer de plusieurs façons :

- Manque de structure à même de prendre en charge d'une manière scientifique l'existant : en effet, au sein de l'institution, « la fonction information documentaire » n'est pas en exergue, car ne disposant pas d'un service propre capable de faire face aux besoins documentaires ;

- Les archives sont mal organisées au niveau de l'institution et à tous les échelons : les archives ne font pas l'objet de soin et de bonne conservation, car les problèmes existent dans le cadre de repérage et de gestion de l'information ; de même, il y'a un manque de salles de conservation appropriée pour la gestion du pré archivage et des archives historiques;

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- Les agents et certains décideurs se préoccupent du présent et non de l'avenir : la bonne

gestion des archives est reléguée à plus tard au profit des besoins soit disant vitaux, sans penser à assurer la mémoire de l'institution pour une gestion accrue du présent et

- Le fonds de la bibliothèque est obsolète et les attributions de celle-ci ne sont pas connues : les acquisitions d'ouvrages se font rarement, les abonnements aux périodiques s'amenuisent, le local est étroit et les missions de la bibliothèque ne sont pas bien remplies ;

- Les agents ne sont pas sensibilisés à l'importance des archives et de la documentation : aucune politique documentaire n'a été menée au profit des agents et les différents programmes enseignés au centre de formation professionnelle de la Caisse ne font pas mention de « module en gestion et organisation des archives et de l'information administratives » aux futurs agents et cadres chargés après leur formation de la gestion des dossiers au sein des différentes structures dont ils auront

Toutes ces raisons sont à l'origine des difficultés de repérage de l'information pertinente pour des besoins de services.

Deux enquêtés (cf. tableau n°9) pensent qu'il n'existe pas de structures documentaires. Ils m'ont affirmée ne pas connaître la bibliothèque de la cellule communication et relations extérieures étant donné qu'il n'ont pas le temps de se documenter.93,3% des agents n'ont pas daigné répondre à cette question., peut être qu'ils ne fréquentent pas la bibliothèque.

Raisons de la non-documentation des agents effectif			Pourcentage
	Manque de documentation	1	1,7%
	Manque de structure documentaire	1	1,7%
	Pas Concerné	56	93,3%
	Aucune réponse	2	3,3%
	Total	60	100%

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La lecture du tableau n°10 ci-dessous, surtout l'interprétation du graphique, n°3,, nous montre

la fréquence de consultation par ordre décroissant des documents au sein de l'institution en fonction de la classification socioprofessionnelle de la façon suivante :

Ø Les cadres supérieurs consultent les documents suivants : textes législatifs, journaux, publications gouvernementales et documents administratifs ; décisions, notes d'études, rapports et ouvrages ; dossiers du personnel;

Ø Les cadres moyens : textes législatifs et ouvrages ; décisions, documents administratifs

et rapports ; les dossiers employeurs, publications gouvernementales et notes d'études ; dossiers allocataires, dossiers du personnel ;

Ø Les employés consultent le plus souvent : les journaux ; les documents administratifs ; les décisions, les textes législatifs, et les ouvrages, les publications gouvernementales, les dossiers allocataires et dossiers du personnel ; puis viennent les notes d'études, les dossiers employeurs et les rapports.

v 3éme question : quel type de documents ou de dossiers consultés vous le plus souvent ?

Typologie des documents consultés	Emploi de l'enquêté
	Cadre Supérieur	Cadre Moyen	Employé
Consultation de Textes législatifs et réglementaires	8	7	4
Consultation de Publications gouvernementales	6	3	3
Consultations de Journaux	6	6	7
Consultations de Décisions	5	5	5
Consultations de documents administratifs	6	5	6
Consultations de notes d'études	5	3	2
Consultations de dossiers allocataires	4	1	3
Consultations de dossiers du personnel	3	1	3
Consultations de dossiers employeurs	4	4	2
Consultations de Rapports	5	5	2
Consultations d'ouvrages	5	7	4

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typologie de documents consultés par catégorie socio-professionnelle

Consultation de Textes législatifs et réglementaires

Consultation de Publications gouvernementales

Consultations de

Journaux

Consultations de

Décisions

Consultations de documents administratifs

Consultations de notes d'études

Consultations de dossiers allocataires

Consultations de dossiers du personnel

Consultations de dossiers employeurs

Consultations de

Rapports

Consultations d'ouvrages

Emploi de l'enquêté

En somme, nous constatons que les cadres supérieurs et les cadres moyens utilisent le plus souvent les textes législatifs et les documents administratifs. Cela est peut être

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dû à leur rôle de concepteurs et de décideurs au sein de l'entreprise ; par contre les

employés consultent le plus souvent les journaux, pour s'informer et les documents administratifs car généralement chargés d'élaborer les textes et les actes administratifs

sur injonction des cadres supérieurs et cadres moyens dans les différents services techniques. Certains documents compte tenu de leur spécificité ne sont pas communicables à tous les agents. Sont de ceux là, les dossiers du personnel et les notes de rapports. C'est la raison pour laquelle, ils n'ont pas fait l'objet de fréquentes citations par les questionnés.

v 4éme question : Pour vous, l'information fournie par les archives dans l'exercice normal de votre activité est-elle ?:

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	Oui	Non	Pas concerné	Aucune réponse	Total
Fiabilité de l'information fournie	21	31	1	7	60
Rapidité dans l'exécution des taches	17	35	1	7	60
mémoire de l'institution	38	14	1	7	60

Partant de ces difficultés (tableau, n°7 ), les agents enquêtés reconnaissent l'importance des

archives au sein de la Caisse (tableau, n°11) et (graphique, n° 4) : (Sur 60 agents enquêtés, 54

soit 90% , considèrent les archives comme « très utile ») et 8,3% des agents les jugent

« utile » soit un total de 99% des enquêtés qui connaissent la valeur des archives et1,7% soit

un agent trouve les archives « peu utile ». Cet agent, employé à la Direction de l'Informatique

et de la statistique, pense qu'avec l'informatique la gestion et la conservation des archives surtout les « vieux papiers » comme il le dit ne sont pas nécessaires..

Les agents ont, dans l'ensemble, une claire connaissance du rôle et des fonctions d'une bonne

gestion et organisation des archives (graphique, n°5 et tableau, n°12 ). La Caisse étant un service tertiaire de prestations, la plupart des agents de l'institution travaillent au bureau et brassent une masse considérable de documents générés dans le cadre de leur activité

(dossiers allocataires, dossiers du personnel, documents comptables et financiers....). Ils utilisent les archives pour leur fiabilité, car élément de preuve, de mémoire permettant l'exécution rapide des tâches à eux confiées ( confère, tableau, n°12.).

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C'est pour dire que l'organisation et la prise en compte des archives dans le cadre d'une

politique de management institutionnel sont du ressort des autorités de l'institution.

Tableau 13 : appréciation sur l'organisation des archives au sein de la caisse

	Oui	Non	Pas concerné	Aucune réponse	Total
Manque de personnel qualifié	13	35	8	4	60
Recherche difficile d'information fiable	23	25	8	4	60
Manque d'organisation appropriée	20	28	8	4	60
Manque de volonté des décideurs	4	44	8	4	60
Faible perception de la notion d'archivage	6	42	8	4	60
Manque de locaux	12	36	8	4	60

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Partant de cette importance de la notion des archives aux yeux des agents, ceux ci

reconnaissent qu'elles ne sont pas bien gérées au sein de l'institution (80% des agents ;

Le tableau, n°14, nous énumère les différentes raisons avancées par les enquêtés qui sont :

- le manque d'organisation appropriée ( 20 agents sur 60) : manque de système et d'outils de gestion scientifiques des archives et de l'information administrative. La gestion se fait par tâtonnement et empirisme ;

- le manque de personnel qualifié (13 agents sur 60) : seul deux agents sont spécialistes en la matière, mais sont répartis dans des directions distinctes ;

- le manque de locaux de conservation ( 12 agents sur 60) : les archives ne disposent pas de

Néanmoins, la grande majorité des agents ne trouvent pas ces raisons suffisantes à l'origine de

la mauvaise organisation des archives : l'interprétation du graphique, n°6 est révélatrice de la problématique : ceux qui ont répondu « non » sont plus nombreux que ceux qui ont dit « oui » ;

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par exemple, sur 60 enquêtés, 35 agents ont dit « non » en ce qui est du « manque de

personnel » pour dire que les archives sont mal organisées et 44 /60 agents ne trouvent pas « le manque de volonté de décideurs » comme une autre raison de la mauvaise organisation des archives.

Tout compte fait, les archives sont dans un état lamentable de conservation à la CNSS, caractérisé par un manque de personnel qualifié et une volonté politique. Cette mauvaise organisation a pour corollaire une recherche difficile de l'information à des fins de gestion, de preuve et de mémoire.

Avec, la construction du nouvel immeuble, il a été mis à la disposition des archives qu'un espace ne pouvant contenir qu'une infime partie des documents de l'institution.

v 6éme question : Avez-vous des difficultés de repérage et de recherche d'information ou de documents dans le cadre de votre activité professionnelle?

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	Oui	Non	Pas concerné	Aucune réponse	Total
Mauvais archivage (Système d'archivage inexistant)	26	10	20	4	60
Manque de documentation dans des domaines spécifiques	9	27	20	4	60
Rétention de l'information par les agents	3	33	20	4	60
Manque de locaux	7	29	20	4	60
Autres raisons	3	33	20	4	60

La mauvais archivage est la raison principale dans la recherche d'information au sein de

l'institution. Cela est du à un manque des procédures de gestion des dossiers (système d'archivage inexistant), des documents et de l'information : pour preuve, dans une direction stratégique, aucun contrôle n'est effectué lors de la sortie d'un dossier à une autre direction. Les agents se basent sur la confiance et la hiérarchie, ce qui à été source de perte de nombre

De même, les difficultés de repérage et de recherche d'information sont dûes aux raisons suivantes ( tableau n°16) :

- manque de documentation propre à certains domaines comme l'architecture, les sciences de l'information,. L'essentiel des ouvrages sont centrés sur la sécurité sociale,

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7éme question : Pensez-vous qu'investir dans l'organisation de l'information, de

Tableau 17 : appréciation sur l'investissement dans l'organisation de l'information documentaire

Les agents enquêtés sont unanimes à reconnaître qu'un investissement dans l'organisation des

archives et de la gestion de la documentation reste nécessaire (95% des enquêtés, cf. tableau n°17).

Tableau 18 : Raisons avancées pour l'investissement dans l'information documentaire

	Oui	Non	Aucune réponse	Total
Mémoire du passé et de l'institution	34	25	1	60
Recherche facile de l'information	14	45	1	60
Gain de temps et de productivité	33	26	1	60

- repérage facile de l'information (14 questionnés sur 60) : une décision juste est toujours appuyée par une bonne argumentation qu'on ne peut trouver que dans les documents et les ouvrages ; un système bien organisé accroît l'efficacité de recherche de documents;

- instrument de preuve et de mémoire de l'institution (34 questionnés sur 60) : ne dit ton pas

« qu'un peuple sans histoire est un peuple amnésique ». Cette citation est valable pour les institutions ;

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- sécurité et bonne conservation des documents, car un local adéquat garantie la

- gain de temps et de productivité (33 questionnés sur 60) étant donné que les archives bien gérées sont, une source de rentabilité, un gain de place et d'économie.

v 8éme question : Avez-vous connaissance de l'existence d'un centre de documentation et d'un service d'archives à la CNSS?

v 9éme question : Le centre de documentation et le service d'archives donne-

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Tableau 21 : raisons de la non- satisfaction des services offerts aux agents

	Effectif	Pourcentage
Inexistence d'archives organisées	5	8,3%
Manque de structure centrale d'archives	3	5%
Méconnaissance du service de documentation	6	10%
Manque de documentation	7	11,7%
Manque de documentation et de système d'archivage	3	5%
Pas concerné	32	53,3%
Aucune réponse	4	6,7%
Total	60	100%

A la question de savoir si «les enquêtés ont connaissance de l'existence d'un centre de

documentation et d'un service d'archives à la CNSS », la majorité des questionnés ont répondu par l'affirmative (cf. tableau, n°19) en ignorant le « et », ce qui signifie que la question n'a pas été bien comprise. Néanmoins, les agents connaissent l'existence de la bibliothèque du siège ( 71,7% des agents enquêtés).

Malheureusement cette bibliothèque, ne donne pas satisfaction pour 41,7% des agents . 25%

Les raisons avancées de la non-satisfaction des agents sont entres autres : le manque d'ouvrages spécifiques (19agents sur 60), l'obsolescence du fonds (15 agents sur 60) et des instruments de recherches inadaptés ( 25 enquêtés sur 60).

Par contre en ce qui concerne la gestion des archives, les questionnés se sont basés sur les locaux de conservation des documents de mandats existant dans les directions pour répondre à

Ce derniers sont confrontés aussi a des problèmes organisationnels, de ressources humaines et

à un manque de système moderne de gestion des documents, ce qui entraîne de facto des difficultés de repérage de l'information.

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OUAGADOUGOU et 22 pour BOBO-DIOULASSO),³⁹soit un total de 169 pour 808 agents.

Le parc ordinateur est l'oeuvre du schéma directeur informatique entrepris depuis 1985. Les points d'accès Internet au nombre de treize (lignes directes et modems ) sont en augmentation constante .

Sur les 60 questionnés, 71% affirment ne pas disposer de connexion Internet et 28,3%

Pourquoi n'êtes-vous pas connecté à Internet ?	Effectif	Pourcentage
Manque de connexion au bureau	14	23,3%
Manque de formation	4	6,7%
Manque d'outil informatique	17	28,3%
Pas concerné	16	26,7%
Aucune réponse	9	15%
Total	60	100%

³⁹cabinet AUREC et SOFIDEC.- Audit du système d'information de la caisse nationale de sécurité sociale :

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Selon, le tableau, n°23 et le graphique, n°7, les raisons avancées sont de plusieurs ordres :

- pour certains, leur bureau n'a pas de connexion (23,3% ) : l'informatisation avance, mais les connexions Internet ne sont pas encore vulgarisées dans les directions régionales et les provinces ;

- pour d'autres, cela est lié au manque d'outils informatiques ((28,3% ) et de formation

Les raisons avancées sont légitimes. Etant conscient de ce phénomène, une opération de formation à l'informatique a été entamée depuis 1999 et doit s'étendre à tous les agents de l'institution afin de faire de l'informatisation de l'institution une réalité. C'est donc dire que l'informatisation totale prendra en compte toute les composantes de l'institution.

Ceux qui en possèdent affirment s'en servir pour divers besoins ( confère, tableau, n°24) :

(10 questionnés sur les 17) : le courrier électronique a remplacé les lettres et le téléphone ;

- pour une bonne prise de décisions par la recherche de documentations (7 questionnés sur 17).

	OUI	NON	PAS CONCERNE	TOTAL
Facilite la communication entre agents	10	7	43	60
Facilite une meilleure prise de décision	7	10	43	60
Facilite la recherche documentaire	10	7	43	60
Permet une ouverture vers le monde	4	13	43	60

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documentation dans le cadre du schéma directeur informatique est nécessaire?

Tableau 25 : appréciation sur la prise en compte des archives dans le schéma directeur informatique

Tableau 26 : Justification de la prise en compte de l'information documentaire

	Effectif	Pourcentage
Améliorer l'existant avec les NTIC	45	75%
Informatisation des archives : (numérisation, solution GED)	6	10%
Pas concerné	3	5%
Aucune réponse	6	10%
Total	60	100%

A la question n°12, (93,3% des agents questionnés) sont d'accord pour la prise en compte des

Pour, notre part, cela sera la bienvenue, étant donné les corrélations existantes entre cette informatisation et les documents. Sans archives ou de documents aucune informatisation, et l'informatisation ne suppose pas destruction des archives, bien au contraire, il faut les conserver pour leur valeur probatoire et de mémoire : il faut des documents pour extraire les données informationnelles afin de mettre en place l'informatisation, de même l'informatique

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c'est la quincaillerie sans les informations ou les supports de premiers ordres, que sont les

De même, cette prise en compte permet (cf. tableau n°26) d'améliorer leur durée de vie et facilite leur gestion, grâce à la numérisation. La solution GED et la mise en oeuvre d'un système de records management peut faire l'objet d'insertion dans le schéma directeur.

Aussi, avec les moyens dont dispose le schéma directeur, le développement des progiciels de gestion informationnelle sera une opportunité.

v Il faut dire que dans le cadre du schéma directeur, les archivistes doivent être impliqués dans les processus de mise en oeuvre des flux informationnelles, et dans l'élaboration des cahiers de charge que cela comporte : les archivistes et les informaticiens doivent nécessairement travailler ensembles dans la gestion des flux informationnelles.

Tableau 27 : Pourquoi la non prise en compte de l'information documentaire dans le cadre du schéma directeur informatique ?

L'actuel directeur de l'Informatique et de la statistique était le seul à ne pas prendre en

compte l'informatisation des archives et de la documentation dans le schéma directeur informatique (confère, tableau n°27 ) : selon lui des progiciels spécifiques existent pour la gestion des archives et de la documentation étant donné que cette branche est une entité à part

et les progrès ont tellement avancés qu'il est facile de trouver ces logiciels.

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v 13éme question : quelles suggestions et recommandations faites-vous pour une organisation de l'information documentaire ( archives, documentation ) à la CNSS ?

Tableau 28 : Suggestions formulées par les questionnés pour une bonne gestion des archives et de la documentation au sein de la CNSS .

	Oui		Non		Aucune réponse		Total
	Effectif	%	Effectif	%	Effectif	%	Effectif	%
Création d'une structure spécifique de gestion des archives et de l'information administrative	24	40%	33	55%	3	5,0	60	100%
Mise en place de locaux appropriés	23	38,3%	34	56,7%	3	5,0	60	100%
Recrutement et formation de personnel qualifié	20	33,3%	37	61,7%	3	5,0	60	100%
Audit et inventaire des archives	4	6,7%	53	88,3%	3	5,0	60	100,0
Elaboration de schéma directeur	8	13,3%	49	81,7%	3	5,0	60	100%
Sensibilisation du personnel sur l'importance de l'information documentaire	5	8,3%	52	86,7%	3	5,0	60	100%
Reconnaissance de la fonction documentaire	1	1,7%	56	93,3%	3	5,0	60	100%
Informatisation de l'information documentaire	21	35%	36	60%	3	5,0	60	100%

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A la question de savoir quelles sont les suggestions et recommandations proposées par les

enquêtés, les résultats ont donné les réponses suivantes par ordre de priorité :

v 40% des enquêtés souhaitent la mise en place d'une structure autonome, spécifique capable de traiter de tout ce qui relève des archives, de la documentation et de l'information administrative ;

v 38,3% des agents souhaitent qu'en plus de la création de la structure, que des moyens suivent et que des locaux appropriés soient mis en place pour la gestion et l'organisation et partant la bonne gestion de l'information documentaire ;

v 37% des agents mettent l'accent sur le recrutement et la formation du personnel.

En effet de deux agents spécialistes, le personnel peut être étoffer et des séminaires

de formations envisagés pour faire face aux besoins de l'heure en matière des gestion de l'information documentaire à l'ère des nouvelles technologies de l'information et de la communication et de la spécificité de gestion des archives de sécurité sociale ;

v 35% des agents souhaitent une informatisation du domaine de l'information documentaire qui facilitera une gestion efficiente de l'information par l'amélioration de l'existant. La numérisation par la solution GED peuvent être envisagées sans oublier le microfilmage de certaines séries de documents surtout comptables ;

v Certains agents ont proposé aussi, l'élaboration de schéma directeur de gestion de

la documentation et des archives (13%) ; la sensibilisation du personnel (8.5%) ;

. Nous pensons que cela est une bonne chose dans la mesure ou la gestion moderne des archives partant, la bonne organisation de l'information documentaire en vue de leur efficacité

et fluidité passe par l'instauration dans les entreprises modernes des solutions GED.

L'analyse des questionnaires, nous a permis d'avoir une idée sur les comportements des agents de l'institution en matière d'information documentaire :

En effet, les points saillants comme l'habitude de documentation des agents, la fréquence des documents consultés, la place des archives au sein de l'institution, la perception que se font les agents de l'information documentaire, eux qui sont les utilisateurs

de sources archivistiques, le repérage de l'information, son financement, la place de l'outil

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informatique dans l'environnement documentaire, autant de questions qui ont fait l'objet

En somme, le, service en charge de la gestion des archives et de la documentation ne joue pas son rôle de gestionnaire du patrimoine documentaire, étant donné que la priorité est accordé

au secteur des relations publiques et de la communication institutionnelle au détriment de la gestion documentaire. En outre, les spécialistes ne sont pas pleinement impliqués dans les actions de conception et de mise en oeuvre des procédures de gestion de l'information documentaire.

Les agents enquêtés reconnaissent l'importance d'une bonne organisation et gestion des

archives et de la documentation, mais déplorent le manque de techniques et normes appropriées pour sa gestion.

Au vu de tout ce qui précède, nous pouvons affirmer que la mise en place du système global

de gestion de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale sera un élément déterminant dans la gestion des archives, de l'information administrative et

de l'information documentaire en général en vue de doter l'institution, d'outils de référence, préservant sa mémoire, et devenant de ce pas un instrument de prise de décisions stratégiques.

Pour ce faire, la volonté politique doit être affirmée par la mise à la disposition de la structure à créer, de moyens matériels, financiers, humains et législatifs.

Nos propositions de mise en oeuvre d'un système de gestion globale de l'information documentaire s'articulerons autour de plusieurs axes .

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Conception d'un système de gestion de l'information documentaire au sein de la caisse nationale de sécurité sociale du Burkina Faso

CHAPITRE IV- ANALYSE, INTERPRETATIONS ET BILANS DU

QUESTIONNAIRE

IV.1- analyse et interprétation du questionnaire