DEUXIEME PARTIE : SOLUTIONS INSTITUTIONNELLES :
PROPOSITIONS ET RECOMMANDATIONS
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
CHAPITRE : I- CREATION D'UNE STRUCTURE SPECIFIQUE
CHARGE DE LA «GESTION DE L'INFORMATION
DOCUMENTAIRE »
La première recommandation, est la mise en place d'une
structure autonome de gestion
de l'information documentaire. Cette structure sera
hiérarchiquement dépendante de la direction
générale en vue d'être une structure de coordination de la
gestion de l'information documentaire au sein de l'institution. Cette
structure permettra de propulser la fonction documentaire en rôles
émergents autour de pôles définis par Christiane
VOLANT40 que
sont :
- pôle méthodologique : assurer la
cohérence du système d'information globale[...]
pour en faire de l'ingénierie documentaire ;
- pôle stratégique : aider à la
définition d'une politique d'information, participer à la
réflexion stratégique de l'entreprise... ;
- pôle cognitif : aider à la résolution de
problèmes, à la fertilisation de savoir.... ;
- pôle pédagogique : motiver les acteurs
à l'utilisation des informations, former les usagers aux
méthodes et techniques de recherches et de traitement de l'information
;
- pôle technologique : maîtriser les outils,
adapter les avancées technologiques à un usage
approprié ;
- pôle économique : apporter de la valeur
ajoutée, assister le décideur et l'opérationnel
en leur apportant une assistance informative ;
- pôle socio-économique : développer une
véritable culture de l'information.
La structure à mettre en place doit être
gérée par un spécialiste de l'information ayant une bonne
connaissance des nouvelles technologies de l'information et de la
communication. Les objectifs de cette structure sont :
- responsabilisation des cadres en charge de la gestion de
l'information documentaire ;
- reconnaissance de la fonction documentaire au sein de
l'institution, ce qui permettra d`organiser de façon scientifique
les archives, partant de toute l'information documentaire et du
même coup organiser le métier de gestionnaire des documents et
de la documentation par la définition des
différents postes y afférents au niveau du
statut du personnel ;
40 Du système d'information documentation au
système d'information spécifique pour l'entreprise.- In :
Documentaliste- Sciences de l'information,1995, vol.32, n°6.p.298.
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l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
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- prise en charge des archives, depuis leur création, par
la mise en place d'un système de
records management en s'inspirant de la norme 15489.
Comme définit précédemment, un
système, est un ensemble de règles, de méthodes,
d'outils
et de ressources visant à rassembler et à organiser
des « documents utiles » de l'entreprise, ainsi que les
informations concernant ces documents41.
Ce système est selon François BODART42,
d'une construction formée d'un ensemble :
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-
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d'informations
|
qui
|
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l'organisation ;
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|
|
-
|
de traitements
|
qui
|
sont les représentations partielles de faits
qui représentent
constituent des procédés d'acquisition, de
mémorisation, de
transformations, de recherche, de présentation et de
communication des informations ;
- des règles d'organisation qui régissent
l'exécution des traitements informationnels ;
- des ressources humaines requises pour le fonctionnement du
système d'information.
La gestion globale de l'information documentaire au sein de la
Caisse Nationale de Sécurité Sociale du Burkina-Faso, inclura
donc, la prise en charge des toutes les catégories de documents
et de fonctions documentaires, sous la houlette d'une structure unique et
autonome
du point de vue administratif et technique au
même titre que le « Système d'Information
Spécifique pour l'Entreprise » (SISE) proposé par
Christiane VOLANT dont le champs d'intervention est plus large car prenant
en compte tout ce qui est information.
Sa finalité serait d'apporter l'information utile et
innovante et d'accroître en tant que tel l'autonomie des agents en
matière de recherche informationnelle.
la mise en place d'un réseau de correspondants
archives dans toutes les directions de l'institution s'impose. Les
correspondants archives auront un rôle déterminant dans la
réussite
du projet. Ils seront choisis sur des critères de
connaissance de leur service et des documents produits au sein desdits
entités.
La structure à mettre en place sera composée de
trois sous systèmes intégrés que sont :
- le sous système gestion des archives courantes ;
- le sous système gestion des archives
intermédiaires et définitives ;
- le sous système documentation
Quelles sont les fonctions de ces sous-systèmes au sein du
système global ?
41 Voir mémoire DSSIC de Gora DIA,
intitulé « la réorganisation de l'information à
l'IFAN de l'UCAD :
conception et organisation d'un système d'information
intégré ».- p. 73
42 Bodart, François.- Conception
assistée des systèmes d'informations et de communication.-2ed.-
Paris : Masson, 1989.- 317p.-(Méthodes informatiques et pratiques des
systèmes).
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l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
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I.1.Le sous-système gestion des archives
courantes
La prise en charge et l'organisation des documents dès
leur création dépend de l'efficacité du système
global de gestion de l'information documentaire à mettre
en place : Jacques DUCHARME et al43. ont insisté sur
le fait que : « la gestion des documents s'étend à
l'ensemble du cycle évolutif des documents depuis leur
création jusqu'à leur destruction finale ou leur versement aux
fonds d'archives en vue de leur conservation permanente[...] ».
La Caisse étant une institution tertiaire de prestations
de prestations de sécurité sociale, est
en contact avec de multiples partenaires, non seulement
au téléphone, et dérivés mais aussi par
courrier grâce aux documents produits et reçus. Elle doit
gérer les documents internes qu'elle conserve comme preuve de
ses activités, des transactions opérées, des relation
entretenues avec ses partenaires. A cet effet, Michel ROBERGE44
parle de la trilogie : « Information- décision- action
».
La gestion efficiente des archives de l'institution, part de la
prise en charge de tous ces documents au moment de leur conception et de leur
entrée en son sein.
Le terme « courrier » renvoie à tous
les documents (lettres, circulaires, rapports, correspondance,
dossiers) qu'un expéditeur (courrier départ), transmet à
un destinataire,
(courrier arrivé). Il existe au sein de l'institution,
comme dans tout organisme, deux types
de courrier :
- le courrier interne : constitué de l'ensemble des
documents produits et circulant entre les différents bureaux de
l'organisme dans le cadre de la gestion d'une affaire. On trouve des
circulaires, des décisions (nomination ou révocation
signées par la direction générale), des actes de
congés , qui sont signées par le directeur des
ressources humaines), des notes de services. La plupart des courriers internes
sont élaborés par la Direction des ressources humaines pour
la gestion de la carrière des agents ; par la direction
générale pour la prise de décisions et les directions
régionales ;
- le courrier externe : ce sont les documents que
l'organisme envoie à d'autres personnes privées ou
publiques et les documents provenant de ces derniers ( le cas d' une
correspondance adressée au directeur de la Banque Commerciale du
Burkina
(BCB) par le directeur général de la Caisse
relative aux modalités de participation aux
43 DUCHARME, Jacques et al.- L'interdépendance
des archives et de la gestion des documents : une reproche globale de
l'archivistique.-p.17.
44 L'essentiel de la gestion documentaire ;-p.8.5
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délibérations de l'institution), des ampliations de
décisions adressées aux partenaires
de l'institution, des correspondances à ventiler. La
gestion du courrier se définit comme le fait de45 :
- recevoir, trier, dépouiller, acheminer, contrôler,
et distribuer le courrier à l'arrivée ;
- faire la levée, trier et distribuer les documents qui
viennent de l'institution ou de la direction générale ;
- faire la levée, préparer, trier, contrôler
et expédier le courrier au départ.
La gestion de des correspondances au sein de la Caisse
Nationale de Sécurité Sociale reste traditionnelle : manque de
matériels de classement adapté , enregistrement manuel du
courrier, non suivi des dossiers une fois distribués, repérage
difficile une fois passé le cap des archives courantes.
Il existe deux bureaux à la direction
générale pour la gestion du courrier : deux agents ( une
secrétaire à l'entrée du bâtiment et un agent
de bureau au niveau du secrétariat particulier du directeur
général).
A BOBO-DIOULASSO et dans d'autres directions, les
secrétaires et les agents de guichets sont chargés de la
saisie et la gestion des documents actifs internes et externes .
La création d'un sous système gestion des archives
courantes, sous système de la
gestion de l'information documentaire à mettre en place
permettra :
- une meilleure lisibilité dans la prise en charge des
documents et des archives dès leur création ;
- une réduction des pertes de courrier et documents,
favorisant ainsi un meilleur rendement en diminuant la lenteur
administrative et faisant de la gestion des documents, un outil de
gestion stratégique avec en prime de la valeur ajoutée. Ainsi,
le gestionnaire de l'information documentaire participera à la
prise en charge des documents dès leur création et
aura un droit de regard sur l'élaboration des formulaires
(concept diplomatique des documents, élaboration
de manuel de duplication de documents par la gestion
des ampliations...) en vue de leur harmonisation, ce qui favorisera sans nul
doute la diminution de la consommation paperassière par une gestion plus
efficiente des documents ;
- une gestion efficace et rentable des documents actifs,
par la mise en place de méthodes et procédures de records
management (sélection, enregistrement,
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l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
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classement, élaboration e plan de classement,
indexation des documents), qui
permettront l'accès rapide à toute l'information
disponible nécessaire à une prise de décision ou à
un avis éclairé, à un meilleur contrôle par les
différentes structures de la caisse ;
- une rationalisation de l'utilisation de l'espace et des
équipements de classement des documents, favorisant ainsi, la
concertation entre gestionnaires des documents et informaticiens ;
- l'installation de logiciels spécifiques à
déterminer pour la gestion des archives et documents ;
- une gestion de l'entrée , de la sortie et de la
conception des documents internes ;
- un droit de regard sur le sort qui est
réservé aux documents après leur durée
d'utilisation administrative ( DUA ).
Pour ce faire, il faudra :
- définir le rôle de chaque intervenant (producteurs
et gestionnaires de documents) ;
- impliquer les agents à tous les niveaux :
faire comprendre aux agents leur responsabilité dans la
phase de création, de production et de conservation de
documents ;
- mettre en place des postes de classement afin de
faciliter la gestion des archives
courantes, leur transfert au niveau des locaux de
pré-archivage et permettre au responsable de suivre la gestion des
dossiers : un plan de classement, des méthodes d'enregistrement et des
index seront définis grâce au manuel de procédures à
mettre en place.
Pour ce qui est de la gestion du courrier, le
sous-système aura pour principaux rôles de coordonner :
- le tri, la distribution, l'acheminement, la
préparation, le suivi et l'expédition du courrier au
départ ) ;
- la distribution et le tri du courrier à l'arrivée
et en interne ;
- la maintenance d'un système de vérification
et de suivi efficace pour la courrier trié afin de minimiser les
erreurs de distribution et de faciliter le suivi des affaire en cours
;
- l'opposition de signature pour les envois recommandés
;
45 Archives Nationale du Canada.- La gestion du
courrier au sein des ministères et organismes gouvernementaux.- ANC,
1979.- 72p.- voir. p. 1
85
Conception d'un système de gestion globale de
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Faso
- ce système aura pour finalité, la mise en
place d'un plan de gestion efficiente des
documents à la base en vue de faciliter la passage des
documents actifs à la phase de sémi-activité et
faciliter leur transfert dans les normes au dépôts
historique ou au centre national des Archives ; jacques DUCHARME et Jean-
jacques ROUSSEAU46 ont fort justement bien vu en disant que
« le records management s'intéresse à la genèse
de chaque document pris individuellement, au formulaire administratif,
au nombre d'exemplaires, au cheminement du papier reçu à travers
les services jusqu'à la
conception, à la rédaction, à la
dactylographie du papier expédié . Ainsi, le records
management , prend en main l'ensemble du paperwork du point
de vue de l'organisation des bureaux et spécialement sous l'angle de
la normalisation du travail
et du matériel, voire de la formation du personnel
administratif[...]. L'archiviste doit avoir un droit de regard sur la
naissance des archives [... ], il a aussi le devoir de
s'intéresser à leur « phase prénatale » ;
ce sous-système doit nécessairement s'impliquer dans les
processus de gestion des documents depuis leur création jusqu'à
leur destruction ou conservation définitive .
Dans les grandes directions comme BOBO-DIOULASSO il
sera mis en place des structures de gestion documentaire. Elle auront
pour rôle, de capitaliser toutes les sources documentaires
existantes (archives et documentation) qui sera sous la
responsabilité de la structure en charge du système global de
l'information documentaire .
Le responsable de la gestion des archives courantes au niveau du
siège, aura entre autre pour tâches de :
- superviser les différentes activités
inhérentes à la gestion du courrier : s'acquitter des
tâches de coordination, y compris la gestion du courrier, en mettant en
application les principes de gestion appropriés dans la
réception, le tri, le dépouillement, l'acheminement, le
contrôle et la distribution du courrier à l'arrivée
. De même, le responsable fera la lavée, le tri, la
distribution du courrier au départ, la rédaction des
procédures de travail et leur revue continuelle,
l'établissement et la maintenance d'horaire de distribution et de
levée du courrier) ;
- s'impliquer dans l'élaboration des procédures de
conception et de suivi des documents
et des dossiers au sein de l'institution, en
vue d'une meilleure traçabilité de l'information et la
facilitation de leur prise en charge au service des archives
définitives après leur phase de sémi-activité.
46 DUCHARME Jacques ; ROUSSEAU Jean-Yves.-
L'interdépendance des archives et de la gestion des documents : une
approche globale de l'archivistique.-p.14
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Le responsable de la structure documentaire doit être
capable de faire de la conception, de
la mise en oeuvre, de la maintenance du système , de la
définition des procédures et de la formation des utilisateurs
défini par la norme ISO15489 Le responsable doit en outre avoir
un niveau de formation appréciable (connaissance en gestion de
l'information documentaire et en records management), favorisant ainsi, la
prise en charge du service en mettre en oeuvre.
· trois agents : secrétaire ou agent de bureau
(dont l'un gérera les courriers à l'arrivée et
l'autre les courrier au départ ) ; un planton ( chargé de la
distribution et
de la ventilation du courrier interne et l'autre de distribution
et de la ventilation du courrier interne et externe). Ces agents seront sous la
responsabilité du responsable
du sous système
L'équipement en matériel informatique du sous
système s'impose : (micro ordinateur, logiciel
de gestion du courrier, tel le logiciel AGORA utilisé
chez le Médiateur du Faso (Burkina- Faso), qui est un logiciel de
gestion et de suivi du courrier avec plusieurs fonctionnalités que sont
:
- la recherche d'un dossier par nom du réclamant et par
numéro ;
- la consultation, c'est à dire du document lui,
même sous la forme électronique (GED) ;
- la consultation du parapheur ;
- possibilité de faire des recherches croisées par
la spécification de plusieurs critères de recherche ;
- la facilité de faire l'impression des documents
souhaités
Dans les autres directions, la gestion des archives
courantes sera sous la responsabilité des secrétaires de
direction et dans les services provinciaux, le courrier sera
géré par les secrétaires sténo dactylographes.
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