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Conception d'un système de gestion de l'information documentaire au sein de la caisse nationale de sécurité sociale du Burkina Faso

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par Dilomama Kone
EBAD - Université Cheikh Anta Diop de Dakar - Diplôme Supérieur en Sciences de l'Information et de la Communication option archives 2003
  

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CHAPITRE II- CONSTRUCTION , EQUIPEMENT DE

LOCAUX APPROPRIES ET RECRUTEMENT DE PERSONNEL

Une gestion efficiente et professionnelle des archives et de la documentation nécessite un local de conservation et de gestion répondant aux normes et caractéristiques internationaux.

(architecture, conditions ergonomiques et climatiques).

Le matériel doit aussi être adapté aux différentes fonctionnalités

(duplication des documents ; appareils de micro filmage et de reprographie ;

déchiqueteuses ; aspirateurs).

Le sous système archives sera composé de locaux formés de l'ensemble des bureaux regroupés en postes de classement au niveau des services et directions, en sections de pré archivage au niveau des directions régionales (chargés de la conservation des documents semi actifs) qui aura pour vocation première, le décongestionnement des espaces et des bureaux et

en dépôt d'archives historiques pour la conservation des archives de valeur non seulement historique mais aussi de valeur légale.

Les locaux construits abriterons le fonds documentaire du sous système documentation. Il se caractérisera par les mêmes normes de construction.

Avec la décentralisation du système de gestion de l'information, il sera mise en place dans

les directions régionales, des sections de gestion de l'information documentaire qui seront gérés par des agents commis à cette tâche et qui sont capables de prendre en charge la gestion

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Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

des documents depuis leur création jusqu'à leur transfert au dépôt de conservation des

archives historiques..

Le point focal de la structure centrale et sa coordination seront basé au siège de la Caisse. Pour la gestion de la structure centrale, la construction du dépôt s'avère nécessaire et l'affectation d'agents qualifiés doit s'en suivre (agents de classement, archivistes et conservateurs).

La mise en place des locaux centraux des gestion des archives doivent répondre aux conditions architecturales acceptables (emplacement ; sécurité ; conditions climatiques et ergonomiques) ;

La Caisse, prenant conscience de la valeur de l'information documentaire doit envisager

construire un local spécialement pour la mise en oeuvre du système d'information documentaire :

La construction doit se faire en connivence avec le responsable de l'information documentaire

et la Direction des Investissements et de la gestion Immobilière (DIGI), direction en charge de

la gestion immobilière.

Nous avons même proposé à l'issue d'un séminaire sur « le système d'archivage et la gestion électronique des documents » tenu en Abidjan, qu'avec la construction du Centre de Formation Professionnelle qui était en cours, il serait indiqué de construire la structure en charge de l'information documentaire en son sein, comme une entité à part. Malheureusement, cela n'a pas reçu un écho favorable, mais nous pensions qu'il n'est jamais trop tard pour le faire étant donné que l'espace existe au sein de ce centre pour cette construction.

Une fois les missions et les objectifs en matière des gestion documentaire sont définis, la Caisse Nationale de Sécurité Sociale doit se donner les moyens. Pour ce faire, une répartition des tâches pour le personnel doit être opérée : la description des postes en vue

de préciser les attentes, les objectifs les responsabilités des agents .

Le personnel suivant doit être un minimum :

- un agent de liaison, chargé de la transmission du courrier en interne ;

- deux secrétaires, dont l'une au niveau de la structure de coordination en vue de la gestion et de la saisie de tous documents et instruments de recherches entrant dans le cadre du service et l'autre du sous système en charge des archives courantes ;

- au minimum, cinq aides- archivistes ayant le niveau du BEPC, qui seront chargés de certains travaux d'organisation et de traitement des archives courantes et intermédiaires ;

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de Sécurité Sociale du Burkina Faso

- trois documentalistes ou archivistes diplômés d'une école reconnue qui seront chargés

de la gestion administrative et technique de chaque sous-système ;

- un conservateur en chef en charge de la gestion, de la coordination technique et administrative des trois sous système et des différentes relations avec les autorités et les partenaires ;

- au niveau des directions régionales , les agents de classement seront recyclés en vue

de pouvoir prendre en charge des dossiers de mandats au sein de leurs services ; Ils seront sous la supervision administrative des directeurs régionaux et sous la supervision technique du responsable de la structure documentaire qui décide de l'application de la politique documentaire de la direction générale.

Les agents doivent être formés aux Nouvelles Technologie de l'Information et de la

Communication.

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"Il ne faut pas de tout pour faire un monde. Il faut du bonheur et rien d'autre"   Paul Eluard