CHAPITRE III -l'AUDIT ET INVENTAIRE DES ARCHIVES ET DE
LA DOCUMENTATION
« Conduire un audit signifie établir le
diagnostic d'une situation dans une perspective de compréhension et de
prise de décision . L'objectif est de comprendre les
caractéristiques d'une situation présente et de les
intégrer dans une conduite d'un projet en cours »50.
C'est
un outils stratégique de management .
Afin de pouvoir travailler sur des bases saines, il sera
opportun pour la Caisse nationale de sécurité sociale et le
responsable en charge du service documentaire de procéder à un
audit de l'information documentaire.
Pour ce faire un inventaire qualitatif et quantitatif des
docu ments de l'institution sera
envisager. Cet audit doit être commander par la
direction générale. Son externalisation est souhaitable afin
d'être plus objective et de mettre la direction devant ces
responsabilités en vue de prendre des solutions idoines pour la gestion
de cette information documentaire.
Nous avons constaté qu'au sein de l'institution, il existe
une documentation disparate
(documentation du service prévention,
documentation à la DRB, et documentation conservée par
les différents responsables) qu'il est bon d'organiser en une
entité unique, sur des bases scientifiques.
De même cet audit nous donnera une idée sur la
situation des archives depuis la création de
la Caisse jusqu'à nos jours (documents existants en
métrage linéaire, sa qualité, les périodes
50 Almeida, Nicole d' ; Libaert Thiery.- La
communication interne de l'entreprise.- Paris : Dunod, 2002 .- 122p.
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
de création des documents, leur état de
conservation, leur typologie, leur lieu de localisation,
les mesures d'urgence à prendre en vue de leur gestion
...).
Une première opérations d'inventaire avait eu lieu
avec le cabinet SIEGO, mais, les résultats,
à notre connaissance, n'ont pas été mis
à la disposition de la direction générale.
CHAPITRE IV - L'ELABORATION DE TEXTES
REGLEMENTAIRES
La gestion de l'information documentaire au sein de la
caisse nationale de sécurité sociale (CNSS) doit être
sous-tendue par la mise en oeuvre d'un armada de textes
réglementaires. Ces textes doivent être conformes aux
recommandations stipulées par
la loi n° 061/98/AN du 22/12/1998 relative aux
Archives Nationales, et au titre I du décret n° 2001-
266/PRES/PM du 06/juin 2001 portant attributions, organisation et
fonctionnement du Centre National des Archives .
La conception de ces textes réglementaires (
décision portant conservation des documents administratifs
décision portant organisation des archives) doit être
appuyée par la direction générale de l'institution et
être effective.
documents d'archives compte tenu de leur caractère de
preuve au sein des administrations.
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