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Conception d'un système de gestion de l'information documentaire au sein de la caisse nationale de sécurité sociale du Burkina Faso

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par Dilomama Kone
EBAD - Université Cheikh Anta Diop de Dakar - Diplôme Supérieur en Sciences de l'Information et de la Communication option archives 2003
  

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CHAPITRE V- LA COMMISSION DE GESTION DE L'INFORMATION DOCUMENTAIRE

Organe de régulation, de gestion et d'organisation des archives et de la documentation, cet instrument capital de gestion doit être mis en place dans les meilleurs délais par la direction générale. Elle sera composée des principaux directeurs de l'institution que sont :

- le directeur général ou le secrétaire général (premiers gestionnaires de l'institution qui seront d'office président de la commission) ;

- le directeur des ressources humaines (membre) dont le rôle est indispensable dans le recrutement d'agents, dans leur perfectionnement et formation et aussi compte tenu de la documentation produite ( dossiers de personnel) par cette direction ;

- le directeur administratif financier et comptable (membre) et cela en raison des documents vitaux qu'il gère, mais aussi en vertu de son rôle d'argentier : une fois convaincu du rôle des archives, cette direction sera d'un appui essentiel dans le déblocage des finances) ;

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Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

- le directeur de l'informatique et de la statistique ( membre), pour gérer non

seulement, le système d'informations automatisé, mais aussi pour jouer un rôle d'appui important à l`informatisation des archives, par sa prise en compte dans la schéma directeur informatique. De même, une collaboration doit être instaurée, entre cette direction et la structure documentaire dans la cadre de la gestion du flux documentaire ;

- le directeur du recouvrement et du contentieux (membre), compte tenu de la première fonction de cette direction dans la collecte des fonds financiers et la gestion des employeurs et de leurs cotisations. Cette direction doit faire l'objet d'une attention particulière compte-tenu de la sensibilité des informations gérées ;

- le directeur régional de Ouagadougou (membre), en ce sens que cette direction regroupe

tous les services existants au niveau régional ;

- le directeur régional de BOBO-DIOULASSO (membre), en vertu de son rôle de poumon économique du pays et de l'importance de la direction en dehors de la capitale politique;

- de la cellule juridique et du contentieux (membre), dans le sens des compétences juridiques qu'elle fournira pour la mise en place des instruments de gestion des archives et

de la documentation ;

- de la structure en charge de la gestion de l'information documentaire( vice-présidence),

en vertu de ses compétences techniques en matière d'archivage et de gestion documentaire

et du fait qu'elle est la structure en charge de la gestion documentaire. Cette commission aura pour missions de :

- mener des réflexions en matière de gestion et d`organisation des archives ;

- déterminer la stratégie et les normes de collecte et d'acquisition des documents ;

- définir les contours du calendrier de conservation ;

- discuter et trancher sur toutes questions relatives à la gestion des archives et de l'information documentaire au sein de l'institution.

Cette commission aura autorité sur tous les documents qui appartiennent à la Caisse, décidera

de leur élimination, de leur transfert et des procédures de classification à mettre en oeuvre .

Pour ce faire, des moyens financiers , matériels et humains adéquats doivent être dégagés pour une gestion et organisation des archives et de la documentation.

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