II.2 - A moyen terme
II.2.1 - Mise en place d'une solution de gestion des
documents
et d'un système de records management
L'informatisation du sous système documentation
doit être une priorité. Longtemps en léthargie, cette
informatisation donnera un souffle nouveau à la documentation :
allègement des tâches routinières, possibilité avec
la connexion Internet de faire partager les ressources disponibles en
internes (intranet) qu'en externes (extranet), création de bases et
banques de données en vue de la maîtrise du fonds documentaire
existant.
Pour ce faire, l'installation du logiciel CDS-ISIS pour la
gestion des données documentaire
sera envisagée étant donné sa
gratuité, les différentes fonctionnalités et
adaptabilités qu'il possède.
Des outils méthodologiques (bordereaux de saisie,
thésaurus) et un manuel d'opération doivent être mis en
oeuvre pour accompagner la création des bases et banques de
données et normaliser les processus de gestion.
Au sein de l'institution, une série de documents
peuvent faire d'ores et déjà l'objet de solution Gestion
Electronique des Documents (numérisation), même si les
données informationnelles sont actuellement gérées
par le schéma directeur informatique, suite à la
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conception de logiciels et progiciels pour la gestion des
dossiers sensibles comme les dossiers
du personnel, les dossiers techniques de
prestations (dossiers de pensions, dossiers d'allocations familiales,
dossiers d'accident du travail et maladies professionnelles, les
dossiers de cotisations).
Du processus de numérisation y va de la survie et de la
crédibilité de l'institution étant donné
le caractère sensible et de preuve des documents. Cette
solution GED a été expérimentée dans certaines
Caisses comme celle des Bouches du Rhône : monsieur Paul VERDI, directeur
de l'Organisation et des Systèmes d'Information et Marie-Noëlle
André, responsable du secteur Analyse et gestion de la Caisse
d'Allocations familiales de ladite localité ont affirmé que :
« la gestion électronique des documents est le
moyen de fiabiliser la gestion des dossiers
allocataires »58. L'enjeu pour les caisses dans
cette opération de numérisation est d'améliorer
la qualité du service face à la demande sociale et
ses objectifs sont entre autre, de supprimer
les contraintes liées à la gestion du
papier ; de réduire continuellement les délais de
liquidation des dossiers et de fiabiliser d'une manière accrue
l'information fournie aux allocataires.
La mise en place de cette solution Ged permettra entre autre de
:
· gérer le cycle de production, de
gestion, et d'utilisation des documents (fluidité, circulation
et autonomie de gestion des fichiers attachés et documents
transmis par les secrétaires aux directeurs et responsables sous forme
électronique) ;
· intégrer tous les documents par projet
quelqu'en soit la typologie (documents de la
direction immobilière constitués de plans, de
schémas et fiches techniques ; documents tertiaires comme ceux de la
direction des ressources humaines, financière et comptable) ;
· assurer la diffusion optimale des informations
par une rapidité d'impression, de
reprographie, de consultation électronique et de
messagerie ;
· instaurer au sein des différents responsables,
une culture de gestion électronique de documents qui consistera
à leur faire prendre en charge les documents qu'ils produisent avec
les ordinateurs dont ils disposent ;
· mettre en place, une politique documentaire efficace.
Le système d'information documentaire à mettre
en place doit être dorénavant impliqué dans
l'élaboration et la conception des processus d'informatisation :
impliquer les spécialistes de l'information documentaire dans le
comité du schéma directeur informatique, car responsable
de la gestion documentaire au sein de l'institution.
Aucun cahier de charge ne doit être
58 voir site web :
www.5ibm.com/service/fr/pdf/caf_bouche_ du_rhone.pdf
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élaboré sans leur implication. Christine BITOUZET
et al. ne disaient-ils pas : « que le projet
intranet sollicite les managers sur les modes de gestion de
l'information, sur la stratégie de diffusion de l'information, et
sur l'architecture fonctionnelles et techniques des systèmes
(informatiques, télécommunication et
multimédia) qui vont permettre la mise en place des applications
intranet »59 : c'est donc dire que la mise en place de
comité pluridisciplinaire est nécessaire à plus d'un
titre.
Au sein de la Caisse, la mise en place d'un système de
Records Management répondant aux conditionnalités de la norme ISO
15489 est à envisager étant donné qu'un outil de Gestion
électronique des Documents (GED), est un outil de records
management, avec comme élément pilier une banque de
données documentaires. Il est l'ensemble des documents et ce , quel que
soit le support de ces informations : papier, microfilms, cassettes, photos,
disquettes .
Philippe Barbât 60estime que le records
management pourrait permettre une « réconciliation
méthodologique entre les archives et la documentation » ; il ajoute
qu' « on ne peut avoir de bonnes archives définitives que si les
documents sont gérés correctement en amont, c'est tout
le rôle du records management qui n'est pas un dogme, une
discipline spéculative ».
Le records management peut se définir aussi « comme
le domaine du management qui est en charge du contrôle, de la
création, de la réception, de l'usage et du sort final des
documents
(littéralement, "records" signifie enregistrement,
renvoyant ici aux documents papier ou électroniques). Il se
préoccupe de mettre en place des procédures de
capture et de conservation de la preuve et de l'information
relatives à l'activité et aux transactions de
l'entreprise61 ». La mise en place au sein de la Caisse d'un
système de records Management doit obéir à des
procédures définies par Geneviève DROUHET, Georges
KESLASSY, Emmanuel MORIEAU62, ce qui permettra de :
- déterminer les documents qui doivent rentrer dans le
système (les documents actifs et intermédiaires : les dossiers du
personnel, d' allocataires...) ;
59 op.-cité.- p106.
60 Conservateur au service technique de la Direction
des archives de France,
61 3) voir Archimag, février 2000,
n°131, dossier :"archivage, documentation, Ged : l'alchimie du
records management".
62 DROUHET Geneviève ; G.KESLASSY,G ;
MORINEAU.E- Records Management: mode d'emploi.- Paris : ADBS Editions, 2000.-
125p.-( collection Séries Etudes et techniques).voir pp.67-86.
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- déterminer les précautions à prendre afin
de préserver leur intégrité, leur authenticité
et leur caractère durable (élaborer pour ce
faire des règles de communication et
d' accès des documents) ;
- déterminer la durée de conservation (par
la mise en place de calendrier de conservation qui doit se
faire grâce à la commission des archives qui sera mise
en place);
- documenter les décisions prises (justifier les prises de
position et de refus de l' accès
et de la communication en se fondant sur des textes de bases
solides et défendables) ;
- assurer une traçabilité des documents
au moment de leur création, lors des mouvements .
Les procédures suivant définies par G. DROUHET et
al.63sont un impératif pour la mise en place du
système de Record Management au sein de l' institution :
· LA CREATION DU DOCUMENT : la structure de
gestion des archives et de la documentation qui sera mise en place,
doit s'intégrer dans la prise en charge des documents depuis leur
création dans les services ; Les formulaires doivent être
élaborés en accord avec les services pour faciliter cette
implication
Ø LA CAPTURE DU DOCUMENT : C' est un ensemble de
processus définis qui vise à faire rentrer le document dans un
système. Elle comprend le référencement,
l' analyse et l' indexation des documents et des
dossiers par l' attribution des
éléments suivants : code, nombre,
année . Pour se faire il sera nécessaire de
déterminer les critères d' identification , d' indexation et
d' enregistrement des documents ;
Ø LE TRANSFERT DES DOCUMENTS : le transfert des
documents de gestion active et sémi- active au sein du système
peut être facilité par la prise en charge directe des documents au
sein des structures producteurs, avant la transmission des dits documents-
papier au système de gestion traditionnelle ;
63 op. cité.voir.pp. 67-86
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Ø LA COMMUNICATION ET ELIMINATION : le système de
records
management doit faciliter la communication des documents
et dossiers : elle se fera avec la mise en place de l' informatisation,
et la gestion des droits d' accès
; l' élimination des documents et des dossiers sera
contrôlée par le système de records mis en place ;
Ø LE STOCKAGE : cette procédure permettra la
gestion des documents papier étant donné que les documents
gérés par l' institution représente plus de 80%
des documents. Cette gestion se fera par la gestion du contenu des salles
(la localisation et l' identification des boîtes d'
archives et des documents grâce aux
cotes attribués) et la gestion des documents
électroniques qui se fera en partenariat avec la cellule
informatique.
Le records management a donc deux avantages décisifs :
il permet d'une part le contrôle des documents dès leur
création et d'autre part d'en détruire sans crainte. La mise en
place du record management au sein de la Caisse nécessite
l'achat d'un progiciel comme «Ariane » qui intègre le
concept du Records Management au processus de gestion des archives.
Ses principales fonctionnalités sont :
- La gestion de l'organigramme qui permet de toujours identifier
le service à qui appartient les boîtes d' archives,
première source de perte de l'information,
- l'informatisation en réseau : les demandes et les
versements de documents se font à partir des postes installés
avec Ariane ;
- la description des documents à l'unité
(boîtes et dossiers) et par Activité et Nature
(informations pérennes dans le temps) ;
- l'intégration des tableaux de gestion : en vue de
gérer depuis la phase de création les documents produits ;
- Le partage de l'information (possibilité de faire
des demandes transversales grâce à attaché une date de
destruction) ;
- un degré de confidentialité attaché
à chaque nature de documents : les documents ne seront pas consultables
par tous les agents, sauf ceux qui ont un mot de passe;
- la gestion des tâches des archivistes :
arrivée des fiches fantômes/fiches de
déplacement sur l'imprimante de la structure
à mettre en place, réintégration des
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documents livrés, suivi et relance des documents en
prêts, édition d'inventaires, édition
de récolements ;
- la gestion automatique des espaces : pour
toute boîte d'archives versée, un emplacement dans les
magasins lui est automatiquement réservé. La mise en lignes de
documents par Intranet sera une opportunité à saisir dans la
gestion des documents de
l' institution. L' intranet selon Christine BITOUZET64
et al est : « à la fois un ensemble de technologie pour
le réseau d' entreprise, un groupeware aux facettes
multiples
( messagerie, communication de groupe) et une solution à
des besoins de communication tant interne qu' externe ».
L'intranet permettra au sein de la Caisse de :
- maintenir les contacts avec les différentes
entités, de coordonner les actions de groupes de travail , de
favorisera la mise en ligne de produits documentaires, des annonces
internes, de véhiculer les messages au niveau des agents ;
- de rechercher l'information de façon rapide ;
- de faciliter un archivage électronique efficace ;
- de fédérer les différentes manières
de décrire les documents au niveau de l'institution. Pour atteindre ces
résultats, l'institution doit faire de la vulgarisation de l'outil
informatique
un enjeu de taille : cela suscitera le
développement de la communication électronique
(messagerie, courriers électroniques, ) favorisant ainsi
les échanges de documents, le partage des ressources
informationnelles..
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