II.2.2 - Microfilmage des archives historiques
En vue de la préservation de la mémoire de
l'institution et dans l'optique de faire de la place
au sein des bureaux par un désencombrement des
locaux de conservation existants, le microfilmage de certaines
catégories de documents sera judicieux (dossiers de personnel en
retraite ; textes organiques, juridiques et essentiels de l'institution dont la
perte pourrait causer d'énormes torts à l'institution et à
ses activités).
Ces documents seront ceux qui ont une valeur juridique, de
mémoire et qui sont à la phase
du troisième âge (le calendrier de conservation
à mettre en place permettra de déterminer ces différentes
phases).
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Pour ce faire des moyens matériels (appareil de prise de
vue telles les caméras statiques, les
caméras dynamiques pour le microfilmage des documents
papier, les sorties d'ordinateur sur microfilm pour la GED et les appareils de
lecture et de reproduction).
Des moyens humains et financiers doivent être
aussi mis en place : techniciens qualifiés, locaux avec toutes
les fonctionnalités de production et de conservation des
bandes magnétiques et audio-visuelles.
III.2.3 - Création d'un portail d'entreprise
Par définition, « le portail est un espace de
médiation virtuelle bénéficiant d'une forte part de
marché sur l'ensemble des internautes ou sur une cible
très précise et s'appuyant sur l'agrégation de
contenus, de services, d'outils de groupeware et d'outils de
recherches permettant aux utilisateurs de localiser rapidement les
ressources en ligne dont ils ont besoin. »65.
C'est aussi un « lieu virtuel où l'utilisateur a
accès à de l'information interne comme externe
et à ses applications ».
La mise en place d'un portail à la Caisse permettra
d'accéder à deux types d'informations :
- les informations internes, comme les bilans
d'activités, les tableaux de bord de gestion des directions, l'agenda
du directeur général, les dates de départs en
retraite des agents, les notes et circulaires de portée
générale, les ressources documentaires disponibles... ;
- les informations externes, comme les dépêches
d'actualités concernant les courriers électroniques, la
sécurité sociale, le monde du travail à l'exemple
du site sur le panorama de la sécurité sociale en France
...
La mise en oeuvre de ce portail consistera à la
mise en ligne d'un Intranet documentaire
(sommaires de périodiques, résumés
d'articles, catalogue, dossiers documentaires, le journal interne de
l'entreprise).
Avec l'existence d'un site personnel au nom de l'institution (
WWW.CNSS.BF ), il sera facile d'installer ce portail. Des contacts ont
été pris avec monsieur Gérard BIETH , gestionnaire du
portail de la sécurité sociale en France dénommé
http://www.annuaire-secu.com, panorama
64 op.-Cité .-p.107
65 FAYE,Emiliane, intitulé.-
L'appropriation et la valorisation d'Internet dans les centres
d'information documentaire des institutions de recherches sur
l'environnement au Sénégal : cas de l'institut des
Sciences de l'Environnement et du Centre de Suivi Ecologique ( CSE ).- Dakar
: Mém. EBAD, 2002.- 113p.
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
de la sécurité sociale, site qui gère
d'importantes informations dans le domaine de la sécurité
sociale française.
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