II.2.4 - Protection des archives essentielles
La Caisse reçoit et produit dans le cadre de ses
activités une importante documentation administrative qui
malheureusement n'est pas gérée selon les norme
archivistiques.
Les documents dits essentiels ou vitaux, ne sont pas en reste
alors que, comme l'a dit Jean-
Yves ROUSSEAU66, « ceux ci constituent
ni plus ni moins qu'une police d'assurance, servant à
protéger un des capitaux nécessaires à la survie de
l'organisme en cas de crise[...]. Les organisations ne disposant pas d'une
politique de protection de leurs archives essentielles sont à la merci
des évènements [...]. Elle constatent avec impuissance, souvent
au plus fort d'une période de crise, que leur laxisme aurait pu
coûter ou leur coûte effectivement très cher. Elles
apprennent trop tard et toujours à leur dépens que mieux vaut
prévenir que de risquer de périr »
Par définition, les archives essentielles sont : «
les documents qui permettent la continuité
ou le rétablissement des opérations, des droits et
des obligations durant ou après une période
de crise et dont la disparition, d'une façon
générale et quelle qu'en soit la cause, aurait des
conséquences graves et irréparables67 ».
C'est donc dire que les documents essentiels de la
Caisse doivent être identifiés par la commission mise en
place et protégés par les moyens suivants :
Ø l'entreposage de sauvegarde à
l'intérieur de l'institution : les archives essentielles peuvent
être conservées dans une chambre forte, au sein de
l'institution, dans des conditions architecturales et matérielles
reconnues ; l'accès à ces locaux doit être
contrôlé ;
Ø La dispersion des archives essentielles au niveau
des entités de l'organisme : les
dossiers du personnel de la caisse, contrairement à ce
qui est fait doivent être gérés dans plusieurs salles tout
comme les dossiers techniques de prestations en vue de les protéger
contre les sinistres et autre intempéries, même du vol;
Ø la duplication des documents essentiels :
encourager les agents de la Caisse à travailler au maximum avec
les documents photocopiés tout en conservant les documents originaux
;
66, ROUSSEAU Jean-Yves.- La protection des
archives essentielles : comment assurer la survie d'une
organisation.- In : Archives, vol.20, n°1, 1988.-pp.45-46.
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Ø mettre un accent particulier sur le microfilmage
des documents essentiels : après
l'identification des documents essentiels, il faut envisager
de les consignés sur un support magnétique pouvant facilement
être reproduites de façon à obtenir une
copie de sauvegarde qui sera conservée à l'intérieur ou
à l'extérieur de la Caisse dans des locaux d'équipement
conçus à cet effet ;
Ø la mise en oeuvre d'une solution GED pour
la gestion des archives essentielles doit être une priorité,
en vue de faire de la pérennisation de celles ci une
réalité incontournable par une conservation accrue des documents
à travers les temps.
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