II.2.5 - L'établissement d'un cahier de charge
L'exécution du plan d'actions nécessite la
mise en oeuvre d'un cahier de charge afin de déterminer le
coût des investissements et du fonctionnement du système à
mettre en place.
Pour ce faire les rubriques suivantes doivent faire l'objet
d'étude en terme de coûts :
- les locaux de conservation étant
donné que l'institution ne dispose pas d'un local approprié pour
la conservation de ses archives
.L'estimation budgétaire sera faite en corrélation
avec la direction des Investissements et de la
gestion Immobilière, la Direction Administrative,
Financière et Comptable et la structure en charge de la gestion
documentaire afin de faire respecter les conditions techniques en tenant compte
des disponibilités financières
- le personnel : il serait souhaitable que le
personnel soit étoffé, car de deux archivistes,
la tâche pourrait être ardue si le personnel n'est
pas étoffé. Pour ce faire le recrutement
de deux documentalistes et l'affectation d'agents dits de
classement possédant le niveau BEPC permettra de commencer les travaux
de gestion du passif.
De même, en vue de prendre en charge la
gestion électronique des documents, le
perfectionnement dans le domaine reste une
nécessité accrue.
Nous pouvons recourir à la sous-traitance pour la
gestion du passif, avec une implication accrue de la structure qui sera
mise en place.
Cela à aussi un coût qu'il est difficile
d'évaluer sans des éléments concrets de gestion ;
- le matériel : le dépôt
à construire doit être équipé en matériels de
rangement et de conservation.
Des factures pro formats seront demandées tenant compte de
la qualité et de la flexibilité des
matériels de rangement, de même que la
qualité des boites d'archives. Pour l'installation
67 Couture,Carole et Jean-Yves Rousseau.- les
archives au xxéme siècle : une réponse aux besoins
de
117
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
d'une solution de Gestion Electronique des Documents , d'une
opération de microfilmage, il
sera fait non seulement appel à la sous-traitance
Pour notre part, nous avons que tracé les grands traits
du cahier de charge qui nécessite une attention plus poussée
autour d'une commission pluridisciplinaire, comme la commission sur
l'information documentaire en vue d'arrêter les différents
éléments en terme de coût financier
du système.
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