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Conception d'un système de gestion de l'information documentaire au sein de la caisse nationale de sécurité sociale du Burkina Faso

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par Dilomama Kone
EBAD - Université Cheikh Anta Diop de Dakar - Diplôme Supérieur en Sciences de l'Information et de la Communication option archives 2003
  

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CONCLUSION

L'information est devenue une valeur ; elle est source de compétitivité pour les entreprises et organisations. Jacqueline CALIXTE ne disait elle pas que : « l'entreprise ou l'administration

ne peut s'organiser et prospérer que si elle dispose des informations dont elle a besoin, au moment où elle a besoin et sous une forme exploitable par les moyens dont elle dispose »..

Cette étude relative à la mise en oeuvre d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse nationale de sécurité Sociale, nous a permis, dans une première partie, de faire un diagnostic l`existant caractérisé par :

- L'inexistence d'un système de gestion de l'information documentaire : en effet, la

Caisse, ne dispose pas actuellement de service spécifique de gestion de l'information documentaire ( le Service Communication et Relation Extérieures gère plusieurs domaines, dont la communication institutionnelle, les relations extérieures et la gestion de l'information documentaire) . Ce qui est à l'origine de tâtonnement dans les prises de décisions, dans l'inorganisation et la non- valorisation des ressources documentaires disponibles. De même, la quasi-inexistence, d'une politique documentaire, devrait être matérialisé, par l'élaboration d'outils documentaires ;

- un fonds documentaire obsolète, inaccessible, car éparpillé au niveau des différentes

entités ;

- l'inexistence, d'une fonction documentaire à l'origine de la méconnaissance de la fonction et de son rôle au sein de l'institution, source de démotivation des agents affectés dans la gestion des documents ;

l'administration et de la recherche.- Montréal : Université de Montréal, 1982.- pp163- 164.

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- l'inexistence de locaux appropriés : l'illustration en est faite au niveau de la

bibliothèque occupant une salle avoisinant que180m² de superficie et servant en même temps de salle de conservation et de bureau .

Ces dysfonctionnements, sont à l'origine de notre souhait, de mettre en place, un système global de l'information documentaire dont les objectifs seront entre autres de :

- faire prendre conscience aux responsables, du caractère important et utile de la mise

en oeuvre d'une politique de gestion de l'information documentaire au sein de l'institution, au même titre que la gestion financières ou les ressources humaines ;

- faire de la gestion des archives et de la documentation des Caisses de Sécurité Sociale,

une priorité dans les missions assignées à la Conférence Interafricaine de Prévoyance Sociale (CIPRES) , en faisant des archives et de la documentation, un outil de gestion stratégique et de croissance de la productivité ;

- prendre en charge, tous les supports d'informations que sont : les archives papier ( courants et intermédiaires) ; les dossiers vivants à fort taux de consultation ( les dossiers de personnel, de prestations sociales, les ouvrages) ; les documents vitaux et sensibles (les documents de gestion) ; les microfilms ; les bandes audio et films vidéo

( ceux conservés au service audio-visuel de la Direction de la prévention , de l'action

sanitaire et sociale (DPASS) ;

- coordonner les ressources documentaires gérées, grâce à la mise en place, au niveau des entités organiques, des structures de gestion de l'existant, quitte à les acheminer au dépôt central des archives historiques ;

- mettre en place, des sous-systèmes de gestion des archives, de la documentation et du courrier, qui sont des piliers du système de gestion global de l'information documentaire qui doit être mis en place avec une seule coordination ;

- mettre l `accent sur le développement et la promotion d'intranet et d'extranet en favorisant, la création d'un portail d'entreprise, rendant ainsi fluide les décisions prises ;

- faciliter l'accès aux différentes sources documentaires, par la mise en place d'un répertoire corporatif unifié et d'instruments de recherche sur les dossiers des assurés ;

- mettre en oeuvre, un système de records management , capable de prendre en charge les documents dits actifs et sémi-actifs, en utilisant et appliquant, les normes ISO

15489 pour le records management et 9000, pour la certification qualité ;

En vue d'apporter des solutions idoines, face à la problématique posée, nous avons articulé notre étude, dans une seconde partie, sur les points suivants :

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de Sécurité Sociale du Burkina Faso

- la méthodologie de recherche basée sur l'élaboration de questionnaire ; des interviews

avec les autorités de l'institution ( Directeur Général, Secrétaire Général, Directeur de service...)et des personnes-ressources. Une revue de la littérature, nous a permis, de faire un état des lieux en matière de documentation. La consultation d'ouvrages sur

« la gestion de l'information documentaire », « le records management » et des mémoires d'étudiants de l'EBAD sur le « schéma directeur de l'information documentaire » ont été d'une grande utilité. Nous avons aussi, consulté, des revues en

« sciences de l'information et de la communication » et eu des échanges et discussions avec des collègues archivistes, tel madame Geneviève DRHOUET, archiviste- paléographe, cadre à la société de retraite dénommée MEDERIC-France. Ces avis et suggestions, nous ont été d'une grande utilité. L'analyse du questionnaire, nous a permis d'avoir, les avis et les propositions des agents ;

- l'évaluation de l'existant à consister à faire, l'étude institutionnelle de la CNSS et son fonds documentaire. Ce qui, nous a permis de connaître, la typologie des documents existants, les opérations déjà effectuées par le cabinet SIEGO, dans le cadre de l'organisation de l'information documentaire ; la valeur de celle-ci pour l'institution ;

la place du schéma directeur informatique dans la gestion du flux informationnel.

Dans une troisième partie, des propositions et recommandations ont été formulées en vue de faire de l'information documentaire au sein de la Caisse, un outil de gestion stratégique. Elles seront axées sur deux points essentiels :

Ø du point de vue institutionnel :

· la création d'un système spécifique de gestion globale de l'information documentaire ; cela, par la mise en place de trois sous-systèmes de gestion documentaire que sont : archives courantes ; archives historiques et la documentation ; Le premier, prendra en charge, la gestion des documents, depuis sa création, le second, des phases de leur conservation définitive dans

un local de conservation approprié, quitte à les acheminer au Centre national

des Archives ;

· la mise en oeuvre d'une commission chargée de l'information documentaire : composée de certaines autorités de l'institution, courroies de transmission au sein de leur entité respective . Ces responsables, faciliteront, la mise en oeuvre de la politique et permettront de faciliter la gestion des archives,

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depuis leur bureau . La mise en oeuvre, des propositions institutionnelles leur

incombent ;

· l'élaboration de textes réglementaires ; par la diffusion de décisions sur

la politique documentaire ( textes portant, composition de la commission ;

calendrier de conservation ; communication de documents) ;

· la construction de locaux et équipements appropriés avec les commodités qui sied pour la conservation et la numérisation des documents. Pour ce faire, la Direction des Investissements et de la Gestion Immobilière doit jouer un rôle prépondérant dans la l'élaboration des schémas et la construction de la structure.

Ø du point de vue technique, :

· la mise en oeuvre d'une politique documentaire qui inclut la mise en place d'une charte d'archivage et de documentation. L'archiviste doit avoir comme soucis premier, la mise en oeuvre d'instruments de gestion des archives et de

la documentation ( élaboration d'outils de gestion, comme, le manuel de procédures, le calendrier de conservation);

La mise en oeuvre de la politique documentaire sera basée sur un plan d'action qui reposera sur les éléments suivants :

· le marketing de la fonction documentaire axé sur des actions de lobbying,, de

création d'une fonction documentaire au sein de l'institution et des actions

de formation des agents au concept de l'archivage et de la gestion des documents administratifs ;

· la gestion du passif existant dans les bureaux afin de désengorger et d'organiser les archives qui sont en voie de disparition ;

· la mise en place d'un fonds documentaire riche et varié au profit des agents et des usagers par l'implication de ceux-ci, au processus de constitution du fonds d'ouvrages ;

· la mise en oeuvre d'une politique d'informatisation par l'implémentation d'un

système de gestion électronique des documents, de records management et

de portail d'entreprise. Dans l'optique, de préserver les documents essentiels, la mise en place d'une politique de microfilmage et de gestion des documents vitaux reste une priorité.

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Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

La réussite de cette politique nécessite l'implication des décideurs de l'institution et des

agents à tous les niveaux de la hiérarchie. Les missions de l'agent en charge de la gestion du système d'information documentaire à mettre en place doivent être définies par l'élaboration d'une lettre de missions. L'idéal, sera le rattachement du point de vue hiérarchique, de la structure en charge de la gestion de l'information documentaire, à la Direction Générale, afin d'en faire un pool coordonnateur des actions d'organisation et de gestion des archives et des documents.

L'implication des archivistes, dans le processus d'informatisation doit être affirmée eu égard à leur rôle de gestion des flux informationnels.

Pour notre part, nous souhaitons que cette étude propre au domaine de la sécurité sociale, surtout en Afrique, puisse susciter d'autres réflexions plus poussées, afin de fournir aux gestionnaires des documents de ces entités à part, des solutions en vue d'une bonne organisation, tant manuelle, qu'informatisée de leurs archives et documents administratifs, étant entendu que la sécurité sociale fait partie des structures tertiaires qui brassent une quantité non négligeable de documents dans la perspective de satisfaire aux besoins des assurés.

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PROGRAMME D'ACTIVITES

ACTIVITES

OBJECTIFS

MOYENS

PERIODES

OBSERVATIONS

Création d'une structure

spécifique de gestion de l'information documentaire

-reconnaissance de la fonction

documentaire ;

-prise en charge de la gestion documentaire ;

-faire de l'information, un pôle de gestion stratégique

- volonté politique ;

-prise de textes réglementaires

- court terme

(2004 -2006)

 

Mise en place d'une politique

documentaire

-définir une ligne directive

- élaboration d'outils de gestion

documentaire ( charte d'archivage ;calendrier de conservation ; commission de gestion documentaire ;manuel de

procédures ;calendrier de conservation)

- court terme

(2004 -2006)

 

Programme de sensibilisation du

personnel

-inculquer aux agents, la notion

et l'importance de la valeur de l'information décisionnelle et stratégique

-lobbying ;

-institutionnalisation de séminaires ;

-création de la fonction documentaire ; introduction de cours

d'archivistique et de gestion de

- Court terme

A partir de 2004

 

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Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale du Burkina Faso

 
 

documents administratifs

 
 

Organisation du passif et de la

documentation

Identification des documents vitaux

-évaluation des documents ;

-gain de place et accroissement de la productivité par le repérage

des documents ;

Recrutement d'agents

temporaires ou sous-traitance ;

-poste de classement ;

implication des agents

Court terme

A partir de 2004

 

Recrutement, formation et

affectation du personnel

-étoffer le personnel en vue de

faire face aux missions assignées à la structure -

Budgétisation de l'opération ;

-perfectionnement et redéploiement des agents de classement

Court terme

A partir de 2004

 

Construction de locaux de

conservation

- pallier le manque de

locaux adaptés ;

- améliorer la conservation des archives intermédiaires et historiques avant leur transfert

- volonté politique, budgétisation

Long terme

- disponibilité prévue en 2010

 

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