II.5- Diagnostics des problèmes liés
à la non-maîtrise de la documentation et des
archives au sein de la Caisse nationale de
sécurité sociale
L'information, constitue pour toute organisation, la ressource
fondamentale dont elle a besoin pour mener à bien ses misions.
Cette information doit être gérée de
manière à la rendre disponible, facilement repérage afin
d'assurer une gestion efficace et rentable des ressources.
MichelROBERGE ne disait il pas que : « la fonction
de gestion documentaire est un soutien à la prise de
décision et au fonctionnement quotidien d'une organisation et
son objectif premier demeure l'efficacité et la rentabilité
administrative »28.
La non-maîtise de l'information est
caractérisée au niveau de la Caisse par un certains nombre
d'éléments que sont, l'absence de structure
spécifique à même de gérer l'information
documentaire, l'inexistence de locaux appropriés pour une bonne
conservation des archives, l'inexistence d'outils de gestion fiable, le
manque de procédure de gestion globale de l'information
documentaire, et un manque de volonté politique. Ces
symptômes sont à l'origine des mots suivants :
Ø Les Pertes fréquentes de dossiers et
de documents : les dossiers font l'objet de rétention de la part
de certains responsables et un système de gestion fiable et unique
n'existant pas ces dossiers sont mal classés au niveau de
certaines entités (par exemple, perte de pièces comptables qui
étaient dans le circuit de traitement en vue de paiement, perte de
dossiers de reclassement d'agents au niveau de la direction des
ressources humaines) ;
Ø Les difficultés de repérage
d'informations : Les agents enquêtés ont fait part des
difficultés pour la recherche d'information dans le cadre de leur
travail et pour la prise
de décision (dans le cadre d'une reconstitution de
carrière d'un agent ; de la défense
d'un dossier au niveau du tribunal du travail et de
l'inspection du travail, ; du traitement d'un dossier de prestations au
niveau des services techniques).
Ø Les problèmes de classement et conservation
sont à l'origine de ce dysfonctionnement marqué par l'inexistence
de cadre de classement, de procédure de
28 ROBERGE, Michel.- Op. cit.-p.8.6
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
gestion de l'ensemble de la documentation et par manque
au niveau des services
techniques de spécialistes capables d'orientés
l'action des agents de classement.
Ø de même, l'investissement dans la
conservation à bon escient des archives n'est pas
considéré comme prioritaire, c'est un luxe, c'est pourquoi, des
locaux généralement exigus leur sont affectés pour la
gestion des documents administratifs. C'est le cas de
la gestion des dossiers employeurs et des archives
inactives de l'institution et de la bibliothèque.
Ø L'improvisation dans la prise de certaines
décisions et actions : dans l'incapacité de trouver des
informations fiables, des décisions sont pris à la hâte
sans aucune base juridique solide et avec des imprécisions et des
incohérences surtout dans le traitement des dossiers de
reconstitution de carrière ou des décisions et
actes relatifs à
l `évolution d'agents sont dès fois introuvables
dans les dossiers ;
Ø L'incapacité des usagers de se former
et de s'informer sur la notion de sécurité sociale : les
usagers doivent être formés et informés des notions de
sécurité sociale. Les usagers étant les fers de lance de
cette institution, une bonne documentation à leur disposition leur fera
prendre connaissance des missions et fonctions de la Caisse
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