II.4- Les tentatives d'organisation des archives
effectuées par le cabinet dit Société
Internationale d'Etudes , de Gestion et d'Organisation
« SIEGO »
Les archives de la Caisse nationale de
sécurité sociale ont déjà fait l'objet de
tentative de réorganisation courant année 1998 . Cette
opération avait été confiée à SIEGO, un
cabinet de consultation et de sous-traitance, avec l'appui du Centre
national des Archives du Burkina faso, qui a consisté à
mettre à la disposition de ce Cabinet, un conservateur et un archiviste
d'Etat.
Le personnel technique contractuel composé d'archivistes
et de documentalistes était le maître d'oeuvre de cette
réorganisation.
Cette tentative de réorganisation a été un
échec et cela pour plusieurs raisons :
Ø Le cabinet attributaire du marché
n'était pas spécialisé en matière d'organisation
et de gestion des archives et de la documentation ;
Ø La non-implication des deux archivistes de
l'institution dans la gestion et le management
de cette tentative de réorganisation. En effet,
l'opération a été gérée par les
autorités de
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
l'institution et le chef de service communication et
relations extérieures (les cadres
archivistes susceptibles de lui fournir des conseils en
matière de gestion archivistique n'ont pas été
impliqués dans l'élaboration du projet) ;
Ø une étude préalable n'a pas
été faite dans le sens de mesurer la qualité et la
quantité des documents d'archives existantes, en somme, un inventaire
et audit n'ont pas été faits ; ce qui aurait permis de
connaître la typologie des documents existant et de mesurer les
différentes difficultés auxquelles sont confrontées
la gestion des archives dans les différentes directions
régionales en vue de leur appliquer des solutions appropriées
;
Ø le manque d'infrastructures, à même de
prendre en charge du point de vue conservation et gestion, les archives
déjà traitées. Elles ont une fois traitées,
été confrontées au problème
de locaux de conservation. Ces archives traitées,
ont fait, lors de l'aménagement des bureaux de l'institution,
l'objet de transfert par des manoeuvres dans des camions pour être
déchargées sans l'avis des spécialistes dans un
entrepôt désaffecté situé au service promotion
des assurés sociaux de la direction de la Prévention de
l'Action sanitaire et sociale.
Subissant les différentes intempéries « la
pluie, le vent, et les agents destructeurs des
documents ( insectes, poussière, acidité..)
», une partie des archives a été détruite ou est
actuellement difficilement irrécupérable. En somme, il
n'y 'a pas eu de mesures d'accompagnement pour la prise en charge de
l'existant ;
Ø Le coût de la réorganisation a
été mal évalué: de plus de vingt millions
(20.000.000 )27de francs CFA, cela n'a pas
suffit à prendre en charge les archives des différentes
directions régionales (aucun inventaire n'a été
effectué et l'opération s'est limitée aux archives du
siège).
27 source: COMREX
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