II.3 - Volume et envergure du fonds d'archives et de
l'information administrative
Par fonds d'archives, nous entendons « l'ensemble
des documents de toutes natures qu'une personne physique ou morale,
qu'un service public ou privé, a automatiquement et
organiquement réuni en raison même de ses fonctions ou de son
activité »22. Au niveau de la Caisse, nous entendons
par fonds d'archives les documents produits et reçus, de
l'actif à l'inactif.
22 Direction des archives de France.- La pratique
archivistique française.- Paris : Archives Nationales, 1993.-
630p : voir pp.22.
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Dans le contexte de l'information administrative, deux
termes sont évoqués ; il s'agit de
l'information et de l'administration.
L'information selon le dictionnaire Robert est définie
« comme des renseignements que l'on prend sur quelqu'un ou quelque chose
».
Pour l'AFNOR23, l'information « constitue une
donnée, un fait, une notion ou une instruction
représentée sous forme conventionnelle convenant
à une communication, une interprétation
ou un traitement par l'homme ou par les moyens automatiques
» ;
La notion d'information appartient à plusieurs
corps de métier dont les journalistes, les informaticiens, les
documentalistes, chercheurs, magistrats. Littéralement,
l'information signifie ce qui « forme », « façonne
», « transforme » un élément de la
réalité et permet ainsi
de la représenter24.
Selon le Robert, la notion d'administration
signifie « la fonction consistant à assurer l'application
des lois et de la démarche des services publics
conformément aux directives gouvernementales », c'est l'ensemble
des services et agents chargés de cette fonction.
.L'information administrative est consignée sur un
support en l'occurrence le document administratif en vue d'être
communiquée.
L'information administrative au sein de la Caisse est
constituée de documents de gestion et de
documents d'exploitation, les documents actifs et
semi-actifs, les documents d'utilité courante, en somme les
documents qui ont selon R. Schellenberg25 une valeur primaire.
Le document administratif provient selon Michel
ROBERGE26, « des différents services au
sein d'une administration . Sa valeur est aussi
bien archivistique, qu'historique ou patrimoniale mais et surtout
financière et légale ».
C'est par arrêté n°1029/ITLS/HV du 06/12 1955
que le système de sécurité sociale a été mis
en place en Haute-Volta, actuelle Burkina-Faso.
C'est donc dire, que l'institution qui est vieille de 47
ans, devrait disposer d'un gisement d'information documentaire,
généré dans le cadre de ses activités.
Cette abondante documentation administrative est
essentiellement constituée de dossiers allocataires ; de dossiers
employeurs ; de dossiers de personnel ; de documents comptables et financiers
et autres documents essentiels. Malheureusement, force est de
constater que la grande majorité de cette documentation
d'entreprise se trouve non-organisée selon les
23 Association française de Normalisation
24 Evaluation du système d'archivage des
documents du MBDHP et de la documentation des boutiques de droit(
période de 1989-2001. - TAMBOURA, Djibrilou ( consultant)-
p.7
25 Modern archives : principles and techniques.-
Chicago : university Press, 1956.- 248p.
26 op. cité.-p.2.1.
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
normes archivistiques du fait de l'inexistence d'une structure
autonome, capable de prendre
en charge, la gestion de ce patrimoine archivistique. Le
manque de locaux spécifiques pour leur conservation et de politique
adéquate en la matière sont aussi à l'origine de
cette situation.
Avec la construction du nouveau siège, la
gestion des archives n `a pas fait l'objet d'attention : une salle
leur a été réservée au sous-sol et qui sert
de nos jours, de magasins comportant des documents d'archives
inorganisés résultant du déménagement des
services dans la bâtiment.
Un petit tour dans l'un de nos services, nous a convaincu de ce
manque de volonté : les
archives sont dans des conditions de conservation
déconcertante : archives déménagées pèle
mêle, jetées et abandonnées à leur sort, et battues
régulièrement par les différentes intempéries
et par les actions dévastatrices de l'Homme.
Face à ce triste bilan de gestion des archives et de la
documentation, il faut reconnaître que certaines directions comme la
Direction des Ressources Humaines, la Direction du recouvrement et
du Contentieux, et les services prestations des directions techniques ont pu
conserver leur instrument de gestion et de repérage : ce sont
généralement les documents d'exploitation, spécifiques
au mandat et aux fonctions de chaque organisme, c'est à dire les
directions techniques et les documents de gestion, propre à la
gestion des ressources humaines, financière et matérielle...
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