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Conception d'un système de gestion de l'information documentaire au sein de la caisse nationale de sécurité sociale du Burkina Faso

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par Dilomama Kone
EBAD - Université Cheikh Anta Diop de Dakar - Diplôme Supérieur en Sciences de l'Information et de la Communication option archives 2003
  

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CHAPITRE II : ETUDE DE LA SITUATION DOCUMENTAIRE

Cette étude sera centrée sur les bâtiments, les ressources humaines et financières, l'organisation du service en charge de la gestion du fonds documentaire, (ses missions actuelles, ses secteurs d'activités, ses collections, son mode de fonctionnement, ses moyens techniques, ses actions de coopération, son mode de traitement de l'information, les utilisateurs).

II-1-Présentation du Service Communication et Relations Extérieures

La gestion des archives et de la documentation relève du « service communication et relations extérieures » C'est un service qui dépend de la direction générale de la CNSS.

Il est chargé :

Ø de réunir et de conserver toute documentation relative à la sécurité sociale ;

Ø de gérer la bibliothèque de l'institution ;

Ø d'élaborer l'organe d'informations de la CNSS appelé « ECHO-CNSS »

paraissant plus depuis 1986 ;

Ø d'étudier et de mettre en place des moyens d'informations autres que le journal ;

Ø d'assurer un rôle de conseil aux services de la CNSS en matière de communication externe (présentation des imprimés ; aménagement et l'accueil dans les guichets) ;

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Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

Ø d'assurer le suivi des relations avec les institutions nationales, régionales et

internationales spécialisées en matière de sécurité sociale et de santé au travail..

C'est donc dire que ce service est en charge non seulement de la communication et des relations extérieures mais aussi de la gestion de l'information documentaire.

Deux catégories de documents existent au sein de la CNSS, selon la formule consacrée de

Michel ROBERGE21:

- la documentation ou les documents de référence dont la gestion relève de la bibliothéconomie ;

- les documents administratifs dont l'organisation a besoin pour accomplir son mandat

et ses fonctions.

II.2- Volume et place de la documentation

II.2.1-Présentation de la bibliothèque

La bibliothèque de l'institution est située au 5éme étage du nouvel immeuble de l'institution. Elle occupe une salle de 180 m2 qui sert non seulement de bureau pour l'archiviste bibliothécaire mais aussi de salle de conservation et de lecture pour les usagers.

Elle est équipée de rayonnages métalliques pour les ouvrages, d'un présentoir pour les périodiques et journaux, de deux tables, de chaises pour la consultation et d'un bureau équipé d'un ordinateur pour l'archiviste -bibliothécaire.

Le fonds documentaire couvre les domaines suivants : la sécurité sociale ; le droit du travail ; le droit ; l'économie ; le management et est constitué de :

v monographies ( 1027 ouvrages) ;

v périodiques ( 100 titres ), dont la majorité ne fait plus l'objet d'abonnements ;

v des quotidiens, dont les journaux locaux (Sidwaya, le Pays, l'Observateur Paalga...)

et des journaux internationaux (Jeune Afrique l'Intelligent, jeune Afrique

Economique, le Courrier, Afrique magazine...) ;

v de CD-ROM qui accompagnent certaines revues de sécurité sociale. les instruments de recherches :

Afin de faciliter les recherches des usagers et de gérer au mieux son fonds, le responsable de

la bibliothèque a initié des instruments de recherches suivants :

- les fichiers matières ;

21 ROBERGE, Michel.- L'essentiel de la gestion documentaire.- Québec : Editions GESTAR, 2002.- voir p1.2

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Conception d'un système de gestion globale de l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale

de Sécurité Sociale du Burkina Faso

- le registre d'inventaire des monographies.

Pour la communication des documents aux usagers, un registre de sortie a été mis à leur disposition afin de faciliter les emprunts des ouvrages.

Les usagers sont essentiellement constitués d'étudiants des écoles supérieures de formation professionnelle et des universités de Ouagadougou et Bobo-Dioulasso qui sont en stage au sein de l'institution , en vue de la préparation de leurs mémoires ou rapports de stage.

Depuis deux ans, elle est fréquentée par les stagiaires du Centre de formation Professionnelle

de la Caisse et certains agents en vue de la préparation des tests de formation. Le fonds documentaire n'est pas informatisé.

II.2.2- La documentation

Au niveau du service prévention des assurés sociaux de la Direction de la Prévention, de l'Action Sanitaire et Sociale (DPASS), il existe une abondante documentation constituée de périodiques, d'ouvrages et de brochures sur les risques professionnels, la sécurité au travail, l'ergonomie; la santé au travail et de rapports de contrôle des agents et cela compte tenu de sa spécificité consistant à prévenir les accidents au travail au sein des entreprises affiliée à la sécurité sociale.

Ce service dispose du point de vue hiérarchique d'une section exploitation et documentation

chargée de la gestion de cette documentation.

Malheureusement, les documents ne sont pas conservés et gérés selon les normes documentaire . De même, au sein de ce service, il existe une section audiovisuelle, chargée de

la production de films et de documentaire en vue de la sensibilisation des usagers sur la prévention sanitaire et sociale .Elle dispose d'un important lot de bandes vidéo.

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"Un démenti, si pauvre qu'il soit, rassure les sots et déroute les incrédules"   Talleyrand