Paragraphe II: Observations et suggestions
A- Observations
Nous avons travaillé au Service Production Gestion sous la
direction d'un personnel hautement qualifié, très professionnel
et dévoué au travail.
Néanmoins, ce personnel exemplaire est confronté,
à l'instar de ceux des autres services, à des difficultés
auxquelles nous avons été témoins.
Ces difficultés ont différentes origines. Au nombre
d'elles nous pouvons citer :
- les outils de travail qui ne sont pas parfois adaptés
aux besoins du service, surtout le logiciel Sunulife qui présente encore
certaines insuffisances. Il est heureux de mentionner ici qu'en collaboration
avec le concepteur, des améliorations lui sont quotidiennement
apportées en vue de le rendre davantage performant ;
- certains partenaires de la Compagnie ne sont pas toujours
disposés à répondre aux doléances du personnel du
service PG quant à ce qui concerne les ordres de
prélèvement et de cessation de primes qui ne sont pas
exécutés de façon aussi prompte ; cela qui retarde le
service PG dans ses différentes tâches et crée une
situation conflictuelle entre la Compagnie et certains de ses clients.
Il faut aussi noter que bien de ces partenaires de UBA-Vie
mettent du temps à
reverser les primes prélevées sur le salaire des
employés ; banalement cela lui crée des manques à
gagner.
Enfin, le service PG étant au centre de toutes les
activités de la Société, il est souvent très
acculé par les autres services de la Compagnie ce qui a pour corollaire
de le retarder dans les différentes tâches à lui
assignées par la Direction Générale.
B- Suggestions
Au regard des difficultés rencontrées et
citées ci-dessus, nous faisons ici quelques suggestions en vue d'un
meilleur rendement de cet important service.
Dans un premier temps, il serait souhaitable de
procéder à la réorganisation du service PG en
renforçant son personnel et ensuite en la subdivisant en deux divisions.
La première division sera chargée de la tenue des dossiers
physiques, de l'émission des contrats, de la gestion technique des
avenants. Quant à la deuxième division, elle sera orientée
dans le recouvrement et les encaissements des chèques afférents
aux primes dues à UBA-Vie par les partenaires assurés et
procédera au traitement en fin de mois.
Dans un second temps, il serait aussi souhaitable de doter ce
service de moyens roulants et d'un agent de liaison. Cela lui permettra de
procéder plus rapidement aux différents recouvrements car
étant acculés par le travail à la Direction, le Chef du
service PG et ses collaborateurs mettent du temps pour aller chercher les
chèques.
Il est nécessaire de mettre fin à ce comportement
qui n'est pas de nature à optimiser ni à donner une bonne image
de la société auprès de ces différents
partenaires.
Ensuite, face à la concurrence de plus en plus rude,
nous suggérons que UBA-Vie
instaure des formations périodiques
en faveur de ses agents commerciaux pour les
rendre davantage compétents et performants sur le
marché afin de disposer d'une force de vente de qualité.
Enfin, nous pensons que, pour permettre une
amélioration des différentes prestations et rendre la Compagnie
plus performante, il est souhaitable d'opérer une déconcentration
du pouvoir du Directeur Général en créant une Direction
Technique et une Direction Commerciale. Ces dernières auront pour
mission d'assister le Directeur Général dans l'exécution
des ces prérogatives. Ainsi, en absence de ce dernier du territoire
béninois et grâce au système de double signature, les
prestations de toute nature, quelque soit leur montant, pourront se
dérouler normalement.
CHAPITRE II : Cadre théorique de
l'étude Section I: Les préalables de
l'étude
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