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Mise en place d'un modèle de gestion en réseau des paiements des frais scolaires


par Aimé BOTUKU
ISIPA - Graduat 2010
  

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0. INTRODUCTION GENERALE

Au terme d'une étude supérieure, chaque étudiant est tenu de mener une investigation sur un sujet de mémoire en vue de l'obtention du titre.

En tant notre investigation est basée au sein du « Groupe Scolaire de Gombele » sur le sujet dénommé « MISE EN PLACE D'UN MODELE DE GESTION EN RESEAU DES PAIEMENTS DES FRAIS SCOLAIRES ».

Le but de notre démarche n'est pas d'inspecter l'école concernée mais plutôt de faire découvrir à l'ingénieur la réalité de toutes les connaissances acquises durant la formation.

Il nous aurait été difficile de vivre les réalités pratiques et de connaître les dessus techniques de la science informatique dont d'énormes sacrifices ont été consentis pour saisir les principes théoriques, si cette formation n'était pas complétée par un travail de fin de cycle (T.F.C).

Les réalités dans notre domaine concernent l'automatisation des données recueillies par un outil informatique plus performant. Ce néologisme est composé des mots « Informatique » et « Automatique », il désigne l'automatisation du traitement de l'information par un système concret (machine) ou abstrait.

Dans son occupation courante, l'informatique désigne l'ensemble des Sciences et Techniques en rapport avec le traitement de l'informatique.

0.1 PROBLEMATIQUE

Selon le dictionnaire Hachette Encyclopédique illustré, la problématique est « l'ensemble des problèmes concernant un sujet ou manière de poser des problèmes ».

Autrement dit, la problématique est l'ensemble de questions anticipatives à une question du départ, en vue d'apporter les solutions éventuelles.

A cet, effet quelques questions méritent d'être posées :

- comment résoudre le problème d'enregistrement des paiements des frais ?

- comment éradiquer le fléau de la lenteur du contrôle de frais enregistrés ?

- un réseau informatique, ne résorberait - il pas le problème de la lenteur de communication entre les acteurs au regard de la distance qui sépare les uns des autres ?

- doit-on continuer à empiéter les archives de l'institut dans les conditions de conservation et de consultation délicates alors que le monde actuel nous présente des possibilités de conservation et de consultation beaucoup plus faciles avec les supports magnétiques ?

Tout au long de notre analyse, nous tenterons de répondre à ces interrogations.

0.2 DELIMITATION DU SUJET

0.2.1 Dans le temps

Il faut signaler que les recherches menées sur la signalisation globale de la gestion de cette institution, dans le cadre de ce travail, couvrent la période allant de janvier 2009 à janvier 2010 et se sont déroulées exclusivement à Kinshasa.

0.2.2 Dans l'espace

Le complexe est établi à Kinshasa, dans la commune de Lemba au quartier Righini.

0.3 CHOIX ET INTERET DU SUJET

L'évolution croissante des nouvelles technologies de l'information et de la communication à donné de nos jours, à toute organisation, la clé de son propre développement en mettant à sa disposition une myriade d'outils tant logiciel que matériel.

Pour ce faire, deux objectifs fondamentaux se dégagent dans les entrailles de ce sujet :

1. Premièrement, permettre au Groupe Scolaire de Gombele d'avoir un outil efficace pour le contrôle et le suivi de son activité principale entre autre la gestion écolière ;

2. Deuxièmement, amener tout le groupe à se regrouper autour d'un vaste réseau informatique pouvant le contrôlé et faire le suivi de tous les frais par le biais d'une base de données partagée.

0.4 HYPOTHESE

L'hypothèse est « l'explication d'un phénomène naturel provisoirement admise et destinée à être soumise au contrôle méthodologique de l'expérience ».(2(*))

Au regard de cette définition, nous pouvons dire que l'hypothèse est l'ensemble de réponses anticipatives aux questions du départ.

Etant donné que l'informatique est de nos jours un outil par l'excellence qui procure la rapidité et l'automatisation, source de la précision et de l'exactitude, nous ne pensons qu'à la résolution des problèmes liées à la gestion des frais dans le Groupe Scolaire de Gombele, par la mise en place d'un système informatisé des frais scolaires fonctionnant dans un réseau informatique.

0.5 BUT DU TRAVAIL

Ce travail est rédigé dans l'intention :

1. d'allier la théorie à la pratique ;

2. d'appliquer les méthodes et les techniques informatiques dans un réseau informatique pouvant faciliter le contrôle et le suivi des frais par un biais de données partagées.

0.6 METHODES ET TECHNIQUES UTILISEES

Pour cerner les contours de l'expression des besoins de ce système d'information, des méthodes et techniques suivantes ont été utilisées:

1 la méthode documentaire : qui a consisté à la consultation des documents divers (facture, bon,...) ;

2 la méthode historique : par laquelle nous avons obtenu des informations rétrospectives sur le système de gestion de cette institution ;

3 la technique d'interview : qui nous a permis de planer, par un jeu de questions, réponses, des informations concernant le fonctionnement de la structure, au travers de la bouche des différents responsables des services de cette institution ;

4 la technique de questionnement : par laquelle nous avons eu des informations sur les difficultés rencontrées par les utilisateurs en vue de prévoir les pistes de solution.

0.7 DEFINITION DE QUELQUES CONCEPTS DE BASE

a. Système d'information

Un système d'information est un ensemble d'éléments matériels ou pas, en interaction entre eux, transformant des éléments d'entrée en éléments de sortie en vue de la réalisation de certains objectifs prédéfinis.

b. SYSTEME DE GESTION DE BASE DE DONNEES (SGBD)

C'est une entité dans laquelle, il est possible de stocker des données de façon structurée et avec le moins de redondance possible3(*).

En outre, c'est un ensemble d'informations qui concerne un objet ou un ensemble de données. Ces données pouvant être utilisées par des programmes ou par des utilisateurs différents. Ainsi, la notion de base de données est généralement couplée à celle du réseau, afin de pouvoir mettre un point commun  ces informations ; d'où le nom de base. On parle généralement du système d'information pour désigner toute structure regroupant les moyens mis en place pour pouvoir partager des données.

c. UTILITE D'UNE BASE DE DONNEES

Une base de données permet de mettre des données à la disposition des utilisateurs pour une consultation, une saisie ou bien une mise à jour, tout en s'assurant des droits accordés à ces derniers. Cela est d'autant plus nombreux.

Une base de données peut-être locale, c'est-à-dire que les informations sont stockées sur des machines distantes et accessible par réseau. L'avantage majeur de l'utilisation de la base de données est la possibilité de pouvoir accéder par plusieurs utilisateurs simultanément.

d. GESTION DE BASE DE DONNEES

Afin de pouvoir contrôler les données ainsi que les utilisateurs, le besoin d'un Système de Gestion s'est fait grâce à un système appelé SGBD (Système de Gestion de Base de Données) ou en Anglais DBMS (Data Base Managements System).

0.8 SUBDIVISION DU TRAVAIL

Hormis l'introduction et la conclusion, notre travail se divise en trois parties, à savoir :

1 1ère partie qui parlera de l'Etude d'opportunité comportant deux chapitres qui sont :

· Chapitre 1er : Le Connaissance du système existant

· Chapitre 2ème : l'Etude du Service Concerné

2 Et notre 2ème partie abordera l'Analyse conceptuelle ayant :

· Chapitre 3ème : La Modélisation Conceptuelle

· Chapitre 4ème : La Conception Logique Relationnelle

3 Et enfin, notre 3ème partie qui parlera de la Réalisation avec :

· Chapitre 5ème : La Conception Physique

· Chapitre 6ème : Implantation du Réseau

· Chapitre 7ème : La Réalisation.

1ère PARTIE :

ETUDE D'OPPORTUNITE

CHAPITRE 1 : CONNAISSANCE DU SYSTME EXISTANT

1.1 Présentation du G.S.G

Le G.S.G est situé au quartier Kemi dans la Commune de Lemba.

1.2 Aperçu historique

Le G.S.G est une école privée agréée, créée par l'initiative d'un fils du pays Monsieur BOLUKU OMPOL Fidèle, qui voulait sans doute former l'étude Congolaise au quartier Kemi dans la Commune de Lemba.

Le G.S.G a commencé ses activités le 10 octobre 1988. C'est une école qui existe depuis plus de 20 ans. Elle s'est stabilisée par la graduation des sections et options qui suivent :

- La maternelle ;

- Le primaire ;

- Le secondaire général et la

- Troisième phase les humanités.

1.3 Objectif du G.S.G

Le G.S.G a pour missions :

- La formation intégrale de l'homme ;

- Donner à l'enfant les capacités intellectuelles et morales.

· Les structures organiques

Les études qui sont dispensées au Groupe Scolaire de Gombele vont du niveau maternel au niveau secondaire et professionnel. Toutes les sections organisent actuellement un cycle long comprenant des cours théoriques est pratiques fondamentaux ainsi que la formation en informatique, et bientôt l'Internet.

La plupart des cours sont donnés par des professeurs chevronnés. Les différentes sections organisées sont :

- Maternelle : 3 à 5 ans

- Primaire 3

- Secondaire générale ;

- Humanités :

· Pédagogiques ;

· Littéraires ;

· Commerciales et administratives ;

· Scientifiques : Math-physique et Biochimie.

1.4 Organigramme du G.S.G

Le G.S.G est dirigé par un PDG secondé par un préfet des études d'établissement.

PDG

Comptable

Secrétaire

Directeur

d'étude

Directeur du primaire

Délégation syndicale

Intendant

Enseignant

Ouvriers

Elèves

Conseiller pédagogique

Professeurs

Elèves

Elèves

Directeur

Chargé de discipline

Professeurs

Source : secrétariat

1.5 Description des tâches

Le Groupe Scolaire de Gombele est géré par un préfet chef d'établissement qui est le premier et secondé par le conseiller pédagogique et la direction de discipline tandis que le secrétaire supervise l'intendant. Tout en collaboration avec les professeurs.

1. Le Préfet des études

Il a pour rôle principal de veiller au bon fonctionnement de l'Institut conformément aux principes pédagogiques, et aux instructions édictées par le Ministère de l'Enseignement Primaire et Secondaire.

2. Le Directeur des études

Il est le pilon de la pédagogie, travaillant en collaboration avec le conseiller pédagogique.

Il a pour rôle de veiller à ce que les enseignements soient bien donnés conformément au programme national, il tient aussi des réunions pédagogiques et contrôle l'enseignement au sein de l'école.

3. Le Directeur de discipline

Le patron de la discipline des élèves a pour tâche de veiller et de maintenir l'ordre et la discipline à l'école. Il est secondé par des surveillants et des ouvriers.

4. Le Conseiller Pédagogique

Il joue le rôle d'aide auprès des professeurs afin que les enseignements se déroulent convenablement selon les objectifs éducationnels.

5. Le Secrétaire

Fait le pont entre les élèves et les enseignants. Il veille à ce que les élèves s'adaptent facilement et s'intègre dans le processus éducatif. Il aide les élèves à trouver la solution à leurs problèmes, et s'occupe principalement de tous les documents administratifs de l'école.

1.6 Circulation des informations

1.6.1 Narration

Au cours d'une durée déterminée, le Comité fixe la date pour le contrôle des frais scolaires, selon les modalités des paiements.

L'élève se présente à la caisse pour le règlement de son compte. Le caissier perçoit l'argent et signale dans son cahier de perception le montant payé par l'élève. Et remet ensuite le reçu à l'élève qui lui servira de preuve pour accéder aux cours. A la fin de la journée, le caissier rend compte au Directeur des Etudes la situation journalière de paiement.

Flux 2

Cah. pers

1.6.2 Diagramme de flux

Flux 3

reçu

Caissier

Elèves

Argent

Flux 1

Flux 4

Fiche pers jr

Direction des études

1.6.3 Description de flux

 

Flux 1

Flux 2

Flux 3

Flux 4

Acteur émetteur

Acteur récepteur

Distance

Document

Elève

Caissier

#177; 1 m

- Caissier

Caissier

-

Cah. Pers

Caissier

Elève

#177; 1 m

Reçu

Caissier

Dir. Etudes

#177; 10 m

Fiche pers. jr

1.7 Etude des documents utilisés

1.7.1. Cahier de perception

a. Modèle (cfr. Annexe)

b. Description

Codes rubriques

Nom rubriques

Nature

Taille

 
 
 
 

1.7.2 Reçu

CHAPITRE 2 : ETUDE DU SERVICE CONCERNE

2.1 Etudes des moyens de traitement utilisés

2.1.1 Moyens humains

Nbre

Fonction

Qualification

Expérience

Observation

1

Intendant

D6 Comm

8 ans

 

1

Percepteur

-

2 ans

Structure école

3

Membres de la comm. Contrôle

G3 et L2

1 an

A tour de rôle

1

Auditeur

 
 
 

- - 1

Cassier

 
 
 

- 2.1.2 Moyens matériel

Le service concerné du G.S.G pour résoudre la gestion des frais scolaires utilise les matériels suivants :

Noms matériels

Nombre

Marque

Nombre de personnes à son utilisation

Etat

Année d'acquisition

Calculatrices

2

SK 8675 TATSUM

1

Bon

2000

Machines à écrire

2

OLYMPIA

1

Bon

1998

2.2 Critique de l'existant

2.2.1 Aspect positifs

Organes bien structurés, franche collaboration entre les agents, disponibilité et courtoisie des responsables et des documents.

2.2.2 Aspect négatifs

Plusieurs anomalies on été décelées dont les principales sont :

- Tous les ordinateurs fonctionnent en mono poste, donc s'il faut partager un dossier, il faut effectuer le déplacement physique vers le bureau suscitant le besoin de la ressource ;

- L'alourdissement des traitements de l'information et les ressources ne sont pas protégées ;

- Trop de gymnastiques à effectuer à chaque fois qu'il faudra parvenir un rapport à un niveau hiérarchique déterminé :

· La saisie du rapport journalier ;

· Difficulté d'utiliser MS-Office 2003.

2.2.2.1 Critique des moyens humains

Le G.S.G dispose de différentes directions qui sont animées chacune d'elles par un agent qualifié et compétent, mais ne sachant pas toujours bien l'apport maximal de l'outil informatique. D'où, l'ordinateur n'est pas utilisé à ses fins mais à des tâches élémentaires ; ce qui est un blocage dans l'évolution du groupe du point de vue l'apport de la nouvelle technologie de l'information et de la communication.

Mis à part les moyens humains, nous avons constaté une faiblesse d'utilisation pour le fonctionnement de sa direction des logiciels de base exploités sous Windows XP Professionnel, le MS-Office 2003, ainsi que la connexion de l'Internet.

2.3 Proposition des solutions

2.3.1 Solution manuelle réorganisée

Engagé un professeur d'Informatique (bureautique) pour apprendre l'utilisation de Microsoft Office et un Anti-virus capable pour le bon fonctionnement des machines.

2.3.2 Solution informatique en réseau local

Renforcer les techniques de sécurisation des données par l'instauration d'un système de permission d'accès aux données par les acteurs du système.

Ce qui permettrait d'empêcher les incursions intempestives et non autorisées à des ressources confidentielles de l'institution avec la garantie que nous donne la structure de l'application partagée.

La topologie physique choisie pour ce travail est la topologie en étoile car les ordinateurs du réseau seront liés à un point central qui peut être un concentrateur (HUB ou SWITCH) portant des ports RJ45 capables de recevoir un segment de câble assurant les liaisons entre le serveur et le point d'abord, puis relier une des connexions en la branchant du concentrateur sans pour autant paralyser le reste du réseau. En revanche, un réseau de cette topologie est plus onéreux qu'un réseau en bus car un matériel supplémentaire est nécessaire (le point centrale).

2.4 Appréciation de la solution nouvelle

2.4.1 Coût estimé

- Formation utilisateur : 1.000 $ US

- Frais installation réseau + logiciel : 4.000 $ US

- Imprévus (10% sur S/total) : 5.00 $

- Total général : 5.500 $

2.4.2 Choix d'une solution

Cette proposition permettra l'accès rapide aux informations et la confidentialité des données ; l'ordinateur est en mesure de prendre en charge le nombre grandissant des paiements des élèves étant donné qu'il est en mesure de traiter de grosses masses d'informations.

Par ailleurs, nous suggérons aux autorités du Complexe de recourir à l'informatique qui est considérée comme un outil qui désigne la science des préparations et des traitements des informations afin de bien suivre l'évolution de la gestion des frais.

2ème PARTIE :

ANALYSE CONCEPTUELLE

CHAPITRE 3 : MODELISATION CONCEPTUELLE

3.1 Création d'une base de données

Qu'est-ce qu'une base de données ?

Une base de données (son abréviation est BD, en anglais DB, database) est une entité dans laquelle il est possible de stocker des données de façon structurée et avec le moins de redondance possible. Ces données doivent pouvoir être utilisées par des programmes, par des utilisateurs différents. Ainsi, la notion de base de données est généralement couplée à celle de réseau, afin de pouvoir mettre en commun ces informations, d'où le nom de base. On parle généralement de système d'information pour désigner toute la structure regroupant les moyens mis en place pour pouvoir partager des données.

* 2 MAMENGI NZAZI, Note du cours des Méthodes des recherche scientifique G2, ISIPA 2007-2008

* 3 KAYAMBA. Note du cours de merise, base de données, ISIPA, 2009 - 2010

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