Politique de crédits dans une institution de microfinance: cas de l'agence PAPME Bohicon

2-Les ressources matérielles

Pour exercer ses activités, l'Institution dispose des matériels informatiques, des matériels et mobiliers de bureau, des motos mises à la disposition des Agents opérationnels, un système d'informatique de gestion conçu sur le logiciel Access qui permet de faire les opérations d'ouverture de dossier, d'encaissement, d'émission de contrat de prêt, de décaissement, de déblocage, de déclassement, de remboursement perçus et attendus. Des véhicules adaptés au sol Béninois sont mis à la disposition de chaque service pour effectuer des missions à l'intérieur du pays. Elle dispose d'une Direction dans chaque département du pays, installé sur fonds propres (immeubles).

3- Les ressources financières et performances

L'agence PAPME a travaillé depuis sa création en partenariat avec plusieurs organismes internationaux et institutions internationales tels que :

Les Institutions Bancaires

- la Banque Mondiale.

- la Banque Ouest Africaine de Développement (BOAD).

- La Bank of Africa (BOA).

- la Société Générale des Banques du Bénin (SGBBE).

-l'Ecobank Bénin

Les autres Institutions financières

- le Réseau Africain des Micro et Petites Entreprises (RAMPE)

- la coopération canadienne

- la Loterie Nationale du Bénin

- la Fondation de l'Entrepreneurs hip du Bénin

- le CONSORTIUM ALAFIA, initiative rassemblement opérateurs de micro finance du Bénin

- l'USAID

- Works Enterprises Benin

- Care Benin

- Catholic Relief Services (CRS)

Le volume des activités de PAPME au cours de ces 04 années est :

Années	Montant décaissé	Encours de Crédit	Nombre de dossiers financés	Observations
2001	9 246 871 190	6 807 622 524	2 871
2002	15 177 723 800	10 503 178 759	7 602
2003	21 071 535 565	15 134 430 677	11 233
2004	24 592 080 038	18 704 489 150	12 794

De 1993 à 2004, PAPME a injecté dans l'économie béninoise plus de 75 milliards de francs CFA. De 1993 à 2004 l'encours global de PAPME s'est accru considérablement en nombre et en montant ; cela témoigne de sa vision qui est d'atteindre un nombre important de clients et de lutter efficacement contre la pauvreté.

Paragraphe 2 : Organisations et Activités de l'Agence PAPME :

A- Organisations de l'Agence PAPME 

1 - L'Assemblée Générale

Elle est l'organe suprême de l'Agence, présidée par le Président du bureau exécutif ou par le Vice-président; à défaut, elle nomme un président de séance. Lors de ses séances, elle :

· Définit l'orientation et la politique générale de l'association en vue de la réalisation de l'objet social;

· Elit les membres du bureau exécutif aux différents postes;

· Examine et approuve le programme d'action du bureau exécutif;

· Statue sur les rapports d'activités à elle transmis par le bureau exécutif et le rapport du commissaire aux comptes de l'Association ;

· Adopte le règlement intérieur, et contrôle la gestion du bureau exécutif ;

· Modifie les statuts de l'Association ou décide de sa transformation ou de sa dissolution,

· Examine et décide valablement de toutes les questions concernant le fonctionnement de l'Association et revêtant un caractère d'urgence particulière;

· Examine, approuve ou rejette les comptes de l'association et donne son quitus au bureau exécutif.

2-Le Bureau Exécutif

Il est l'organe d'administration de l'association. Il est composé de cinq (05) membres dont:

· Un président

· Un vice-président

· Deux (02) membres

· Un secrétaire

Le bureau exécutif a notamment pour mission de :

Ø Veiller à la mise en exécution des orientations définies et des décisions prises par l'Assemblée ;

Ø Se prononcer sur le programme d'activités et le budget présentés par le Directeur Général;

Ø Approuver le manuel de procédure contenant l'organigramme ainsi que les modalités de recouvrement et de rémunération du personnel salarié de l'association ;

Ø Recruter le Directeur général ;

Ø Examiner les comptes de l'association établis sous la responsabilité du Directeur général ;

Ø Arrêter le compte et établir le rapport annuel qui sera présenté à

Ø l'Assemblée Générale ordinaire.

3- La Direction Générale

Elle est dirigée par un Directeur Général nommé sur proposition du conseil d'Administration. Celui-ci a pour rôle de coordonner les différents services, et les activités quotidiennes de l'Agence PAPME. Il peut être destitué à tout moment par le Conseil d'Administration.

Le Directeur Général est assisté d'un adjoint nommé par le Conseil d'Administration, qui doit donner son accord dans le cadre de la prise de certaines décisions importantes. En vue de l'exécution sans faille du plan de redressement, un Coordonnateur a été désigné pour coordonner toutes les activités du réseau pour une durée de six (06) mois renouvelable une fois le temps de recruter un nouveau Directeur Général, assisté d'un conseiller. Le Coordonnateur et le Conseiller sont désignés par le conseil d'Administration et ont un pouvoir limité.

Le réseau se présente comme :

Ø Le siège

Il est à Cotonou, situé dans la zone résidentielle dans la rue face à l'ancienne maison de la radio, après le Conseil National des Chargeurs du Bénin (CNCB).

Ø Les bureaux

Ils constituent les subdivisions opérationnelles d'une Direction Régionale. Chaque bureau regroupe des chargés à la clientèle crédit et épargne pour le crédit et l'épargne, des caissières pour la collecte et déboursement des fonds au guichet, un ou deux Chargés des Opérations de crédits et d'Epargne (COCE) pour le remboursement des crédits et les déblocages, des chargés de formalité pour les formalités et accueil et un Contrôleur de bureau chargé du contrôle des opérations du bureau. Les activités de crédit et d'épargne sont coordonnées par un Coordonnateur des Activités de Développement (CAD) de région, celles liées aux recouvrements de crédits par un Chef unité de cantonnement (CUC), celles liées aux opérations comptables et financières par un Comptable de région (CR), et celles liées aux systèmes d'information de gestion par un Informaticien de région (IR).

Ø Fonctionnement de la direction

La Direction Générale (DG) a la responsabilité de la gestion de l'entité décentralisée. Elle fonctionne à travers quatre (4) cellules  à savoir : la Cellule Financement, Logistiques Evaluations des Performances (CFLEP) pour les opérations comptables et financières ; la Cellule Redynamisation des Activités (CRA) pour les activités de crédits et d'épargne ; la Cellule de Contentieux et Recouvrement (CCR) pour le recouvrement des crédits contentieux et la Cellule de Réorganisation et de Contrôle (CRC) pour la gestion du personnel et le contrôle interne.

Organigramme du réseau :(Voir organigramme)

Assemblée Générale

Président du Conseil Exécutif

Coordonnateur

Conseiller

CRA

CFLEP

CRC

CCR

RRH

RA

RB

RC

RA

RI

RACJ

RIC

IR

CR

CB

CUC

AF

CAD

Chauffeur

Chargé de recouvrement

RCCE

CCC

COCE

CF

Caissier

CCE

Ce organigramme présente quelques insuffisances sur le plan fonctionnel à savoir au niveau régionale il n'y a pas un responsable pouvant centraliser les informations de l'entité avant l'envoi à la Direction. L'analyse de ce organigramme montre que chaque responsable régional rend compte directement à son supérieur hiérarchique à la Direction. Les informations ne sont pas centralisées à la base. On constate que le conseiller est un membre du personnel mais sur le plan structurel on devrait parlé du contrôle de gestion et inspection comme état major au lieu de conseiller. Un tel organigramme ne permet pas une bonne circulation de l'information. Il serait souhaitable de revoir cet organigramme afin de le rendre fluide.