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La phase de mise en oeuvre (encadré N°2) est
marqué par cinq principales étapes (1.) assorties
de facteurs déterminants (2.).
ENCADRE N°3 : ETAPE DE LA PHASE DE MISE EN
OEUVRE D'UN OUTSOURCING
PHASE DE MISE EN OEUVRE : 5 étapes MOMENT-CLE
n°2
ET.4 : Décision d'externaliser (attentes et motivations,
périmètre, durée, ...) 4 étapes suivantes :
ET.5 : Appel au marché et choix du (ou des)
prestataires
ET.6 : Formalisation et contractualisation des engagements
ET.7 : Mise en oeuvre de la solution ou préparation de
la conduite opérationnelle du projet
ET.7a- Mise en oeuvre technique
ET.7b- Mise en oeuvre organisationnelle (communication,
formations, préparation des changements, ...)
Source : FIMBEL (2002)
1. Les étapes de la phase
· Le moment clé ou étape
N°4
L'étape N°4 est celle de la décision
d'externaliser. Elle repose sur les besoins de l'entreprise,
l'opportunité que présente cette option, la matrice SWOT de
différentes études réalisées par le premier
comité de gestion du projet et sur des fondements plus encrés
notamment la politique générale de l'entreprise. C'est la raison
pour laquelle la décision d'externaliser est généralement
du ressort du conseil d'administration (WARREN, 1996). Du moins lorsque la
fonction/ sous- fonction en cause représente de grands enjeux pour
l'entreprise.
· Les étapes N° 5, 6 et
7
Une fois la décision prise, on procède à la
définition des critères de choix d'un prestataire, à un
appel d'offre, à la préparation d'un cahier de charges et d'un
contrat.
L'examen des soumissionnaires à l'appel procède
de plusieurs moyens : les entretiens, le recueil d'information sur le
marché financier, les relectures d'articles des revues
spécialisées ayant parlé de l'entreprise- prestataire,
l'examen de leurs rapports annuels. Les critères de choix sont
généralement centrés sur le niveau de formalisation de la
démarche du soumissionnaire, sa taille et la qualité de son
staff, sa courbe d'expérience, ses capacités physiques et
financières, ses valeurs et les alliances stratégiques qu'il
aurait éventuellement contracté.
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Le contrat, lui sera élaboré en mettant un point
d'honneur sur les traitements attribués au prestataire, le droit de
contrôle de la banque, les mesures de sécurité, les
obligations actuelles et celles qui suivront avec le développement de
l'entreprise, le prix, la durée et date d'effet du contrat, la
résiliation- suspension - nullité - émission de
Notifications, les différends et attribution de
juridiction etc.
La réussite de l'externalisation se joue dans la phase
de mise en oeuvre opérationnelle. Le bon déroulement de cette
phase, qui peut durer d'un (01) à six (06) mois selon les cas,
conditionne la réussite opérationnelle et le retour sur
investissement de l'externalisation. La transition se compose de multiples
activités de natures très différentes et chacune
essentielle. La communication interne, l'attribution des
responsabilités, la mise en place des mécanismes d'accompagnement
du changement (séminaires de formation, gestions des résistances
tant organisationnelles qu'humaines au changement...), le redéploiement
du système d'information et révision éventuelle de la
technologie de l'entreprise... (DEMOS, 2010)43.
2. Les facteurs des succès
A ce stade du projet, des aptitudes et capacités
spécifiques sont requises à la Maitrise d'ouvrage (MOA) et la
maitrise d'oeuvre (MOE).
? Les facteurs dépendant de la MOA
La MOA doit être capable :
- De définir explicitement et en tout réalisme les
objectifs et le périmètre de la prestation souhaitée ;
- De formaliser un contrat au plus possible exhaustif et de
qualité ;
- D'anticiper les phénomènes sociaux liés
à l'externalisation ;
- De faire preuve d'efficiente en management de projet.
? Les facteurs dépendant de la MOE
Tandis que la MOE doit pouvoir :
- Notifier des références antérieures
conséquentes ;
- Comprendre les motivations et des objectifs de la M.O.A ;
- Comprendre l'environnement économique (contexte,
secteur, ...) de celle-ci.
