Section 2 : Service logistique
Notre passage dans ce service nous a permis de
découvrir beaucoup de choses.
La logisticienne a sous responsabilité de gérer
le personnel, de s'occuper des achats de fournitures de bureau, de carburant
dans les véhicules de l'agence et la gestion de stock.
Ø Gestion du personnel
La logisticienne est chargée de contrôler les
heures d'arriver du personnel au travail par rapport à l'heure
fixée par l'agence. En cas d'absence, le personnel doit la tenir
informer à travers une autorisation d'absence approuvée par le
D.A.F, et elle sert de corridor entre le personnel et le Directeur
Administratif et Financier.
Ø Achat de fournitures de
bureau
Quand les besoins de fournitures se font sentir, ou
après les demandes du personnel, la logisticienne recense les besoins de
chaque service et établit trois bons de commande et les envoyer dans
trois entreprises différentes.
Après réception des factures préforma,
elle établit un procès verbal de sélection de la facture
la moins disante (voir annexe 3) pour déposer au niveau du Directeur
Général, après quoi la commande définitive sera
faite sur autorisation du D.G et du contrôleur de gestion. Les
fournitures reçues sont contrôlées avant d'être
entreposées. La sortie des fournitures de bureau est
matérialisée par un document appelée bon de sortie
(annexe 4).
Ø Achat de carburant
L'achat de carburant s'effectue de la même
manière que les fournitures de bureau, mais à la seule
différence que le bon de commande est adressé à une seule
société qui est la société TOTAL. Par ce qu'elle
est la seule société à pouvoir effectuer des ventes sur
des cartes magnétiques. Comme l'agence n'a pas un lieu adéquat
pour le stockage de son carburant, elle préfère utiliser les ces
cartes fournies par la société TOTAL relative à la
quantité demandée par chaque client. La gestion du carburant est
faite selon la méthode FIFO. Cette méthode permet de consommer
d'abord ce qui existe en stock avant d'utiliser le nouvel approvisionnement
(voir annexe 2).
Ø La gestion de stock
Le poste de gestion de stock est administré par une
spécialiste qui a établie une méthode de travail
basée sur la détermination de la date des commandes, des
quantités à réapprovisionner et de la planification des
consommations.
Cette organisation matérielle de la réception,
du stockage des marchandises en tenant compte des quantités et du rythme
de la demande, est assurée par le système d'étude pratique
des fiches de stock sur la méthode de première entrée et
première sortie (FIFO). Ce qui signifie que l'entreprise doit d'abord
épuiser les premiers approvisionnements avant de consommer ce qui est
acheté après. Elle doit vérifier toute entrée en
stock d'authenticité des commandes effectuées. Elle saisit sur un
support informatique toutes fournitures en magasin en vue de s'assurer de sa
bonne gestion. Il faut également noter que le contrôleur de
gestion procède de temps en temps à des inventaires permanents
pour savoir le niveau de la consommation réelle de l'entreprise.
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