1.2 : L'assistance financière
L'assistance financière a sous sa responsabilité
de traiter les opérations effectuées par l'agence avec d'autres
agents économiques qui se traduisent finalement par des
règlements financiers sous forme d'espèce, de chèque, de
virement etc.
Ø Les opérations de
caisse : les espèces
En principe, chaque encaissement ou règlement
effectué en doit être justifié par un document interne,
intitulé pièce de caisse dépenses ou recettes
(reçu) établi par l'entreprise (voir annexe 1).
Les opérations de décaissement sont
portées au débit du compte de classe « 6, les
charges », par la contrepartie du compte « 57 caisse ou 52
banque ».
Exemple : Règlement facture No 01031/691356 du
mois de janvier 2010 relative à la consommation d'eau pour un montant de
21.690 F CFA.
SODECA
AGETIP-CAF
D 6051 Achat fournitures C
D 52 Banque C
21.690
21.690
Décaissement
Les opérations d'encaissement sont enregistrées
au débit du compte 57 caisse et par le crédit d'un compte de
tiers.
· Les opérations de chèque
effectuées par l'AGETIP-CAF.
Le chèque bancaire est un écrit par lequel une
personne, le tireur, titulaire d'un compte bancaire ou postal, donne l'ordre
à son banquier ou à son centre financier, le tiré de payer
à vue une certaine somme déterminée, à une autre
personne appelée le bénéficiaire. Ce dernier peut
être le tireur lui- même.
· Ordre de virement reçu d'un client ou d'une
tierse personne
Le virement est une opération qui consiste, à
partir d'un « Ordre de virement », à
transférer les fonds d'un compte bancaire ou postal à un autre
compte bancaire ou postal. Il sert de:
1. Moyen de paiement direct du compte du débiteur
à celui du créancier ;
2. A transférer de fonds d'un compte de
trésorerie de l'entreprise à un autre compte de trésorerie
de la même entreprise.
La caisse a pour tâche d'effectuer les divers
règlements journaliers. Le montant maximum autorisé est variable
suivant l'importance des opérations à réaliser
Ø La réception des recettes provient :
· Des financements des bailleurs de fonds ;
· Des dons
Ø Les règlements des dépenses
courantes :
1. Retirer de l'argent après avoir signé la
pièce de caisse sur la base de facture proforma approuvée par le
Directeur et le Contrôleur de gestion.
2. Enregistrer cette opération dans le brouillard de la
caisse ; au sein de l'AGETIP-CAF, l'enregistrement est manuel.
3. Après achat, on s'intéresse à la
facture jointe au bon de livraison.
4. Agrafer les deux pièces ensemble et les classer dans
les chronos correspondants. Il est à noter que les exemplaires des
pièces d'achat sont conservés dans les chronos, l'original est
archivé au niveau de la caisse.
5. Saisir les écritures dans le journal de caisse,
apposer le cachet portant la date, le code et le numéro suivant l'ordre
chronologique.
6. Pour éditer le journal de caisse concernant la
facture et le bon de livraison, les transmettre au comptable avant le
réapprovisionnement de la caisse.
7. Après un contrôle, établir un ordre de
paiement par facturation pour réapprovisionnement
8. Archiver les documents de la caisse du montant de la
dépense effectuée
9. Encaisser le chèque de réapprovisionnement,
l'enregistrer dans le brouillard de caisse et classer les pièces dans le
chrono de la banque.
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