CHAPITRE 3 :
PRESENTATION DES RESULTATS
ET ESQUISSE DU PROJET DE
MANUEL DE
PROCEDURE
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CHAPITRE 3 : PRESENTATION DES RESULTATS ET ESQUISSE DU
PROJET
DE MANUEL DE PROCEDURE POUR L'ONG EQUILIBRE BENIN
Dans ce chapitre, les résultats sont
présentés par variable étudiée ( section 1) et les
données sont analysées, des suggestions faites avec l'esquisse du
projet de manuel de procédure pour l'ONG Equilibre Bénin (
section 2 ) afin d'améliorer la qualité de la gestion du dossier
des patients.
Section1 : Présentation des
résultats
Nous avons présenté dans cette section les
résultats obtenus dans des tableaux et par variable indépendante
étudiée sur la base des critères fixés par le
référentiel ANAES.
40
TABLEAU N°8 : Appréciation des
facteurs organisationnels
CRITERES SCORE
OBTENU
fo1- Les formulaires comportant les renseignements socio
administratifs sont imprimés et sont disponibles 1
fo2- Les formulaires comportant les renseignements
médicaux sont imprimés et sont disponible 1
fo3- Les différentes rubriques contenues par les
formulaires sont lis 1
fo4- La procédure permettant la création des
dossiers des patients est décrite et existe 0
fo5- La procédure décrivant la circulation des
dossiers des patients est élaborée 0
fo6- Le local pour l'archivage des dossiers des patients existe
et est arrangé 1
fo7- Le service d'archivage est fonctionnel à plein temps
pour permettre l'accessibilité aux dossiers des patients 0
fo8- Le classement interne du dossier est organisé de
façon à assurer le respect de la confidentialité 0
fo9- Les éléments à archiver pour le
dossier des patients sont définis 0
fo10- Les dossiers archivés sont numérotés
et sont en pochettes 1
fo11- Les formulaires utilisés pour les enregistrements
sont des supports durables. 0
fo12- La sécurité physique des dossiers des
patients est assurée (vol, incendie, inondations) 0
fo13- La circulation du dossier dans le centre assure le respect
de la confidentialité 1.
fo14- Les dossiers sont en permanence dans un lieu de stockage
clos (cabinet médical, secrétariat, archives) auquel n'ont
accès que les personnes autorisées 0
fo15- Les formulaires devant permettre d'enregistrer les
patients existent 1
fo16- Une instruction de travail existe 0
fo17- Le personnel disponible supporte la charge de travail
existante 0
TOTAL 07
41
Graphique N°1. Résultats de
l'évaluation des critères de fo1 à fo17
10
4
8
6
2
0
fo1 fo2 fo3 fo4 fo5 fo6 fo7 fo8 fo9 fo10 fo11 fo12 fo13 fo14 fo15
fo16 fo17 Score
1 1 1
0 0
1
1
0 0
0 0 0
score
1
1 1
0
0
9
Commentaire
Les résultas sont 0 ou 1. Sur les dix sept (17)
critères évalués seuls: les formulaires comportant les
renseignements socio administratifs sont imprimés et sont disponibles,
les formulaires comportant les renseignements médicaux sont
également imprimés et sont disponible ;les différentes
rubriques contenues par les formulaires sont lisibles, le local pour
l'archivage des dossiers des patients existe et est arrangé, les
dossiers archivés sont biens numérotés et sont dans des
pochettes, la circulation du dossier dans le centre assure le respect de la
confidentialité et les formulaires devant permettre d'enregistrer les
patients sont à la disposition des agents. Les autres critères
comme l'existence de la procédure permettant la création des
dossiers des patients et celle décrivant la circulation des dossiers des
patients ne sont pas vérifiés. Il en a de même pour le
fonctionnement à plein temps du service d'archivage, pour l'organisation
du classement interne des dossiers des patients, pour le contenu du dossier des
patients, pour les formulaires sur support durables, pour la
sécurisation des dossiers des patients, pour l'existence d'une
instruction de travail et pour la disponibilité du personnel
qualifié.
42
TABLEAU N°9 : Appréciation des
facteurs institutionnels
CRITERES SCORES
OBTENU
Fi1- La règlementation sur la gestion du dossier des
patients existe 0
Fi2- Les procédures établissant les
responsabilités de la structure existent 0
Fi3- Les procédures établissant les
responsabilités des professionnels existent 0
Fi4- Les délais de conservation des différents
éléments constitutifs du dossier des patients sont définis
0
Fi5- Les modalités de destruction des dossiers des
patients sont définies et respectent la confidentialité 0
Fi6- Les modalités de transfert des dossiers en cas de
fermeture du centre sont définies 0
TOTAL 0
Graphique N° 2. Résultats de
l'évaluation des critères de fi1 à fi6
score
|
1 0,9 0,8 0,7 0,6
|
|
|
|
|
0,5
|
|
score
|
|
0,4 0,3 0,2 0,1
0
|
|
|
|
fi1 fi2 fi3 fi4 fi5 fi6 Score
|
|
|
Commentaire
Les notes sont 0 ou 1. Elle ne dispose ni de Ia regIementation
sur Ia gestion du dossier des
patients, ni d'aucun module de
procédure établissant les responsabilités de l'ONG, celles
des
professionnels et fixant le délai de conservation des
dossiers des patients ainsi que les modalités de destruction et de
transfert en cas de fermeture.
43
TABLEAU N°10: Appréciation des
facteurs liés aux professionnels (critères
préférables)
CRITERES SCORE
OBTENU
fp1.1- Le nom de jeune fille du patient est
enregistré et est lisible 1
fp1.2- Le téléphone du domicile du
patient est enregistré 0
fp1.3- Le régime d'affiliation du patient
est enregistré et est lisible 0
fp1.4- La signature de l'agent ayant fait la
première prise en charge du patient existe 1
fp1.5- Les antécédents personnels
et familiaux sont mentionnés et sont lisibles 1
fp1.6- Les noms des différents
professionnels ayant réalisés des soins pour le patient
sont enregistrés 0
fp1.7- Les
prénoms des différents professionnels ayant
réalisés des soins pour le patient
sont enregistrés 0
fp1.8- Les dates d'intervention des
professionnels sur le patient sont enregistrées 0
fp1.9- Les signatures des professionnels ayant
réalisés des soins pour le patient existent 0
fp1.10- Un plan de motivation du personnel est
disponible 0
fp1.11- Un plan d'évaluation
périodique des agents existe 0
TOTAL 03
Graphique N°3. Résultats de
l'évaluation des critères de fi1 à fi6
2,5
3,5
0,5
1,5
2
3
0
1
score
score
Commentaire
Les notes varient de 0 à 1. Parmi les critères
préférables, seuls le nom de jeune fille du
patient, les antécédents personnels et familiaux
ainsi que la signature de l'agent ayant fait
la première prise en
charge sont notés. Les autres critères comme : le
téléphone du
domicile du patient,le régime
d'affiliation du patient , les noms des différents
professionnels
ayant réalisés des soins pour le patient , les
prénoms des différents
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professionnels ayant réalisés des soins pour le
patient ,les dates d'intervention des professionnels sur le patient, les
signatures des professionnels ayant réalisés des soins pour le
patient n'existent sur aucun des dossiers des patients et aucun plan
d'évaluation périodique des agents n'existe.
TABLEAU N°11: Appréciation des
facteurs liés aux professionnels
(critères
indispensables)
CRITERES SCORE
OBTENU fp2.1- Le nom du patient est
enregistré et est lisible 2
fp2.2- Le prénom du patient est
enregistré et est lisible 2
fp2.3- Le sexe du patient est enregistré
et est lisible 2
fp2.4- La date de naissance du patient est
enregistré et est lisible 2
fp25- Le lieu de naissance du patient est
mentionné et est lisible 2
fp2.6- L'adresse complète du patient est
mentionnée et est lisible 2
fp2.7- Le numéro de
sécurité social est enregistré 0
fp2.8- La date de la première prise en
charge du patient est enregistrée 2
fp2.9- La date de la dernière prise en
charge du patient est enregistrée 2
fp2.10- La personne référente du
patient est enregistrée 2
fp2.11- L'adresse complète de la personne
référente du patient est mentionnée 2
fp2.12- Le nom de l'agent ayant fait la
première prise en charge du patient est mentionné 2
fp2.13- Le prénom de l'agent ayant fait
la première prise en charge du patient est mentionné 2
fp2.14- Le diagnostic médical est
enregistré et est lisible 2
fp2.15- L'histoire de la maladie est
enregistrée et est lisible 2
fp2.16- Les actes et traitements
réalisés sont enregistrés et sont lisibles 0
fp2.17- Les traitements en cours sont
mentionnés 2
fp2.18- Un compte rendu de fin de traitement
existe 0
TOTAL 30
45
Graphique N°4. Résultats de
l'évaluation des critères de fp2.1 à fp2.18
score
fp2.1
fp2.2
fp2.3
fp24 fp2.5 fp2.6 fp2.7 fp2.8 fp2.9 fp2.10 fp2.11 fp2.12 fp2.13
fp2.14 fp2.15 fp2.16 fp2.17 fp2.18 Score
30
2 2 2 2 2 2 0 2 2 2 2 2 2 2 2 0
2 0
0
35
30
25
20
15
10
5
score
Commentaire
Les notes sont 0 et 2. Pour les dix huit (18) critères
indispensables pouvant permettre
d'apprécier les facteurs liés aux
professionnels, quinze (15) sont vérifiés. Les contenus tels que
:le nom , le prénom, le sexe, la date de naissance, le lieu de
naissance, l'adresse complète du patient sont mentionnés dans les
dossiers des patients et sont lisibles. Il en a de même pour la date de
la première prise en charge, du patient est enregistrée,
l'identité et l'adresse complète de la personne
référente, le nom et le prénom de l'agent ayant fait la
première prise en charge, le diagnostic médical, l'histoire de la
maladie et les traitements en cours qui sont également
enregistrés. Les autres critères comme le numéro de
sécurité sociale, les actes et traitements antérieurs
ainsi que le compte rendu de fin de traitement ne sont pas mentionnés
sur les formulaires des dossiers des patients.
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TABLEAU N°12 : Appréciation des
variables liées à la qualité de la gestion du dossier des
patients
Variables indépendantes Scores obtenus
fo- Facteurs organisationnels 07
fi- Facteurs institutionnels 0
fp1- Facteurs liés aux professionnels (critères
préférables) 03
fp2- Facteurs liés aux professionnels (critères
indispensables) 30
TOTAL 40
Graphique N° 5.
45
40
35
30
25
20
15
10
5
0
Série1
Commentaire
Les facteurs organisationnels exercent en général
une influence moyenne sur la
qualité de la gestion des dossiers des patients. Les
facteurs institutionnels quant à eux exercent une influence faible. En
ce qui concerne les facteurs liés aux professionnels suivant les
critères préférables, l'influence est également
faible alors qu'à ce même niveau des facteurs liés aux
professionnels suivant les critères indispensables, ils exercent
à priori une influence élevée (30 comme score). La gestion
des dossiers des patients au vu des résultats obtenus présente
une non-conformité. Cette non-conformité est justifiée par
les facteurs institutionnels.
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