2.2.2- ESQUISSE DU PROJET DE MANUEL DE PROCEDURE POUR L'ONG
EQUILIBRE BENEIN
Introduction
La gestion des dossiers des patients au sein de l'ONG Equilibre
Bénin est actuellement confrontée à l'inexistence
d'instructions formalisées et à la non formalisation du contenu
des dossiers.
Ce manuel peut, comme outil de travail, soutenir l'ONG
Equilibre Bénin dans la mise en oeuvre d'une gestion efficace des
dossiers des patients et dans la réalisation des missions
légales.
Procédure 1
Disposition règlementaire
L'ONG Equilibre Bénin existe au Bénin suivant la
loi du 1er juillet 1901. Elle est enregistrée au
publiée au journal officiel suivant le n°96/160/MISAT/DAI/SAAP du
27 /08/1996 par un groupe de personnes de bonne volonté.
L'ONG Equilibre Bénin doit avoir un Conseil
d'Administration composée de :
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1' Un président,
1' Un vice président,
v' Un secrétaire,
v' Un secrétaire -Adjoint
v' Un trésorier,
1' Un trésorier adjoint,
v' Un responsable à l'organisation,
v' Trois conseillers.
Procédure 2
Les missions du Conseil d'Administration
Le conseil d'administration met à la disposition du
Coordonnateur le référentiel portant réglementation de la
gestion des dossiers des patients. Il doit promouvoir la gestion des dossiers
des patients et veiller à leur sécurité au sen de l'ONG. A
cet effet, le Conseil d'Administration doit :
· Etablir et mettre à jour en collaboration du
responsable technique les formulaires des dossiers des patients,
· Standardiser les procédures relatives aux contenus
et à la création des dossiers des patients,
· Concevoir ou installer un logiciel en vue d'automatiser
la gestion des dossiers des patients.
Recommandations
Les tâches mentionnées ci-dessus sont essentielles
pour la réalisation d'une gestion et rationnelle.
Procédure 3
Le Programme Handi-Insertion de l'ONG Equilibre Bénin
doit comporté : 1' Un coordonnateur,
1' Un chargé de programme
v' Deux responsables techniques,
v' Trois kinésithérapeutes,
v' Trois aide- kinésithérapeutes, v' Un
secrétaire
1' Un comptable,
v' Un gestionnaire.
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Recrutement des agents
Le Conseil d'Administration recrute les agents sur étude
de dossiers et ceci en présence au moins des 2/3 des membres.
Description des tâches
1' Coordonnateur:
Il est chargé de :
· Convoquer et mener les réunions,
· Prendre des décisions dans des délais
raisonnables,
· Formaliser les instructions et les soumet à
l'approbation du Conseil d'Administration,
· Disposer du plan d'évaluation des pratiques
professionnelles et le mettre à disposition des agents
1' Chargé de programme
Le chargé de programme :
· Veuille à l'exécution des
décisions,
· Elabore un plan de travail annuel qui soumet au
coordonnateur,
· Elaborer des projets,
· Recherche des partenaires,
· Elaborer un plan de suivi des activités.
· Organise et suit le volet micro crédit
· Fournit les rapports d'activités.
1' Responsable technique
Il est chargé de :
· Consulter les personnes handicapées,
· l'animation de l'Espace contact,
· la rééducation
· Faire des visites à domicile,
· La liaison avec les services de
référence,
· La tenue des dossiers des patients.
1' Kinésithérapeute
Il est chargé de :
· La rééducation fonctionnelle,
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· Des visites à domiciles
· L'enregistrement des formulaires des dossiers des
patients. 1' Aide - kinésithérapeute
· Il aide le kinésithérapeute dans le suivi
aux domiciles et à l'Espace contact en rééducation
fonctionnelle.
· Il enregistre les formulaires des dossiers des
patients
1' Secrétaire
Le secrétaire s'occupe des travaux de
secrétariat
1' Comptable
Il est chargé de :
· Centraliser les opérations comptables,
· Tenir les livres comptables,
· faire le suivi de la gestion et l'entretien des
équipements et matériels,
· l'Opération d'enlèvement des
matériels expédiés par les bailleurs
· Fournir les rapports financiers
1' Gestionnaire
Il est chargé de :
· Suivre les enregistrements des formulaires des dossiers
des patients,
· La mise à jour des dossiers individuels des
patients,
· L'archivage des dossiers des patients
· Produire les statistiques des patients à partir
des dossiers individuels
· Fournir aux agents les formulaires des dossiers des
patients.
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Procédure 4 Formulaire type de
l'ONG
Formulaire N°1 : RENSEIGNEMENTS
SOCIO-ADMINISTRATIFS
Dossier N° /20
Nom :
Prénom :
Sexe :
Date et lieu de naissance :
Adresse complète :
N° de sécurité sociale :
N° de téléphone du domicile des parents :
Profession du patient:
Situation familiale :
Personne référente du patient :
Date de la première séance :
Date de la dernière séance :
Nom, prénoms et signature du
masseur-kinésithérapeute :
Autres intervenants, dates et signatures :
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date
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signature
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2-
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date
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signature
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3-
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date
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signature
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4-
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date
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signature
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Formulaire N°2 : RENSEIGNEMENTS MEDICAUX
Dossier N° /20
Diagnostic médical :
Histoire de la maladie :
Antécédents :
Traitement(s) actuel(s) :
Prescription médicale du traitement
kinésithérapie :
Compte rendu de fin de traitement :
Date
Signature
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Nom et prénoms du kinésithérapeute
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