II : DESCRIPTIF DES MISSIONS
La mission principale de ce stage était
l'élaboration du livret d'accueil. Le choix de ce projet est parti d'un
constat fait par la responsable des ressources humaines. Elle est très
souvent sollicitée par les agents sur des questions concernant le statut
de la fonction publique territoriale qui leur est souvent inconnu. De plus, la
dispersion des services sur le terrain, les cas de remplacement des agents en
congés, et l'arrivée constante de nouveaux stagiaires, fait que
les agents ne se connaissent pas (ou peu). Ce livret sera un outil de gestion
des ressources humaines.
J'ai donc eu, comme cahier de charge, le mandat
d'élaborer un document qui serait composé de trois grandes
parties :
- La première partie qui sera la présentation de la
CCPLG ;
- La deuxième partie qui parlera du personnel et de
chaque service de la CCPLG ;
- La troisième partie qui parle du statut de l'agent en
apportant le plus de réponses possibles aux questions
généralement posées.
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Jean-aimé NGOLLO M. - Rapport de stage de M2 - CCPLG
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Institut de l'Agence universitaire de la Francophonie
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La démarche adoptée d'entrée de jeu, a
été de prendre rendez-vous avec chaque agent pour fixer la date
de l'entrevue.
2.1 Élaboration de la première partie :
présentation de la CCPLG
Quand j'ai commencé mon stage, le concept de la
fonction publique territoriale française me semblait très vaste.
La conception de cette partie m'a beaucoup apporté en termes de
connaissances de ce secteur. Etant moi-même dans une position de nouveau
arrivant au sein de la CCPLG, j'ai élaboré la première
partie du livret de manière à ce qu'elle puisse répondre
aux questions susceptibles d'être posées afin de mieux connaitre
la structure pour laquelle on va travailler.
Ainsi j'y parle de l'histoire de la Communauté de
communes, du SIVU (Syndicat Intercommunal à Vocation Unique) à la
CCPLG en passant par le SIVOM (Syndicat Intercommunal à Vocation
Multiple).
J'y présente également le collège des
élus qui gère la collectivité, car leurs multiples
fonctions ne leurs permettent pas de passer aussi souvent dans les locaux de la
CCPLG, pour être tous connus des agents. Le fait est que, durant les
treize semaines passées au sein de la collectivité, j'ai
principalement rencontré le président et les trois
vice-présidents.
A la fin de cette première partie j'ai enfin
parlé des compétences exercées par la collectivité
et les différentes ressources de celle-ci.
2.2 Élaboration de la deuxième partie :
présentation du personnel et des services
La conception de cette partie m'a demandé un peu plus
d'imagination, étant donné que l'année
précédente, une stagiaire venant de l'IFAG, avait dressé
le trombinoscope de la collectivité. Elle a rencontré les agents
et a établi leur fiche de poste, il a donc fallu que je trouve un moyen
de leur éviter l'impression de la répétition. La
collectivité étant une jeune structure, elle est en
perpétuelle mutation. Cela s'explique par la prise de nouvelles
compétences, qui s'accompagne généralement de
recrutements. Certains agents qui sont également amenés à
travailler sur des postes transversaux.
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Jean-aimé NGOLLO M. - Rapport de stage de M2 - CCPLG
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Institut de l'Agence universitaire de la Francophonie
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J'ai donc opté pour une présentation plus
dynamique, c'est-a-dire prendre en photo les agents sur leur lieux
d'activité et en pleine action. Ecrire un article qui parle d'eux, de
leurs missions, et qui apportera pour chacun une petite information personnelle
sur celui-ci. Information, qu'il souhaite partager avec ses collègues.
Ceci donne une dimension plus humaine à la présentation.
Mes maitres de stage ont vite retenu cette proposition, car
c'est une innovation et elle met en avant l'agent, ce qui a été
confirmé par l'accueil de ces derniers lors des entretiens.
J'ai donc préparé chaque entrevue à l'
avance, en me renseignant sur la personne et en songeant aux aspects qui
pourraient être à l'origine d'un contenu intéressant et
attractif pour le lecteur.
La seconde tâche concernant cette partie, était
la production de l'organigramme. Il m'a été demandé
d'établir l'organigramme de la collectivité, le dernier
n'étant plus d'actualité. Etant donné que j'ai fait le
tour de tous les services, j'ai rencontré chaque agent, j'étais
donc le plus apte à élaborer cet organigramme. Ce qui de prime
abord peut sembler comme une tâche facile, ne l'a pas été.
La structure étant jeune, elle est en pleine mutation et les services ne
sont pas cloisonnés. Il y a donc beaucoup d'agents qui se retrouvent sur
plusieurs postes, le cas par exemple de Catherine qui est à la fois
responsable de la piscine et responsable du tourisme, et Sébastien qui
est agent de voirie et responsable des bâtiments, pour ne citer que ces
deux cas.
J'ai donc été parfois confronté lors de
l'élaboration de cet organigramme, au problème des liens
d'autorité quelques fois. Problème que j'ai résolu en
utilisant un « autorigramme » pour représenter les liens
d'autorité et un « opéragramme » pour
représenter les liens d'opérations ou des liens découlant
des tâches quotidiennes.
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