2ème PARTIE
Proposition d'une démarche d'audit et
évaluation
des procédures d'acquisition et comptabilisation
des
biens et services de la société X
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CHAPITRE1 : Proposition d'une démarche d'audit
et travaux effectué
Dans ce chapitre nous allons faire une prise de connaissance
afin de décrire les procédures relatives a l'exécution des
contrats de la société X qui sont : l'expression du besoin, la
demande de pro format ou appel d'offre, le choix des fournisseurs, la
réception et circulation des factures fournisseurs, la réception
des biens et enfin l'entrées des biens durables
Section1 : Proposition d'une démarche d'audit et
descriptions des procédures
Paragraphe 1 : Proposition d'une démarche
d'audit
Afin de mener à bien la mission le cabinet a bien voulu
élaboré une démarche d'audit concernant
l'évaluation des procédures d'acquisitions pour
détecté les anomalie liés au dispositifs mis en place par
l'entité audité. Ainsi la démarche se résume dans
le schéma ci-dessous :
Description du système
Mémorandum ou
Diagramme de circulation
Tests de conformité
(Compréhension du système)
Questionnaire d'analyse des procédures
Première évaluation du système
(Evaluation préliminaire)
Forces théoriques Faiblesses théoriques
Tests de permanence
(Application des points forts)
Points forts appliqués Points forts non
appliqués
FORCES FAIBLESSES
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Evaluation définitive du contrôle
interne
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Paragraphe 2 : Description des procédures
A- Expressions du besoin et demande de pro format ou
appel d'offre
1- Expressions du besoin
Le service demandeur exprime son besoin en remplissant une
fiche de demande signée par le demandeur et le chef service. Cette fiche
est envoyée au contrôleur de gestion.
Le contrôleur de gestion reçoit la fiche, puis
vérifie :
- Si le bien durable demandé a été
prévu dans le budget ;
- La disponibilité des ressources sur la ligne
affectée à ces biens ;
- L'opportunité de l'achat.
S'il juge opportun l'achat du bien et qu'il y a suffisamment
de ressources, alors il vise la fiche et la renvoie au chef service demandeur.
Le chef service demandeur transmet la fiche au service achat en gardant une
copie Le chef service achat consulte la liste des fournisseurs agrées et
demande des pro forma ou procède à un appel d'offre selon le
montant des biens à acheter. En aucun cas le chef de service achat ne
demandera une pro forma à un fournisseur qui ne se trouve pas sur la
liste des fournisseurs agrées par la société.
2- Demande de Pro forma ou appel d'offre a) Demande
de Pro forma
Le chef de service écrit des lettres de cotation de
prix aux fournisseurs sélectionnés en demandant de fournir
à la société dans les deux jours suivant la
réception du courrier une facture pro forma avec toutes les
références de la société.
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Les fournisseurs déposent leur pro forma au
secrétariat du service comptable avec accusé de
réception.
b) Appel d'offre
Si le marché nécessite la rédaction d'un
dossier d'appel d'offre pour une consultation restreinte ; le chef de service
achat se fera aider par le chef service logistique et les techniciens pour la
rédaction du dossier d'appel d'offre. Ce dossier est envoyé aux
fournisseurs sélectionnés toujours sur la liste des fournisseurs
agrées. Un délai raisonnable est donné aux fournisseurs
pour formuler leurs offres.
B- Choix des fournisseurs, réception et
circulation des factures fournisseurs 1-Choix des fournisseurs
a) Les factures pro forma
Les pro forma reçus sont transmis au chef du service
achat. Le chef de service achat fait appel au chef de service demandeur. Les
deux analyses les pro forma et sélectionne le fournisseur le mieux
disant. Un bon de commande est envoyé au fournisseur retenu
accompagné de le pro forma avec délai de livraison
b) les consultations restreintes
- Les dossiers réceptionnés sont transmis au
comité d'analyse composé des chefs de services suivants :
comptabilité, logistique, achat, contrôle de gestion ;
- des Procès Verbaux d'analyse des offres et de
sélection du fournisseur sont rédigés puis signés
par le comité ;
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- une lettre de notification est envoyée au fournisseur
retenu. Si le marché nécessite un contrat, le contrat est
signé une semaine après la lettre de notification envoyée
au fournisseur.
2. Réception et circulation des factures
fournisseurs
Le standardiste reçoit, enregistre et cachette les
factures dans le registre dédié et les transmets au comptable
;
A la réception de la facture, le comptable vérifie
le type de la facture :
? Les factures des biens durables ; de trésorerie et
d'acompte sont
transmises au comptable des biens durables
? Procède au contrôle arithmétique et
à l'imputation de la facture.
? Attribue une référence à la facture.
- débite le compte de charge par le crédit du
compte fournisseur concerné ;
- procède à la comptabilisation des factures
d'immobilisation dans le respect de la procédure d'entrée
d'immobilisation.
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